Usprawnienie rejestracji czasu pracy ponad 200 pracowników

W wyniku dynamicznych zmian zachodzących w przemyśle spożywczym, efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi stało się kluczowym czynnikiem sukcesu. W jednej z firm z tego sektora, której głównym celem było usprawnienie procesów operacyjnych, podjęliśmy się wdrożenia systemu do rejestracji czasu pracy (RCP). To nie tylko krok w kierunku optymalizacji działań, lecz także próba dopasowania się do wyzwań, przed którymi aktualnie stają firmy związane z przetwórstwem. Pokażemy nie tylko jakie korzyści daje innowacyjne podejście do rejestracji czasu pracy, ale także, o jakie inne rozwiązania warto rozbudować system RCP, by osiągnąć jeszcze więcej korzyści.

Ostatnio mieliśmy przyjemność współpracować z firmą, która zajmuje się przetwórstwem owoców morza — Babord Vap Sp. z o.o. To duże przedsiębiorstwo zatrudniające ponad 200 osób w polskim oddziale firmy w Darłowie (w województwie zachodniopomorskim). Firma nie posiadała wcześniej naszych rozwiązań, jednakże HR Managerka pracująca aktualnie w spółce Babord Vap w poprzednim miejscu pracy działała w naszym systemie UNIS RCP i chciała jego wdrożenia przez aktualnego pracodawcę. Udało się to, ponieważ mimo stosunkowo wysokiej ceny, doskonale odpowiedzieliśmy na potrzeby Klienta.

Z czym borykała się firma? Największym kłopotem w sprawach kadrowo-płacowych były papierowe listy obecności. Osoby, które przychodziły na swoją zmianę, musiały ustawić się w kolejce, żeby się móc się własnoręcznie podpisać i tym samym potwierdzić swoją obecność w pracy o danej godzinie. Niska przepustowość nie jest jedynym problemem wynikającym z tego typu rejestracji czasu pracy, zwłaszcza w dużej firmie przemysłowej. Wśród nich warto wyróżnić także:

• podatność na błędy zarówno pracowników, jak i osób odpowiedzialnych za przetwarzanie danych,
• trudności w analizie i raportowaniu,
• brak dostępu do danych w czasie rzeczywistym, co ogranicza zdolność firmy do podejmowania szybkich decyzji opartych na bieżących informacjach,
• ryzyko utraty danych — papierowe dokumenty są podatne na zgubienie, zniszczenie lub kradzież, co może prowadzić do luk w informacjach o czasie pracy pracowników,
• brak możliwości integracji i automatyzacji.

Te wady sprawiają, że papierowe listy obecności są coraz rzadziej wykorzystywane, w porównaniu do elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy, które pozwalają na osiągnięcie szeregu korzyści. UNIS RCP pozwala na wyeliminowanie błędów ludzkich związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, a rejestracja przepracowanych godzin jest bardziej precyzyjna i rzetelna. W firmie Babord zdecydowaliśmy się na wdrożenie wydajnych terminali Virdi AC-2200, które pozwalają na sprawną i bezpieczną autoryzację pracowników za pomocą kart zbliżeniowych.

Bez wątpienia warto wspomnieć także o innych korzyściach dla Klienta, które wynikają z wdrożenia naszego rozwiązania:

• natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji dotyczących czasu pracy, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji i reagowanie na potrzeby firmy, tak aby móc wykonać terminowo wszystkie zaplanowane prace,
• łatwa analiza danych i raportowanie,
• automatyzacja procesów,
• poprawa wydajności i efektywności pracowników produkcyjnych oraz kadry zarządzającej,
• redukcja kosztów poprzez pomoc w identyfikowaniu obszarów, w których można oszczędzać czas i zasoby,
• szybkie dodawanie nowozatrudnionych pracowników do systemu poprzez intuicyjny panel administracyjny oraz czynnik Virdi FOH do samodzielnego konfigurowania kart pracowników.

Należy zaznaczyć, że wybór czytników Virdi AC-2200 wynikał nie tylko z ich szybkiego działania, ale także wysokiej odporności na działanie wody. Dzięki klasie IP65 mogą być zamontowane w miejscu łatwo dostępnym dla pracowników, mimo panujących tam trudnych warunków — niska temperatura, wysoki poziom wilgoci, a po skończonym dniu pracy strefa ta jest dokładnie czyszczona z poprodukcyjnych resztek silnym strumieniem wody. Konieczny był tu montaż wytrzymałego, odpornego na awarie sprzętu!

Wdrożenie systemu RCP w Babord Vap w Darłowie stanowi początek naszej współpracy. W przyszłości przewidziana jest integracja rejestracji czasu pracy z systemem ERP używanym w firmie w celu ułatwienia rozliczania czasu pracy, a także wdrożenie modułu UNIS PP (Portal Pracownika) oraz infokiosków, które pozwolą pracowniom m.in. na samodzielne sprawdzenie, ile urlopu zostało im do wykorzystania czy wydrukowanie tzw. paska z listy płac. Implementacja tych rozwiązań wraz z elektroniczną rejestracją czasu pracy pozwoli na jeszcze lepsze usprawnienie działania firmy oraz poprawę komfortu wszystkich pracowników.