Zamknij
wyszukaj na stronie

Księga gości w firmie — elektroniczna księga wejść i wyjść

Nasza nowoczesna elektroniczna księga wejść i wyjść gości (kontrahentów, serwisantów, kierowców, pracowników firmy zewnętrznych) znajduje zastosowanie w każdej firmie, w której funkcjonuje portiernia lub recepcja. System współpracuje z czytnikiem dokumentów, co pozwala w krótkim czasie zarejestrować nową osobę. Dzięki niemu odwiedzający może także popisać zgody na przetwarzanie danych osobowych, zapoznać się procedurami ppoż. albo obowiązkowym szkoleniem BHP. Dzięki współpracy z Zarządzaniem Ewakuacją zarejestrowani goście uwzględnieni są na listach ewakuacyjnych tak jak pracownicy.

Księga gości w firmie — dlaczego warto ją mieć?

Posiadanie elektronicznej księgi gości w firmie umożliwia szybkie i wygodne zarządzanie odwiedzającymi. Ewidencja wejść i wyjść zapewnia zgodność z dyrektywą RODO, co gwarantuje odpowiednie przetwarzanie danych osobowych gości. Automatyczne zbieranie i przechowywanie zgód na przetwarzanie danych osobowych upraszcza procesy administracyjne. Ważną funkcją jest obsługa podpisu elektronicznego, która pozwala na bezpieczne i prawomocne potwierdzenie tożsamości oraz zgód, a awizacja wizyt przez panel internetowy usprawnia organizację i planowanie spotkań. Co ważne, system wysyła powiadomienia SMS i e-mail, informując o nadchodzących wizytach oraz statusie zgłoszeń.

W kwestii RODO warto zwrócić uwagę także na automatyczne procesy usuwania, anonimizacji i identyfikacji danych w księdze gości, co zapewnia zgodność z przepisami o ochronie danych, a szybka obsługa gości dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych skraca czas rejestracji. Wprowadzanie informacji za pomocą czytnika dokumentów zwiększa także dokładność i szybkość rejestracji.

Warto zwrócić uwagę na możliwość wydruku przepustek i identyfikatorów, co ułatwia identyfikację osób na terenie firmy. Dodatkowo pełna historia wejść i wyjść umożliwia monitorowanie ruchu osób w firmie. W przypadku ewakuacji dostępna jest pełna informacja o stanach osobowych, co ułatwia przeprowadzenie bezpiecznej ewakuacji. Dzięki temu systemowi firma zyskuje na efektywności, bezpieczeństwie i zgodności z przepisami prawa.

Korzyści z księgi wejść i wyjść

Księga gości w firmie to nowoczesne rozwiązanie, które znacząco ułatwia zarządzanie dostępem do obiektów i oferuje szereg korzyści w porównaniu z tradycyjnymi, papierowymi metodami. Jedną z ważniejszych jest zwiększony poziom bezpieczeństwa w organizacji. Dzięki elektronicznym systemom można dokładnie śledzić, kto i kiedy przebywał w określonych strefach, co utrudnia nieautoryzowany dostęp, a w przypadku wykrycia niepożądanych zdarzeń, system może automatycznie wysyłać powiadomienia oraz powala na łatwy dostęp do danych archiwalnych.

Kolejnym ważnym aspektem jest ułatwienie zarządzania. Wszystkie informacje dotyczące wejść i wyjść są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia administrowanie dostępem. Księga wejść i wyjść pozwala również na poprawę efektywności — eliminacja ręcznego wprowadzania danych przyspiesza obsługę osób wchodzących i wychodzących, a tworzenie szczegółowych raportów dotyczących ruchu osób ułatwia analizę danych i podejmowanie decyzji. Warto także zwrócić, uwagę na integrację z innymi systemami. Możliwość połączenia z innymi narzędziami, takimi jak: systemy kontrolowania dostępu, monitoring wizyjny czy system alarmowy, zwiększa funkcjonalność rozwiązania.

Jak można zauważyć, księga wejść i wyjść to inwestycja, która przynosi wiele korzyści zarówno pod względem bezpieczeństwa, efektywności, jak i zarządzania. Jest to narzędzie, które warto rozważyć w każdej organizacji, która chce zwiększyć poziom bezpieczeństwa i usprawnić swoje procesy.

