Ewidencja Czasu Pracy — rozwiązanie, które sprawdza się nawet w sądzie!
Przed instytucjami działającymi w sferze publicznej stawiane jest wiele wyzwań. Związane są one nie tylko z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz efektywnego działania, ale także zadbania o nadzór nad pracownikami i spełniania odgórnych wymagań. Jednym z naszych Klientów, który musiał sprostać ministerialnym wytycznym, był słupski sąd. Co miało obejmować wdrożenie? Jak Ewidencja Czasu Pracy pomogła spełnić stawiane przed instytucją wymagania?
Działanie słupskiego Sądu Rejonowego przed wdrożeniem
Sąd Rejonowy w Słupsku z siedzibą przy ul. Szarych Szeregów 13 zgodnie z polskim systemem wymiaru sprawiedliwości to jeden z sądów powszechnych, który ma jurysdykcję nad wszystkimi sprawami z wyjątkiem tych, które są zastrzeżone dla sądów wyższych instancji. Wydziały instytucji w Słupsku to:
- I Wydział Cywilny,
- II Wydział Karny,
- III Wydział Rodzinny i Nieletnich,
- V Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych,
- VI Wydział Gospodarczy,
- VII Wydział Ksiąg Wieczystych,
- IX Wydział Cywilny,
- Sekcja Wykonywania Orzeczeń Sądowych,
- Sekcja Windykacji Należności Sądowych.
Klient miał obowiązek wdrożenia systemu do rozliczania i rejestracji czasu pracy pracowników do końca roku 2022. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Sprawiedliwości konieczna była możliwość kontroli oraz weryfikowania poprawności wskazanych przez pracowników godzin pracy i ich obecności. Ponadto obowiązkowy był eksport zdarzeń do ogólnopolskiego systemu SAP HR ZSRK, czyli zintegrowanego systemu informatycznego rachunkowości i zarządzania kadrami w sądach powszechnych i Ministerstwie Sprawiedliwości. Była to olbrzymia rewolucja dla Sądu Rejonowego w Słupsku, który do tej pory posługiwał się papierowymi kartami obecności, bez możliwości szybkiego wprowadzania danych do systemu HR i wyrywkowego kontrolowania wiarygodności danych.
Nasze działania w Sądzie Rejonowym w Słupsku i ich efekty
Podczas wyboru wykonawcy zlecenia Klient bardzo dokładnie sprawdzał kompetencje potencjalnego zleceniobiorcy. Ważne były dla niego także referencje z podobnych wdrożeń. Mimo początkowych obiekcji związanych z ceną, nasza wiedza i doświadczenie sprawiły, że zostaliśmy wybrani jako wykonawca prac w Sądzie Rejonowym w Słupsku.
Zdecydowaliśmy o wdrożeniu modułu Ewidencja Czasu Pracy. Rozwiązanie to pozwala na automatyczne rejestrowanie godzin pracy pracowników, a także na szybką i skuteczną weryfikację zdarzeń, takich jak wejścia do firmy, wyjścia służbowe i prywatne w czasie pracy. Moduł Ewidencji Czasu Pracy umożliwia generowanie czytelnych raportów, które skracają czas potrzebny do uzyskania informacji na temat godzin pracy konkretnego pracownika lub grupy podwładnych. Dzięki integracji z oprogramowaniem SAP HR ZSRK dane są automatycznie przesyłane do ogólnopolskiego systemu, spełniając przy tym ministerialne wymogi.
W każdym z trzech budynków Sądu Rejonowego w Słupsku zainstalowaliśmy po jednym terminalu Virdi AC-1100. Urządzenie to pozwala na odczyt kart zbliżeniowych, a także wprowadzenie kodu PIN czy poświadczenie rozpoczęcia i zakończenia pracy za pośrednictwem Bluetooth. Urządzenie może działać zarówno online, jak i offline.
W mniej niż 30 dni wykonaliśmy wszystkie prace dla Klienta, t.j.: projekt, okablowanie, montaż urządzeń i instalacja serwera aplikacji wraz z konfiguracją oraz integracją z SAP HR ZSRK, co po raz kolejny pokazuje, że działamy nie tylko efektywnie, ale i sprawnie. Dzięki wdrożeniu w Sądzie Rejonowym w Słupsku czas pracy pracowników jest sprawnie rejestrowany, a dane są swobodnie przesyłane w formie elektronicznej do systemu SAP HR ZSRK celem kontroli i centralnego rozliczania godzin pracy. Co ważne moduł Ewidencja Czasu Pracy jest skalowalny, scentralizowany bez znaczenia na ilość budynków, pracowników oraz lokalizacji. Administrator ma możliwość dodawania i kontroli urządzeń wraz z modyfikacją oraz dodawaniem nowych pracowników. Ewidencja czasu pracy podparta jest wewnętrznym regulaminem zgodnym z Kodeksem pracy.
Referencje, które otrzymaliśmy od Dyrektora Sądu Rejonowego w Słupsku:
