6 sposobów na rejestrację czasu pracy pracowników — porównanie
W dzisiejszych czasach ochrona firmy przed wewnętrznymi zagrożeniami związanymi z czasem pracy, o których pisaliśmy wcześniej, stała się istotnym elementem zarządzania przedsiębiorstwem. Wiele organizacji stosuje w tym celu m.in. różne metody rejestracji czasu pracy, dobierając je w zależności od potrzeb i charakteru funkcjonowania. Jakie są najpopularniejsze sposoby? Przedstawiamy 6 często stosowanych rozwiązań do ewidencji czasu pracy. Która z nich okaże się najskuteczniejsza w Twojej firmie?
Spis treści:
- Papierowe listy obecności
- Zgłaszanie rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy e-mailowo, na komunikatorze
- Tabela w Excelu do rejestrowania czasu pracy
- System rejestracji czasu pracy
- Aplikacja do rejestracji czasu pracy
- Program do monitorowania czasu pracy komputera
1. Papierowe listy obecności
Papierowe listy obecności to tradycyjna metoda rejestracji czasu pracy, która była powszechnie stosowana przed wprowadzeniem automatycznych systemów monitorowania. Wymagają one ręcznego wypełniania przez pracowników lub uprawnione do tego osoby. Konieczne jest zaznaczenie w tabelce nie tylko czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale także przerw płatnych oraz bezpłatnych. Papierowe listy czasu pracy to metoda rejestracji czasu pracy, która może być skuteczna w niektórych przypadkach, ale ma wiele wad i ograniczeń. Przede wszystkim takie rozwiązanie jest podatne na błędy ludzkie oraz fałszowanie danych, co może prowadzić do nieścisłości i niedokładności w rozliczeniach. Ponadto ich przetwarzanie jest niezwykle czasochłonne, zwłaszcza w dużych firmach, np. produkcyjnych, gdzie praca odbywa się na 3 zmiany. Działanie z papierowymi listami obecności wymusza także konieczność regularnego skanowania arkuszy i zabezpieczania ich w formie elektronicznej, aby zmniejszyć ryzyko zgubienia lub zniszczenia źródła informacji o czasie pracy.
2. Zgłaszanie rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy e-mailowo, na komunikatorze
Komunikacja w firmie to podstawa. Czy jednak zgłaszanie rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy e-mailowo bądź na komunikatorze jest prawidłową formą ewidencji czasu pracy? Bez wątpienia staje się coraz popularniejszym sposobem. Jest to prosta metoda, ponieważ wysłanie krótkiej wiadomość do przełożonego z informacją o rozpoczęciu lub zakończeniu pracy jest szybkie i łatwe. Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku tego rodzaju rejestracji czasu pracy istotne jest zaufanie między pracownikami a pracodawcą, że zgłoszenie gotowości do pracy jest rzetelne. Warto spojrzeć także z drugiej strony. Metoda ta jest czasochłonna dla osób, które dokonują rozliczeń — wymaga przepisywania godzin do arkuszy czy systemu wyliczającego należne wynagrodzenie. Nie tylko zabiera to czas, ale także jest podatne na błędy ludzkie, o które nietrudno podczas uzupełniania godzin dla wielu pracowników jednego dnia. Ponadto rozwiązanie to nie jest uniwersalne, ponieważ nie sprawdza się w każdych warunkach. Korzystać mogą z niego głównie pracownicy biurowi. W przypadku pozostałych osób, niepracujących z telefonem lub komputerem może być to kłopotliwe.
3. Tabela w Excelu do rejestrowania czasu pracy
Tabela w Excelu do rejestrowania czasu pracy to narzędzie, które może ułatwić zarządzanie godzinami pracowników i pomóc w redukcji kosztów firmy. Jednak, aby było ono skuteczne, wymaga odpowiedniego formatowania i dostosowania arkuszy do indywidualnych potrzeb firmy. Dzięki temu będą łatwe w użyciu i przejrzyste. Odpowiednio zaimplementowane formuły pozwalają na sprawne wyliczenie liczby przepracowanych godzin, dni wolnych czy też czasu pracy nadgodzinowej. Dobrze sformatowana tabela pomoże także łatwiej zaplanować grafik pracy pracowników oraz monitorować ich wydajność. Wymaga to jednak inwestycji w przygotowanie arkusza — czasu własnych pracowników lub zlecenia tego zewnętrznemu usługodawcy.
Możliwość rejestrowania czasu pracy w Excelu sprawdza się, gdy konieczna jest szybka redukcja kosztów firmy poprzez optymalizację czasu pracy oraz nadgodzin, bez stosunkowo dużych inwestycji. Warto jednak zaznaczyć, że, podobnie jak zgłaszanie rozpoczęcia i zakończenia wykonywania zadań poprzez wiadomość, nie sprawdzi się dla wszystkich pracowników.
