Jak chronić swoją firmę przed zagrożeniami związanymi z czasem pracy? Praktyczny poradnik dla przedsiębiorców

Wyjaśniliśmy już, jakie są najczęstsze przewinienia pracowników związane z czasem pracy, a także jakie straty (nie tylko finansowe) spowodować może niewłaściwe zachowanie podwładnych w tym zakresie. Warto więc sprawdzić, w jaki sposób można chronić swoją firmę przed zagrożeniami wewnętrznymi związanymi z ewidencją czasu pracy. Przygotowaliśmy praktyczny poradnik dla przedsiębiorców — napisany przez przedsiębiorców.

Spis treści:

1. Skąd wynikają przewinienia pracowników branży produkcyjnej?
2. Jak reagować na oszustwa pracowników w zakresie czasu pracy?
3. Ochrona firmy przed zagrożeniami związanymi z czasem pracy — 8 sposobów

Skąd wynikają przewinienia pracowników branży produkcyjnej?

Aby móc w prawidłowy sposób reagować na pracownicze przewinienia z zakresu czasu pracy, warto przede wszystkim poznać ich powody. Przyczyny można szukać zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Jako przedsiębiorca warto zwrócić przede wszystkim uwagę na aspekt jasnych zasad dotyczących czasu pracy w firmie. Ich brak może spowodować, że pracownicy nie zawsze wiedzą, jak działać. Gdy procedury nie są wyjaśnione, łatwiej o nadużycia oraz wszelkiego rodzaju oszustwa finansowe. Drugi z błędów po stronie przełożonego to zbyt duże obłożenie podwładnych zadaniami, które wpływa na to, że pracownicy łamią zasady dotyczące czasu pracy, aby nadrobić zaległości.

Tak jak wspomniano wcześniej, przewinienia pracowników branży produkcyjnej związane z czasem pracy mogą mieć także źródło w podwładnych. Niektóre osoby mogą mieć złe przyzwyczajenia. Jeśli pracownik np. zawsze spóźnia się do pracy i nie ponosi z tego tytułu konsekwencji, może nie przestrzegać zasad dotyczących godzin roboczych. Przyczyną przewinień związanych z czasem pracy mogą być także brak motywacji do pracy oraz złe relacje z przełożonymi lub współpracownikami. Pracownik w takim przypadku nie odczuwa potrzeby dokładnego wykonywania swoich obowiązków oraz bycia fair w stosunku do innych osób w przedsiębiorstwie. Wpływ na częste przewinienia związane z czasem pracy mogą mieć także niskie morale wśród pracowników. Jeżeli nie są oni zadowoleni z pracy, rośnie ryzyko nieprzestrzegania zasad dotyczących czasu pracy, nawet jeżeli zostały one należycie wyartykułowane oraz objaśnione. Powodem nadużyć mogą być także problemy finansowe, rodzinne lub osobiste oraz kłopoty z zarządzaniem czasem pracy. Wielu pracodawców zapomina, że czynniki wpływające na efektywność pracy to nie tylko sprawy związane z życiem zawodowym, ale i te toczące się poza nim.

Jak reagować na oszustwa pracowników w zakresie czasu pracy?

Jeśli jako szef lub kierownik podejrzewasz, że w Twoim przedsiębiorstwie ma miejsce oszustwo w zakresie czasu pracy, ważne jest, aby postępować zgodnie z procedurami i polityką firmy oraz z obowiązującymi przepisami prawa. Przede wszystkim konieczne jest przeprowadzenie wewnętrznego dochodzenia. Pozwoli ono na zebranie informacji na temat podejrzanego lub podejrzanych oraz skali problemu, a także przyczyn, które powodują naruszenia w zakresie godzin pracy. Przydatne mogą być prześledzenie dokumentacji dotyczącej czasu pracy oraz rozmowa z pracownikami, którzy mogą mieć wiedzę na temat sytuacji winnego oszustw. Pozwoli to na wdrożenie efektywnych kroków, które pozwolą na wyeliminowanie kłopotów z podwładnymi oraz ponoszenia kosztów związanych z ich niesubordynacją w zakresie ewidencji czasu pracy. Jeśli podejrzewasz, że oszustwo w pracy może mieć charakter przestępczy, musisz poinformować odpowiednie organy, takie jak policja lub prokuratura. Warto jednak zaznaczyć, że tego typu postępowanie jest rzadkością w aspekcie ewidencji czasu pracy.

W każdym przypadku ważne jest, aby zachować profesjonalizm i szacunek wobec pracowników, niezależnie od wyników dochodzenia oraz przewinień, których się dopuścili.

Ochrona firmy przed zagrożeniami związanymi z czasem pracy — 8 sposobów

Ochrona firmy przed przewinieniami wewnętrznymi jest niezwykle ważna, ponieważ pracownicy, którzy nie przestrzegają zasad związanych z czasem pracy, mogą stanowić poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa i stabilności firmy. Ich zachowanie może także spowodować konflikty pomiędzy pracownikami oraz sprawić, że będą oni sprawdzać, na jak wiele mogą sobie pozwolić, zanim zostaną przyłapani.

Poniżej znajdziesz 8 sprawdzonych sposobów, jak chronić swoją firmę przed zewnętrznymi zagrożeniami.

