Jak rozliczać czas pracy zdalnej? Zmiany w Kodeksie pracy w związku z pracą zdalną
Praca zdalna, nazywana także telepracą, to jeden z efektów pandemii COVID-19, który zostanie z nami na dłużej. W czasie jej trwania wielu pracodawców zezwoliło swoim pracownikom na pracę z domu. Okazało się to nie tylko bezpieczne, ale i efektywne oraz opłacalne finansowo dla przedsiębiorców. Wiele firm wciąż pracuje w tym trybie, a wspierać będą to nadchodzące zmiany w Kodeksie pracy. Co warto o nich wiedzieć? Jak sprawnie rozliczać czas pracy zdalnej pracowników?
Czym jest praca zdalna? Jakie są prawa pracodawcy?
Dotychczas w prawie określeniem dla pracy w domu była „telepraca”. Wraz ze zmianami, które wejdą w życie od 7 kwietnia, oficjalnym określeniem będzie „praca zdalna”. Co ważne przepisy będą ją dokładnie definiować. Zgodnie z nimi jest to wykonywanie obowiązków zawodowych częściowo lub w całości poza siedzibą firmy — w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Do pracy wykorzystywane są w szczególności środki bezpiecznego porozumiewania się na odległość. Może być ona ustalona przy zatrudnieniu, jak i w jego trakcie na wniosek pracodawcy bądź pracownika.
Warto podkreślić, że zgodnie z przepisami podwładny w godzinach pracy musi przebywać w zgłoszonym pracodawcy miejscu i być dostępny dla niego. Przeniesienie się do innej lokalizacji jest niezgodne z prawem, a problemy z zasięgiem czy internetem nie są uznawane za usprawiedliwienie zmiany miejsca prowadzenia działań. Pracodawca ma prawo do kontroli w tym zakresie. Przyzwolenie na sprawdzenie pracownika dotyczy także kwestii przestrzegania zasad BHP podczas wykonywania zadań służbowych.
Praca zdalna w świetle nowelizacji Kodeksu pracy, obowiązki pracodawcy
W związku z nowelizacją przepisów Kodeksu pracy home office stanie się bardziej osiągalne dla pracowników. Możliwe jest stałe wykonywanie obowiązków poza siedzibą firmy, jak i okazyjna praca zdalna przez 24 dni w roku kalendarzowym. Dotyczy to także osób zatrudnionych na niepełny etat. Kwestia ta jest oparta na porozumieniu zawieranym między pracodawcą a pracownikiem. W związku z pracą zdalną przełożony jest zobowiązany do zapewnienia sprzętu, akcesoriów oraz materiałów niezbędnych do wykonywania pracy, chyba że pracownik ma odpowiednie warunki do pracy z domu. Gdy nie są one zapewnione we własnym zakresie szef powinien wypłacić podwładnemu ekwiwalent pieniężny, który zostanie przeznaczony na zakup ich przez pracownika.
O pracę zdalną może ubiegać się każda zatrudniona osoba, jednakże pracodawca ma prawo odmowy, gdy wykonywanie zadań zawodowych w tym trybie nie jest możliwe z uwagi na rodzaj wykonywanych prac lub ich organizację. Odrzucenie wniosku nie musi zawierać szczegółowego uzasadnienia.
Nieco łatwiej o uzyskanie zgody na pracę zdalną w pełnym wymiarze będzie:
- pracownicom w ciąży,
- pracownikom i pracownicom wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- pracownikom i pracownicom wychowującym dziecko ze stopniem niepełnosprawności, a także z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia),
- pracownikom i pracownicom sprawującym opiekę nad osobą zamieszkującą ich gospodarstwo domowe, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności.
Ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy zdalnej
Zatrudnianie pracownika, zarówno w formie stacjonarnej, jak i zdalnej nakłada na pracodawcę obowiązek założenia oraz prowadzenia dokumentacji pracowniczej — dla każdego zatrudnionego odrębnie. W jej skład wchodzą akta osobowe oraz dokumenty związane z zatrudnieniem. W przypadku osób pracujących na etat konieczne jest także prowadzenie ewidencji czasu pracy. Warto jednak zaznaczyć, że jest to praktyczne w przypadku każdego z pracowników, ponieważ pozwala na szybkie i bezbłędne wyliczenie należnego wynagrodzenia. Jak ewidencjonować pracę zdalną?