Schemat działania elektronicznej księgi gości

Elektroniczna księga gości w firmie to nowoczesne narzędzie, którego działanie opiera się na kilku ważnych krokach. Pierwszym z nich jest zalogowanie się do systemu przez pracownika recepcji albo ochrony. Następnie wprowadza niezbędne informacje o gościu (imię, nazwisko, firma, cel wizyty itp.). Może to dobyć się ręcznie lub za pomocą skanerów dokumentów współpracujących z systemem. Możliwa jest bieżąca rejestracja, jak i preawizacja. Następnie generowana jest przesyłka dla gościa, która pozwoli na jego kontrolę dostępu do stref i pomieszczeń.

W dniu wizyty, dzięki przepustce, system automatycznie rejestruje czas wejścia i wyjścia gościa z danej strefy, a także moment opuszczenia firmy po zgłoszeniu się do recepcji lub infokiosku. Przy zgłoszeniu wyjścia goście mogą być poproszeni o wypełnienie krótkiej ankiety dotyczącej celu wizyty, zadowolenia z obsługi itp., co pomaga w polepszeniu standardu obsługi gości.

Przykładowy schemat działania rozwiązaniaewidencja-gosci-schemat

Księga gości w firmie — dlaczego warto ją mieć?

Posiadanie elektronicznej księgi gości w firmie umożliwia szybkie i wygodne zarządzanie odwiedzającymi. Ewidencja wejść i wyjść zapewnia zgodność z dyrektywą RODO, co gwarantuje odpowiednie przetwarzanie danych osobowych gości. Automatyczne zbieranie i przechowywanie zgód na przetwarzanie danych osobowych upraszcza procesy administracyjne. Ważną funkcją jest obsługa podpisu elektronicznego, która pozwala na bezpieczne i prawomocne potwierdzenie tożsamości oraz zgód, a awizacja wizyt przez panel internetowy usprawnia organizację i planowanie spotkań. Co ważne, system wysyła powiadomienia SMS i e-mail, informując o nadchodzących wizytach oraz statusie zgłoszeń.

W kwestii RODO warto zwrócić uwagę także na automatyczne procesy usuwania, anonimizacji i identyfikacji danych w księdze gości, co zapewnia zgodność z przepisami o ochronie danych, a szybka obsługa gości dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych skraca czas rejestracji. Wprowadzanie informacji za pomocą czytnika dokumentów zwiększa także dokładność i szybkość rejestracji.

Warto zwrócić uwagę na możliwość wydruku przepustek i identyfikatorów, co ułatwia identyfikację osób na terenie firmy. Dodatkowo pełna historia wejść i wyjść umożliwia monitorowanie ruchu osób w firmie. W przypadku ewakuacji dostępna jest pełna informacja o stanach osobowych, co ułatwia przeprowadzenie bezpiecznej ewakuacji. Dzięki temu systemowi firma zyskuje na efektywności, bezpieczeństwie i zgodności z przepisami prawa.

Korzyści z księgi wejść i wyjść

Księga gości w firmie to nowoczesne rozwiązanie, które znacząco ułatwia zarządzanie dostępem do obiektów i oferuje szereg korzyści w porównaniu z tradycyjnymi, papierowymi metodami. Jedną z ważniejszych jest zwiększony poziom bezpieczeństwa w organizacji. Dzięki elektronicznym systemom można dokładnie śledzić, kto i kiedy przebywał w określonych strefach, co utrudnia nieautoryzowany dostęp, a w przypadku wykrycia niepożądanych zdarzeń, system może automatycznie wysyłać powiadomienia oraz powala na łatwy dostęp do danych archiwalnych.

Kolejnym ważnym aspektem jest ułatwienie zarządzania. Wszystkie informacje dotyczące wejść i wyjść są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia administrowanie dostępem. Księga wejść i wyjść pozwala również na poprawę efektywności — eliminacja ręcznego wprowadzania danych przyspiesza obsługę osób wchodzących i wychodzących, a tworzenie szczegółowych raportów dotyczących ruchu osób ułatwia analizę danych i podejmowanie decyzji. Warto także zwrócić, uwagę na integrację z innymi systemami. Możliwość połączenia z innymi narzędziami, takimi jak: systemy kontrolowania dostępu, monitoring wizyjny czy system alarmowy, zwiększa funkcjonalność rozwiązania.

