Jak system do rejestracji czasu pracy wyparł papierowe listy obecności w dużej firmie produkcyjnej?

Prowadzenie firmy to nie lada wyzwanie w czasach, gdy przedsiębiorcy napotykają coraz więcej przeszkód. Warto jednak usprawniać jej działanie wszędzie tam, gdzie to możliwe. Nasz Klient w ramach wdrażania praktycznych zmian postanowił „uszczelnić” system rejestracji czasu pracy oraz kontroli dostępu w firmie, inwestując we wdrożenie modułów od AutoID. Sprawdź, jakie efekty dały nasze prace!

Sytuacja w firmie i oczekiwania Klienta

Wróćmy jednak do początku tej historii. Nasz Klient rozpoczął działanie w roku 1965, kiedy to wmurowano akt erekcyjny pod budowę Zakładu Maszyn Lampowych UNIMASZ w Koszalinie. Zakład został uroczyście otwarty w 1968 roku. 26 lat później przekształcono go w spółkę akcyjną Zakład Techniki Próżniowej TEPRO S.A. Po dziś dzień firma produkuje m.in.: pakowarki i pompy próżniowe, urządzenia do formowania opakowań z tworzyw sztucznych, automatyczne linie termoformująco-pakujące oraz systemy centralnej próżni dla zakładów przemysłowych. Przez lata działania przedsiębiorstwo uzyskało certyfikaty poświadczające jakość jego wyrobów i wyróżnienia, jak np. otrzymane w 2011 roku odznaczenie za bardzo dobre wyniki w eksporcie do Francji, które sygnowane było przez ówczesnych Ministra i Wiceministra Spraw Zagranicznych.

Wydawać by się mogło, że firma działa świetnie, jednakże nie ma ideałów i w każdym przedsiębiorstwie znaleźć można przysłowiową łyżkę dziegciu. W TEPRO były to papierowe listy obecności dla ponad 300 pracowników. Rozwiązanie to ma wiele wad, zwłaszcza w przypadku tak dużej liczby zatrudnionych osób. Zalicza się do nich:

• czasochłonność przy wpisywaniu się pracowników na listę,
• podatność na błędy ludzkie i fałszerstwa,
• trudność w analizie danych i wyliczaniu wynagrodzeń,
• ograniczony dostęp do listy obecności w czasie rzeczywistym.

Kadra zarządzająca  firmy doskonale zdawała sobie sprawę z tychże ograniczeń. W związku z tym podjęto decyzję o przesłaniu do nas zapytania e-mailowego, w którym wykazano zainteresowanie rozwiązaniami Rejestracja Czasu Pracy oraz Kontrola Dostępu. Planowano wdrożyć system, który pozwalałby na użycie tych samych kart zarówno do rejestracji czasu pracy, jak i do kontroli dostępu. Ponadto Klientowi zależało, aby system działał w ramach jednej platformy oraz oparty był na współnej bazie danych, co nie wymagałoby wykonywania dodatkowych czasochłonnych i kosztownych integracji oraz ułatwiłoby zarządzanie oprogramowaniem przez administratorów. Dodatkowo Klient chciał móc weryfikować na bieżąco informacje o stanach osobowych w razie ewakuacji.

Kolejnym z wymagań była możliwość dwukierunkowej integracji oprogramowania RCP z programem kadrowo-płacowym Comarch ERP Optima. Nasze duże doświadczenie w tym zakresie (tuż obok praktycznych funkcjonalności systemu do rejestracji czasu pracy z oferty) było czynnikiem, które zdecydowało o podjęciu współpracy — mimo początkowych obiekcji związanych z ceną.

Wdrożone rozwiązania— oprogramowanie i sprzęt

Naszą misją jest wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom Klientów oraz usprawnianie ich pracy, dlatego w TEPRO wdrożyliśmy szeroką gamę naszych rozwiązań:

• oprogramowanie do zarządzania systemem (programem oraz sprzętem),
• system do rejestracji czasu pracy,
• Zarządzanie Gośćmi do intuicyjnego rejestrowania wszystkich gości, którzy wchodzą na teren firmy,
• Zarządzanie Ewakuacją pozwalające na sprawne przeprowadzenie ewakuacji pracowników oraz gości, dzięki informowaniu w czasie rzeczywistym o osobach na terenie obiektu oraz ewakuowanych,
• Portal Pracownika, który umożliwia sprawną komunikację pomiędzy pracownikami i wszystkimi działami firmy.

Jaki sprzęt potrzebny jest, aby móc obsłużyć wszystkie te systemy? Okazuje się, że nie trzeba montować ich wiele! Wystarczą:

• 2 bramki obrotowe niskie BON-02 od Jawa Control,
• 1 bramka uchylna BEW-0 od Jawa Control,
• 1 pulpit sterowniczy R9 do samodzielnego zarządzania bramkami,
• 2 kontrolery Virdi MCP-040 z zasilaczem i akumulatorem do nadzorowania pracy czytników,
• 8 czytników zbliżeniowych Virdi VS-R20D do uzyskiwania autoryzacji,
• 1 czytnik personalizujący Virdi FOH02 do przypisywania pracownikom ich kart.

Efekty prac w TEPRO

Czas na wielkie zaskoczenie! Wdrożenie wszystkich rozwiązań w firmie TEPRO zajęło nam tylko 6 miesięcy! To imponujący czas jak na taki rozbudowany zakres prac. Co Klient zyskał dzięki naszym modułom?

Przede wszystkim system do rejestracji czasu pracy pracowników został zintegrowany z oprogramowaniem Comarch ERP Optima, dzięki czemu wymiana danych jest sprawna i szybka, a praca działu kadrowo-księgowego niesamowicie wydajna.

Ponadto w TEPRO:

• rejestracja czasu pracy jest bezproblemowa, zniknął kłopot związany z podatnością na fałszerstwa oraz błędy ludzkie w naliczaniu wynagrodzeń;
• wszyscy goście są ewidencjonowani;
• zabezpieczono dostęp dla osób niepożądanych na terenie całej firmy;
• wiadomo, kto przebywa na terenie firmy w czasie rzeczywistym; Klient posiada także dostęp do danych archiwalnych;
• istnieje możliwość przeprowadzenia szybkiej, płynnej ewakuacji w razie zagrożenia, dostępne są informacje na temat stanów osobowych na zakładzie w razie konieczności ewakuacji;
• pracownicy mogą sprawnie komunikować się z innymi działami firmy, zgłaszać zdalnie nieobecności, składać wnioski urlopowe czy realizować szkolenia;
• moduły działają na podstawie jednej bazy danych, przez co istnieje możliwość przesyłania informacji pomiędzy nimi;
• dzięki opiece serwisowej zniwelowano ryzyko przestojów związanych z ewentualnymi awariami czy błędami w działaniu oprogramowania.

Najlepszą rekomendacją dla nas i naszych rozwiązań jest fakt, że Klient w przyszłości planuje rozbudowę systemu o kolejne rozwiązania z portfolio AutoID.

Borykasz się z podobnymi problemami co TEPRO? Zadzwoń lub napisz do nas — pomożemy je rozwiązać!