Jakie funkcjonalności powinien zawierać portal pracownika?

Dla każdego pracownika w przedsiębiorstwie należy prowadzić odrębną dokumentację. Umowy, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie oraz wiele innych dokumentów musi przejść przez ręce kadry zarządzającej. Jak przechowywać akta, aby zapewnić sobie szybki dostęp do potrzebnych danych? W celu usprawnienia prawidłowego przepływu informacji wiele przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie systemu portalu pracownika. W jaki sposób taka cyfryzacja ułatwia kontakt pracownikom oraz działowi HR?

Łatwe składanie wniosków urlopowych

Zaawansowane systemy, takie jak Portal Pracownika UNIS PP, pozwalają na sprawdzenie aktualnej ilości wolnych oraz wykorzystanych dni urlopowych przypisanych dla konkretnej osoby. Aby złożyć wniosek, wystarczy wybrać dogodny termin i wysłać odpowiedni formularz, który automatycznie trafi do odbiorcy. Możliwe jest też sprawdzenie, czy konkretna deklaracja została rozpatrzona pomyślnie przez przełożonych. Takie rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę — w razie wystąpienia rozbieżności między przysługującą ilością dni urlopowych wynikającą z umowy, a wprowadzoną do systemu online, pracownik może szybko skontaktować się z działem kadr w celu weryfikacji poprawności danych wprowadzonych do systemu. Pozwala to na natychmiastowe rozwiązanie ewentualnych nieprawidłowości.

Możliwość zgłoszenia nieobecności

Zgodnie z Kodeksem Pracy pracownikowi przysługują rocznie 4 dni urlopu na żądanie. Nieobecność musi zostać zgłoszona najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Portal pracownika pozwala uchronić się przed przykrymi konsekwencjami wynikającymi ze zbyt późnego przekazania informacji na temat nieobecności. To szczególnie przydatna opcja w przedsiębiorstwach, które pracują przez całą dobę w systemie zmianowym. Pracownik nie musi czekać na określony moment, aby wysłać powiadomienie do przełożonego. Wystarczy, że w dowolnym momencie przed rozpoczęciem pracy złoży odpowiedni wniosek. Znacznie usprawnia to proces komunikacji na poziomie pracownik — pracodawca.

Podgląd paska płacowego

Portal pracownika posiada opcję podglądu paska płacowego. System umożliwia bieżący dostęp do dotychczasowych rozliczeń. Bardziej zaawansowane oprogramowanie oferuje możliwość kategoryzacji płac z podziałem na pensję podstawową, premie, nadgodziny, średnią urlopową, dodatki oraz składki. Stanowi to klarowną informację dotyczącą stosowanego sposobu rozliczenia i ogranicza zbędne telefony do działu kadr i płac. Pozwala też na szybkie skorygowanie ewentualnych błędów.

Połączenie z systemem rejestracji czasu pracy

Coraz więcej firm decyduje się na połączenie portalu z systemem rejestracji czasu pracy. Dane o wejściu i wyjściu pracownika, spóźnieniach, godzinach nadliczbowych czy też delegacjach są automatycznie importowane z systemu RCP. Na podstawie tych danych obliczane jest wynagrodzenie pracownika.

Realizowanie obowiązkowych szkoleń

Platforma e-learningowa będąca elementem portalu umożliwia przeprowadzenie obowiązkowych szkoleń wymaganych na danym stanowisku. Generuje to oszczędności dla firmy, eliminując konieczność zatrudniania zewnętrznych trenerów przeprowadzających szkolenie oraz delegowania pracowników na obowiązkowe szkolenia w czasie pracy.

Generowanie raportów

Każdy system powinien posiadać opcję generowania raportów do postaci edytowalnej w programach służących do analizy danych. Stanowi to znaczne ułatwienie w rozliczaniu przepracowanych godzin czy też rocznego podatku dochodowego.

Czy warto zainwestować w portal pracownika?

Nowoczesne przedsiębiorstwa chętnie stawiają na cyfryzację i wdrażają zaawansowane portale pracownicze. W ten sposób eliminują zbędną dokumentację, ograniczają też przebieg informacji. Taki schemat działania stanowi duże ułatwienie pracy działu administracji, co jest szczególnie istotne w przypadku obsługi setek, a czasem tysięcy pracowników. To również duże wsparcie dla samych pracowników, którzy nie muszą przeznaczać wolnego czasu na sprawy kadrowe. Koniec z czekaniem w kolejkach czy koniecznością wykonywania wielu połączeń do biura — wystarczy zalogować się do portalu i wysłać odpowiednie zgłoszenie.

System portalu pracownika to skuteczne rozwiązanie, które pozwala na zdecydowaną oszczędność czasu pracowników na każdym szczeblu, a co za tym idzie, wpływa pozytywnie na sytuację finansową przedsiębiorstwa.