Depozytor kluczy a system do zarządzania kluczami w firmie — co wybrać? Porównanie

Ewidencja kluczy w firmie czy instytucji publicznej to bardzo odpowiedzialne, a przy tym często kłopotliwe zadanie. Ważne jest zadbanie o to, aby dostęp do nich był dobrze chroniony. Zarządzanie kluczami do pomieszczeń może być realizowane za pomocą analogowych metod, czyli książki ewidencji kluczy, jak i bardziej nowoczesnych sposobów — depozytorów oraz specjalistycznego oprogramowania. Na który z nich warto się zdecydować?

Spis treści:

1. Rejestr wydanych kluczy przy pomocy depozytora
2. Jak działa system do zarządzania kluczami?
3. Depozytor kluczy czy oprogramowanie — co wybrać jako kontrolę dostępu do kluczy?
4. Dlaczego warto zrezygnować z papierowej książki ewidencji kluczy?

Rejestr wydanych kluczy przy pomocy depozytora

Ewidencja kluczy w szkole, firmie czy organizacji państwowej wymaga wdrożenia odpowiedniego rozwiązania. Często wykorzystywane są do tego depozytory. To urządzenia-szafy, w których umieszcza się klucze. Zlokalizowane są w ogólnodostępnych miejscach w instytucji, tak aby dostęp był do nich możliwy przez cały czas funkcjonowania organizacji. Każdy pracownik może pobrać konkretny klucz za pomocą kodu PIN lub karty zbliżeniowej. Jest to rozwiązanie samoobsługowe. Dostępy przypisywane są w systemie, dlatego urządzenie może być zaprogramowane pod konkretne potrzeby oraz wydawać klucze tylko uprawnionym podwładnym. Wybór depozytorów na rynku obejmuje wiele różnych modeli i typów, od niewielkich urządzeń, aż po wielkie szafy, w których umieszcza się tysiąc kluczy. Mogą być przytwierdzone do ściany lub postawione na podłodze.

Jak działa system do zarządzania kluczami?

Oprogramowanie do zarządzania kluczami w firmie to alternatywa dla stosowanych od długiego czasu depozytorów. Działa na podobnej zasadzie, ponieważ pozwala na sprawne i intuicyjne ewidencjonowanie poboru kluczy przez pracowników danej organizacji. Przedmioty wyposażone są breloki RFID lub Beacony, które są skanowane oraz zapisywane w systemie podczas ich wydawania. Dodatkowo pracownik odbierający klucz musi zeskanować swoją kartę lub wprowadzić kod PIN, aby „sparować” się z nim. Procedura zwrotu jest analogiczna. W systemie można łatwo sprawdzić, kto aktualnie posiada dany klucz, a także datę i godzinę jego pobrania. Umożliwia to sprawną weryfikację, który podwładny jest aktualnie odpowiedzialny za przedmiot, czy jest on dostępny, a także kto mógł jako ostatni uzyskać dostęp do pomieszczenia. Nadzór nad procedurą poboru oraz zwrotu kluczy pełni pracownik (portier, recepcjonista, ochroniarz). Warto także zaznaczyć, że system do ewidencjonowania kluczy w firmie, podobnie jak depozytor, może być wykorzystany także do innych środków trwałych, takich jak artykuły BHP, sprzęt komputerowy czy narzędzia produkcyjne.

Depozytor kluczy czy oprogramowanie — co wybrać jako kontrolę dostępu do kluczy?

Depozytor kluczy oraz oprogramowanie do zarządzania kluczami to alternatywne rozwiązania, które pozwalają na osiągnięcie tego samego celu — zapewnienie kontroli dostępu do poszczególnych pomieszczeń w firmie. Na które z nich się zdecydować?

Zazwyczaj depozytor jest wybierany przez firmy nieposiadające recepcji lub portierni z pracownikiem, pracownicą, którzy mogliby być zaangażowani w proces wydawania i zwrotu kluczy. Sprawdza się w różnych branżach, takich jak: hotelarstwo, edukacja, ochrona zdrowia, przemysł i usługi.