Co do zasady można zastosować pliki w Excelu czy zgłaszanie rozpoczęcia i zakończenia pracy e-mailem bądź na komunikatorze, jednakże te rozwiązania mogą zachęcać pracowników do nadużyć. Godziny są także trudne do zsumowania w celu wyliczenia należnej wypłaty.
Doskonałym rozwiązaniem pozwalającym na rzetelne ewidencjonowanie oraz rozliczanie pracy zdalnej są przeznczone do tego programy. W naszym portfolio posiadamy 2 rozwiązania, które umożliwiają kontrolowanie czasu pracy zdalnej. Pierwsze z nich to Ewidencja Czasu Pracy, bardzo proste narzędzie do poświadczania rozpoczęcia i zakończenia pracy. W raporcie wyróżnione są godziny wejścia i wyjścia, równoznaczne z czasem wykonywania zadań służbowych w domu, a także jej łączny czas danego dnia. Dzięki możliwości zintegrowania rozwiązania z systemami kadrowo-płacowymi można w prosty sposób dokonać prawidłowych rozliczeń z pracownikiem.
Drugim, bardziej rozbudowanym rozwiązaniem, na naszej platformie UNIS jest system Rejestracji Czasu Pracy. W kwestii rozliczania pracy zdalnej bardzo ważna jest możliwość szybkiego dodania z poziomu systemu rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także wyjścia służbowego i powrotu z niego. Ponadto RCP pozwala na składanie wniosków urlopowych, które trafiają do określonego przełożonego — do akceptacji. Osoby odpowiedzialne za sprawy kadrowe w firmie dzięki Rejestracji Czasu Pracy dodatkowo mogą m.in.: przechowywać karty pracowników w systemie, tworzyć grafiki, dbać o zgodności godzin pracy z Kodeksem pracy, planować urlopy, rozpatrywać wnioski urlopowe, wydawać pozwolenia na pracę zdalną lub w wolnym dniu. Rejestracja Czasu Pracy także może by zintegrowana z innymi systemami, co pozwala na oszczędność czasu i zniwelowanie ewentualnych błędów w rozliczeniach.
Dla jeszcze lepszej funkcjonalności oprogramowanie RCP do ewidencjonowania pracy zdalnej powinno być zintegrowany z kolejnym rozwiązaniem z naszego modułu — Portal Pracownika. Jest to system przeznaczony indywidualnie dla każdego z zatrudnionych, w którym mogą oni rejestrować pracę bez wglądu do innych funkcjonalności Rejestracji Czasu Pracy, a także wysyłać wnioski urlopowe, zgłaszać nieobecności, dzięki czemu wszystkie dokumenty zebrane są w jednym miejscu. Komunikacja z przełożonym jest prosta i przejrzysta.
Kontrola trzeźwości w pracy zdalnej
Warto podkreślić, że nowelizacja prawa w zakresie pracy zdalnej to niejedyne zmiany w Kodeksie pracy w tym roku. Od 21 lutego możliwe jest prewencyjne kontrolowanie trzeźwości pracowników. Artykuł na ten temat publikowaliśmy tutaj: link.
Dotyczy to zwłaszcza przypadków, w których trzeźwość jest niezbędna do zapewnienia ochrony zdrowia i życia pracowników, a także firmowego mienia oraz reputacji organizacji. Warto zaznaczyć, że gdy w przypadku pracujących zdalnie zajdą ku temu przesłanki możliwe jest objęcie ich kontrolą trzeźwości w godzinach pracy. Należy jednak pamiętać, że każdy podwładny musi być poinformowany o zastosowaniu wobec niego prewencyjnej kontroli trzeźwości w czasie wykonywania pracy. Bez tego pracodawca nie może przeprowadzić badania.