Jak można zauważyć, księga wejść i wyjść to inwestycja, która przynosi wiele korzyści zarówno pod względem bezpieczeństwa, efektywności, jak i zarządzania. Jest to narzędzie, które warto rozważyć w każdej organizacji, która chce zwiększyć poziom bezpieczeństwa i usprawnić swoje procesy.

Schemat działania elektronicznej księgi gości

Elektroniczna księga gości w firmie to nowoczesne narzędzie, którego działanie opiera się na kilku ważnych krokach. Pierwszym z nich jest zalogowanie się do systemu przez pracownika recepcji albo ochrony. Następnie wprowadza niezbędne informacje o gościu (imię, nazwisko, firma, cel wizyty itp.). Może to dobyć się ręcznie lub za pomocą skanerów dokumentów współpracujących z systemem. Możliwa jest bieżąca rejestracja, jak i preawizacja. Następnie generowana jest przesyłka dla gościa, która pozwoli na jego kontrolę dostępu do stref i pomieszczeń.

W dniu wizyty, dzięki przepustce, system automatycznie rejestruje czas wejścia i wyjścia gościa z danej strefy, a także moment opuszczenia firmy po zgłoszeniu się do recepcji lub infokiosku. Przy zgłoszeniu wyjścia goście mogą być poproszeni o wypełnienie krótkiej ankiety dotyczącej celu wizyty, zadowolenia z obsługi itp., co pomaga w polepszeniu standardu obsługi gości.

Przykładowy schemat działania rozwiązaniaewidencja-gosci-schemat

Nasza nowoczesna elektroniczna księga wejść i wyjść gości (kontrahentów, serwisantów, kierowców, pracowników firmy zewnętrznych) znajduje zastosowanie w każdej firmie, w której funkcjonuje portiernia lub recepcja. System współpracuje z czytnikiem dokumentów, co pozwala w krótkim czasie zarejestrować nową osobę. Dzięki niemu odwiedzający może także popisać zgody na przetwarzanie danych osobowych, zapoznać się procedurami ppoż. albo obowiązkowym szkoleniem BHP. Dzięki współpracy z Zarządzaniem Ewakuacją zarejestrowani goście uwzględnieni są na listach ewakuacyjnych tak jak pracownicy.

Księga gości w firmie — dlaczego warto ją mieć?

Posiadanie elektronicznej księgi gości w firmie umożliwia szybkie i wygodne zarządzanie odwiedzającymi. Ewidencja wejść i wyjść zapewnia zgodność z dyrektywą RODO, co gwarantuje odpowiednie przetwarzanie danych osobowych gości. Automatyczne zbieranie i przechowywanie zgód na przetwarzanie danych osobowych upraszcza procesy administracyjne. Ważną funkcją jest obsługa podpisu elektronicznego, która pozwala na bezpieczne i prawomocne potwierdzenie tożsamości oraz zgód, a awizacja wizyt przez panel internetowy usprawnia organizację i planowanie spotkań. Co ważne, system wysyła powiadomienia SMS i e-mail, informując o nadchodzących wizytach oraz statusie zgłoszeń.

W kwestii RODO warto zwrócić uwagę także na automatyczne procesy usuwania, anonimizacji i identyfikacji danych w księdze gości, co zapewnia zgodność z przepisami o ochronie danych, a szybka obsługa gości dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych skraca czas rejestracji. Wprowadzanie informacji za pomocą czytnika dokumentów zwiększa także dokładność i szybkość rejestracji.

Warto zwrócić uwagę na możliwość wydruku przepustek i identyfikatorów, co ułatwia identyfikację osób na terenie firmy. Dodatkowo pełna historia wejść i wyjść umożliwia monitorowanie ruchu osób w firmie. W przypadku ewakuacji dostępna jest pełna informacja o stanach osobowych, co ułatwia przeprowadzenie bezpiecznej ewakuacji. Dzięki temu systemowi firma zyskuje na efektywności, bezpieczeństwie i zgodności z przepisami prawa.

Korzyści z księgi wejść i wyjść

Księga gości w firmie to nowoczesne rozwiązanie, które znacząco ułatwia zarządzanie dostępem do obiektów i oferuje szereg korzyści w porównaniu z tradycyjnymi, papierowymi metodami. Jedną z ważniejszych jest zwiększony poziom bezpieczeństwa w organizacji. Dzięki elektronicznym systemom można dokładnie śledzić, kto i kiedy przebywał w określonych strefach, co utrudnia nieautoryzowany dostęp, a w przypadku wykrycia niepożądanych zdarzeń, system może automatycznie wysyłać powiadomienia oraz powala na łatwy dostęp do danych archiwalnych.