Właściciele oraz kadra menadżerska firm mogą zdecydować się także na zarządzanie kluczami w przedsiębiorstwie dzięki przeznaczonemu do tego oprogramowaniu. Rozwiązanie to jest niezwykle łatwe w obsłudze oraz intuicyjne, co sprawia, że pobieranie kluczy jest sprawne. Dzięki obsłudze przez oddelegowanego do tego pracownika, podwładni nie muszą tracić czasu na naukę obsługi nowego urządzenia. Mogą szybko i sprawnie pobierać klucze, a ich czas pracy jest lepiej wykorzystany.

Dla wielu organizacji bardzo ważne są koszty wdrożenia systemu do ewidencji pobrań kluczy — mimo ewentualnej konieczności zakupu skrytek, wieszaków do ich przechowania oprogramowanie jest metodą tańszą w stosunku do depozytora. Cechuje je także niższa awaryjność, co oznacza, że nie ma konieczności wydawania firmowych pieniędzy na naprawy.

Na jakie rozwiązanie się zdecydować — depozytor kluczy oraz oprogramowanie do zarządzania kluczami? Sprawdź tabelę z zestawieniem zalet i wad obydwóch metod zarządzania nimi.

Jak można zauważyć, nie sposób jednoznacznie stwierdzić, które z rozwiązań, depozytor czy oprogramowanie do ewidencjonowania kluczy, będzie lepsze. Wdrożenie każdego z nich daje korzyści, jak i stawia wyzwania przed przedsiębiorstwem. Warto wiedzieć, że niektóre z wad obydwóch sposobów zarządzania kluczami można wyeliminować. W przypadku depozytora kłopot z awarią sieci zasilania rozwiązuje się dzięki zakupowi akumulatora. Niestety generuje to dodatkowe koszty i tak już drogiego wdrożenia. Klienci, którzy chcą zdecydować się na oprogramowanie do zarządzania kluczami, mogą zniwelować ryzyko przestrojów w działaniu systemu poprzez wykupienie opieki serwisowej, która pozwala na sprawne eliminowanie błędów jego pracy. Kłopot z brakiem dostępu do sieci można rozwiązać poprzez tymczasowe korzystanie z Internetu mobilnego w telefonie — jeżeli takowy jest dostępny.

Należy podkreślić, że konieczne jest dopasowanie wdrożonego rozwiązania do potrzeb, możliwości oraz budżetu, a także dokładne przeanalizowanie jego zalet oraz wad. Każdy ze sposobów na zarządzanie kluczami w firmie wymaga swego rodzaju kompromisu.

Dlaczego warto zrezygnować z papierowej książki ewidencji kluczy?

Mimo postępującej cyfryzacji, w wielu firmach procedura wydawania kluczy do pomieszczeń wciąż opiera się na papierowej książce ewidencji. Warto wiedzieć, że rozwiązanie to ma szereg wad, dlatego bardzo ważne jest, by czym prędzej postawić na cyfrowe rozwiązanie w zakresie rejestrowania obiegu kluczy w instytucji. Książka ewidencji kluczy to metoda prosta, którą cechuje bardzo niski stopień kontroli — jest podatna na fałszowanie oraz nadużycia pracowników. Ponadto to czasochłonny sposób rejestrowania obiegu kluczy; zarówno podczas ręcznego uzupełniania w czasie ich pobierania i zwrotu, jak i w razie konieczności zdobycia oraz przeanalizowania danych historycznych. Kłopotliwe jest również uzyskiwanie danych odnoszących się do osób, które uprawnione są do konkretnego zasobu. Warto zaznaczyć, że informacje zapisane w papierowej książce ewidencji kluczy mogą być bardzo szybko utracone — w wyniku kradzieży, a także zdarzeń losowych, takich jak pożar czy powódź.

Wszystkie te kłopoty rozwiązują depozytory lub oprogramowanie do zarządzania kluczami. Zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami. Dobierzemy najlepsze rozwiązanie dopasowane do Państwa potrzeb oraz budżetu.