4. System rejestracji czasu pracy
Program do rejestracji czasu pracy to narzędzie służące do precyzyjnego pomiaru czasu pracy pracowników. Może być zintegrowany z systemami zarządzania personelem lub działać samodzielnie. Użytkowane takiego systemu jest stosunkowo proste. Pracownik może rejestrować rozpoczęcie i zakończenie pracy na wiele sposobów — za pomocą karty magnetycznej, kodu PIN, QR, czytnika linii papilarnych lub systemu rozpoznawania twarzy. Na rynku znaleźć można szereg rozwiązań: od prostych ewidencji czasu pracy, poprzez ewidencję czasu na produkcji z wyszczególnieniem centrów kosztowych, aż po rozbudowane systemy z wieloma zaawansowanymi funkcjami. Wszystkie te narzędzia pozwalają na identyfikację i precyzyjne rejestrowanie czasu pracy. Wiele z rozwiązań tego typu pozwala na przetwarzanie pozyskanych danych oraz automatyczne wyliczenie czasu przepracowanego przez konkretnego podwładnego w danym okresie. Dzięki temu można precyzyjnie śledzić przepracowane godziny danych pracowników, czas pracy nadgodzinowej, dni wolne etc. Ponadto system do rejestracji czasu pracy może generować podstawowe oraz rozbudowane raporty zawierające szczegółowe informacje związane z czasem pracy. Można wykorzystać je do planowania grafików pracy, analizy wydajności pracowników czy też do celów rozliczeniowych.
Systemy do rejestracji czasu pracy mogą być bardzo skutecznym narzędziem w zarządzaniu personelem i optymalizowaniu czasu pracy pracowników. Dzięki nim można dokładnie śledzić czas pracy i efektywnie zaplanować pracę zespołu. Ponadto, tak jak wspomniano wcześniej, często umożliwiają integrację z innymi narzędziami do zarządzania personelem, co jeszcze bardziej ułatwia i usprawnia procesy związane z czasem pracy pracowników. Porównując system do rejestracji czasu pracy z Excelem stosowanym w tym celu, warto zauważyć, że oprogramowanie jest odporne na przypadkowe usunięcie potrzebnych funkcji i formuł, a brak samodzielnego wpisywania godzin przez pracowników czy ich przełożonych zwiększa wiarygodność rozliczeń.
5. Aplikacja do rejestracji czasu pracy
Rejestracja czasu pracy online to proces rejestrowania czasu pracy pracowników za pomocą specjalnego systemu dostępnego w sieci. Ten rodzaj ewidencji odbywa się przez Internet i wymaga dostępu do urządzenia, takiego jak komputer, tablet czy smartfon. Pracownik loguje się do systemu online za pomocą swojego unikalnego loginu i hasła, a następnie rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy. Administrator ma możliwość przeglądania i zarządzania czasem pracy pracowników na bieżąco oraz generowania różnego rodzaju raportów i analiz z danych historycznych. Ta metoda może być wygodna i efektywna, szczególnie w przypadku pracowników zdalnych lub osób pracujących na zmiany, którzy w pracy mają dostęp do urządzeń z dostępem do Internetu.
6. Program do monitorowania czasu pracy komputera
W przypadku pracowników biurowych dobrym rozwiązaniem może być program do monitorowania czasu pracy komputera. Pozwala na dokładne śledzenie aktywności użytkownika na komputerze, rejestrowanie czasu pracy oraz analizowanie wykorzystania czasu pracy.
Oprogramowanie zwykle działa w tle i zbiera dane o aktywności użytkownika, takie jak:
- czasy logowania i wylogowania,
- czasy pracy i przerw,
- wykorzystanie aplikacji i programów,
- odwiedzone strony internetowe,
- zrzuty ekranu.
Te informacje mogą być zbierane, a następnie analizowane w celu oceny wydajności, identyfikacji nadmiernych przerw, monitorowania aktywności na komputerze i innych celów biznesowych.
Należy jednak pamiętać, że programy do monitorowania czasu pracy komputera mogą wywoływać kontrowersje wśród pracowników, którzy mogą uważać, że takie narzędzia naruszają ich prywatność. Przed wdrożeniem obowiązkowo należy poinformować podwładnych o jego zastosowaniu i uzyskać ich zgodę.
Jak można zauważyć, każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety — warto dobrać je do swoich potrzeb. Należy jednak zaznaczyć, że aktualnie odchodzi się od analogicznych metod ewidencji czasu pracy na rzeczy elektronicznych rejestratorów. Ich zaletami są m.in. niższe ryzyko fałszowania danych, szybsze rozliczanie pracowników czy możliwość sprawnego generowania raportów.