1. Przeprowadzaj dokładną weryfikację podczas rekrutacji — może pomóc to w uniknięciu zatrudnienia osób, które teoretycznie stanowią zagrożenie dla firmy. Powinna obejmować sprawdzenie historii zatrudnienia, referencji oraz kwalifikacji, a także rozmowę, czyli stawianie trafnych pytań i rzetelne słuchanie odpowiedzi. Pozwala to na poznanie nie tylko zdolności danego kandydata do wykonywania określonych zadań w firmie produkcyjnej, ale także zweryfikowanie, jakie ma podejście do przełożonych oraz uczciwości w życiu zawodowym.
2. Wdrażaj procedury związane z czasem pracy — kontrola wewnętrzna w firmie związana z rozliczaniem przepracowanych godzin, audyt czasu pracy i szkolenia dotyczące czasu pracy dla pracowników i przedsiębiorców, jego rejestrowania, praw oraz obowiązków, mogą pomóc w minimalizacji ryzyka wewnętrznego. Buduje to świadomość podwładnych na temat wpływu niewłaściwego wykorzystywania czasu pracy na firmę.
3. Monitoruj aktywność pracowników — w celu zapobiegania przypadkom oszustw w pracy, możesz wprowadzić środki kontroli, takie jak: monitoring pracy, elektroniczne systemy czasu pracy, weryfikację pracowników itp.
4. W kwestii monitoringu aktywności podwładnych bardzo ważną funkcję pełni właściwa kontrola czasu pracy pracownika, dzięki przeznaczonym do tego systemom rejestracji. Wdrożenie tego typu rozwiązań w wielu przypadkach powoduje, że poprawia się motywacja pracowników do działania oraz zwiększa się dyscyplina. Dodatkowo umożliwia to szybkie oraz sprawne zweryfikowanie nadużyć, np. osób, które samodzielnie skracają sobie pracę i zmniejszenia ich wynagrodzenia o „puste godziny”. Metodami na monitorowanie czasu pracy pracowników, które można zastosować w firmie produkcyjnej, są:
   • karty czasu pracy: pracownicy wpisują godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy na indywidualnych kartach czasu pracy, które są regularnie sprawdzane;
   • elektroniczne urządzenia do ewidencji czasu pracy, które rejestrują godziny pracy na podstawie kodu PIN wprowadzanego przez pracownika na początku i końcu tzw. dniówki;
   • systemy oparte na działaniu kart lub breloków RFID: pracownicy muszą zeskanować element na odpowiednim czytniku na wejściu oraz wyjściu, a system wylicza ich czas pracy oraz dba o ewidencjonowanie wszystkich przerw — z podziałem na płatne i bezpłatne;
   • systemy biometryczne: pracownicy używają systemu biometrycznego do skanowania swojego odcisku palca lub twarzy, co pozwala na dokładne śledzenie czasu pracy; rozwiązanie to pozwala na unikanie fałszywych weryfikacji;
   • aplikacje mobilne, które pozwalają pracownikom wpisywać swoje godziny pracy, gdy są poza fabryką; stosowane w przypadku osób pracujących w delegacji;
   • Beacony: umożliwiają monitorowanie pracownika przez rejestrowanie jego lokalizacji, co pozwala na śledzenie nie tylko czasu pracy, ale także weryfikowanie miejsc, w których przebywał podczas dnia roboczego, np. czy nie odwiedza zbyt często palarni.
5. Wdróż metody motywacji pracowników do odpowiedniego wykorzystywania czasu pracy — ustal wspólnie z podwładnymi cele i oczekiwania, pozwól na zachowanie work-life balance, przyznawaj premie, bonusy oraz pochwały, wyróżniaj i awansuj pracowników.
6. Wprowadź narzędzia do zarządzania czasem pracy na produkcji — ważne jest, aby oprogramowanie posiadało funkcje, które nie tylko pozwalają na obliczanie czasu niezbędnego do wykonania całego produktu, ale i umożliwiały podział na etapy oraz pozwalały na tworzenie raportów z przeprowadzonych działań.
7. Wprowadź strategie na minimalizowanie absencji — zaliczyć można do nich takie działania jak: wdrożenie programów zdrowotnych i wspieranie dobrego samopoczucia pracowników przez zapewnienie odpowiednich warunków pracy i elastycznej polityki urlopowej, a także bieżące monitorowanie nieobecności oraz reagowanie na nie.
8. Zadbaj o godziwe wynagrodzenie — w dzisiejszych czasach koszty, które ponosi pracodawca, są ogromne, warto jednak zadbać o wypłaty dla prawników, które pozwolą im na godne życie. Satysfakcjonująca zapłata oraz sprawiedliwy system premiowania, które sprawią, że pracownicy nie muszą martwić się o pieniądze oraz szukać dodatkowych, nielegalnych metod dorobienia, mogą pomóc w minimalizacji ryzyka wewnętrznego.

Wszystkie te kroki pozwalają ochronę firmy przed szkodami finansowymi i wizerunkowymi. Ważne jest, aby, w przypadku podejrzenia działań nieprawidłowych w zakresie ewidencji czasu pracy, jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki, aby zminimalizować straty.

Sprawdź, jakich naruszeń w zakresie czasu pracy mogą dopuszczać się pracownicy i zweryfikuj, czy występują one w Twojej firmie!