Kolejnym ważnym aspektem jest ułatwienie zarządzania. Wszystkie informacje dotyczące wejść i wyjść są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia administrowanie dostępem. Księga wejść i wyjść pozwala również na poprawę efektywności — eliminacja ręcznego wprowadzania danych przyspiesza obsługę osób wchodzących i wychodzących, a tworzenie szczegółowych raportów dotyczących ruchu osób ułatwia analizę danych i podejmowanie decyzji. Warto także zwrócić, uwagę na integrację z innymi systemami. Możliwość połączenia z innymi narzędziami, takimi jak: systemy kontrolowania dostępu, monitoring wizyjny czy system alarmowy, zwiększa funkcjonalność rozwiązania.

Jak można zauważyć, księga wejść i wyjść to inwestycja, która przynosi wiele korzyści zarówno pod względem bezpieczeństwa, efektywności, jak i zarządzania. Jest to narzędzie, które warto rozważyć w każdej organizacji, która chce zwiększyć poziom bezpieczeństwa i usprawnić swoje procesy.

Schemat działania elektronicznej księgi gości

Elektroniczna księga gości w firmie to nowoczesne narzędzie, którego działanie opiera się na kilku ważnych krokach. Pierwszym z nich jest zalogowanie się do systemu przez pracownika recepcji albo ochrony. Następnie wprowadza niezbędne informacje o gościu (imię, nazwisko, firma, cel wizyty itp.). Może to dobyć się ręcznie lub za pomocą skanerów dokumentów współpracujących z systemem. Możliwa jest bieżąca rejestracja, jak i preawizacja. Następnie generowana jest przesyłka dla gościa, która pozwoli na jego kontrolę dostępu do stref i pomieszczeń.

W dniu wizyty, dzięki przepustce, system automatycznie rejestruje czas wejścia i wyjścia gościa z danej strefy, a także moment opuszczenia firmy po zgłoszeniu się do recepcji lub infokiosku. Przy zgłoszeniu wyjścia goście mogą być poproszeni o wypełnienie krótkiej ankiety dotyczącej celu wizyty, zadowolenia z obsługi itp., co pomaga w polepszeniu standardu obsługi gości.

Przykładowy schemat działania rozwiązaniaewidencja-gosci-schemat

Czy wiesz
  • że wejście każdej osoby na teren Zakładu musi być zarejestrowane?
  • że osoba od której pobieramy dane musi wyrazić na to zgodę potwierdzając podpisem?
  • że osoba wchodząca na teren Firmy musi być przeszkolona z zasad BHP i p. poż.?
  • ile osób znajduje się na terenie Firmy?
  • czy wszyscy opuścili teren Zakładu na koniec dnia roboczego?
  • że za niedochowanie procedur wynikających z RODO grozi kara do 4% przychodu Firmy?
  • od okresie od maja 2018 roku urząd nałożył wiele kar w tym w wysokości około 1 mln zł za niedopełnienie obowiązków wynikających z RODO?
  • można zredukować koszty pracy portierni automatyzując proces obsługi?

Poznaj możliwości
UNIS

Zarządzanie Gośćmi — wypełnij formularz, skontaktujemy się, by dopasować naszą ofertę do Twoich potrzeb
Moduł eLearning (możliwość szkolenia gościa online lub na infokiosku przed wizytą)
Moduł rozpoznawania tablic rejestracyjnych pojazdów
Sprawdź koszt wdrożenia

Zaufali nam

Kontakt

Godziny otwarcia biura:
pon - pt 9.00 do 16.30

Wsparcie techniczne:
pon - pt 9.00 do 16.00

autoid@autoid.pl
+48 12 260 16 50
ikona kontaktu
Masz pytania?
Skontaktujemy się z Tobą!
Chcesz wiedzieć więcej? - wypełnij formularz, a my skontaktujemy się tak szybko jak to możliwe!
Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji odpowiedzi na zadane pytanie. Wyświetl pełną treść zgody.
Kontakt
X
Chcesz wiedzieć więcej? - wypełnij formularz, a my skontaktujemy się tak szybko jak to możliwe!
Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji odpowiedzi na zadane pytanie. Wyświetl pełną treść zgody.
Zarządzaj plikami cookies