Metody rejestracji czasu pracy w systemie. Na którą się zdecydować?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym dokładne monitorowanie czasu pracy stało się kluczowym elementem efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Jednak wybór odpowiedniej metody rejestracji czasu pracy w systemie może stanowić wyzwanie. W tym artykule przyjrzymy się różnym sposobom, wyjaśnimy, jak działają, jakie są ich główne zalety, wady oraz czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji. Dołożyliśmy wszelkich starań, by wspomóc wybór odpowiedniej metody rejestracji czasu pracy w Twojej firmie.

Spis treści:

1. Jakie są sposoby rejestracji czasu pracy w systemie?
2. Co to są karty zbliżeniowe? Jak karty RFID pozwalają na rejestrację czasu pracy?
3. Kod PIN do rejestracji wejścia i wyjścia w miejscu pracy
4. Rejestracja czasu pracy poprzez logowanie do systemu
5. Jak działa NFC? Czy sprawdza się do rejestracji czasu pracy?
6. Biometria — co to? Czy można wykorzystać ją do rejestracji czasu pracy?
7. Beacony jako sposób na rejestrowanie czasu pracy
8. Czy warto wdrażać uwierzytelnianie dwuskładnikowe — na czym polega?
9. Jaką metodę rejestracji czasu pracy w systemie wybrać?

Jakie są sposoby rejestracji czasu pracy w systemie?

W systemach do rejestracji czasu pracy stosuje się różne metody poświadczenia rozpoczęcia oraz zakończenia działania. Wśród nich najczęściej spotykane rozwiązania to:

• karty zbliżeniowe,
• kody PIN,
• logowanie do systemu,
• NFC,
• biometria twarzy, oka, linii papilarnych,
• Beacony.

Co warto o nich wiedzieć? Na który sposób się zdecydować? Podpowiadamy!

Co to są karty zbliżeniowe? Jak karty RFID pozwalają na rejestrację czasu pracy?

Karty zbliżeniowe do rejestracji czasu pracy są popularnymi narzędziami wykorzystywanymi w firmowych systemach. Mogą być jednocześnie zastosowane jako rozwiązanie, które pozwala na zarządzenie dostępem do stref i pomieszczeń, co znacząco ułatwia funkcjonowanie w przedsiębiorstwie. Aby wdrożyć tę metodę w organizacji, każdy podwładny musi otrzymać kartę zbliżeniową, która zawiera jego unikalny identyfikator. W określonych miejscach w zakładzie pracy zamontowane muszą być czytniki zbliżeniowe, które odczytują sygnatury kart po zbliżeniu ich przez pracownika. Urządzenie przesyła informacje o czasie wejścia lub wyjścia danej osoby do systemu rejestracji czasu pracy, gdzie są one zapisywane i mogą być dalej przetwarzane.

Główne zalety tego rozwiązania to:

• łatwość użycia,
• odporność karty na zużycie,
• wspomniana wcześniej wielofunkcyjność,
• względnie niska cena.

Warto jednak zaznaczyć, że istnieje ryzyko zgubienia karty, co będzie wymagać wdrożenia działań zapobiegawczych oraz wydania nowej. Metoda ta nie chroni przed oszustwem. Karto może zostać skradziona i użyta przez nieuprawnionego użytkownika. Dochodzić może także do zjawiska buddy punching, czyli odbijania przez daną osobę kart innych współpracowników na ich prośbę. Korzystanie z czytnika wymaga pewnej precyzji i sprawności ze strony użytkowników, ponieważ urządzenia mają ograniczony zasięg odczytu.

Podsumowując, karty zbliżeniowe do rejestracji czasu pracy są wygodnym i niedrogim narzędziem, ale wymagają odpowiedniej ochrony przed zgubieniem lub kradzieżą. Ograniczony zasięg czytników zbliżeniowych może być czynnikiem wpływającym negatywnie na ich wydajność oraz przepustowość w miejscu pracy.

Kod PIN do rejestracji wejścia i wyjścia w miejscu pracy

Kod PIN (Personal Identification Number) do rejestracji wejścia i wyjścia w pracy jest kolejną z metod, którą można wykorzystać w systemach kontroli czasu pracy. Jak działa? Pracownik wprowadza swój indywidualny identyfikator lub numer PIN na terminalu, urządzeniu do rejestracji czasu pracy. System sprawdza wprowadzony kod i porównuje go z zapisanymi danymi, aby potwierdzić tożsamość pracownika. Jeśli PIN zostanie prawidłowo zweryfikowany, rejestruje czas przyjścia lub wyjścia pracownika.

Przede wszystkim jest to prosty sposób powiedzenia obecności w pracy lub opuszczenia zakładu, ponieważ nie wymaga od pracownika wielu skomplikowanych czynności oraz posiadania ze sobą karty czy innych akcesoriów identyfikacyjnych. Rejestracja odbywa się szybko, co jest szczególnie ważne w przypadku dużej liczby pracowników. Ponadto wprowadzenie kodów PIN nie wymaga kosztownego sprzętu ani technologii biometrycznych, co sprawia, że jest to stosunkowo niedroga metoda rejestracji czasu pracy.

Warto jednak zaznaczyć, że kod PIN, podobnie jak karta RFID, może być zapomniany, utracony lub skradziony przez innego pracownika. W takich przypadkach konieczne jest podjęcie działań: resetowanie kodu PIN lub weryfikacja tożsamości pracownika w inny sposób. Metoda ta nie zapewnia 100% wiarygodności przekazanych danych, ponieważ istnieje możliwość podszywania się pod inną osobę, a zbyt proste, łatwe do odgadnięcia kody PIN mogą stanowić poważne zagrożenie bezpieczeństwa.

Rejestracja czasu pracy poprzez logowanie do systemu

Kolejny ze sposobów rejestracji czasu pracy polega na tym, że pracownicy logują się do specjalnego systemu za pomocą swojego identyfikatora lub danych logowania w celu rejestrowania godzin pracy.

Postępowanie krok po kroku:

1. Pracownik uruchamia aplikację lub otwiera stronę internetową systemu rejestracji czasu pracy.
2. Pracownik wprowadza swoje dane logowania, takie jak identyfikator lub nazwa użytkownika oraz hasło.
3. System weryfikuje dane i potwierdza tożsamość pracownika.
4. Po udanej weryfikacji pracownik ma dostęp do funkcji ewidencji czasu pracy, gdzie może zarejestrować rozpoczęcie i zakończenie wykonywania obowiązków.

Jakie są zalety tego rozwiązania? Przede wszystkim wygoda i elastyczność, ponieważ podwładni mogą logować się do systemu rejestracji czasu pracy z dowolnego miejsca, o ile mają dostęp do odpowiedniego urządzenia i Internetu. Jest to szczególnie wygodne dla pracowników zdalnych lub mobilnych. Nie sprawdzi się jednak np. w przypadku osób zatrudnionych na produkcji, które nie posiadają ze sobą na stanowisku pracy komputera, tabletu czy smartfona. Rejestracja czasu pracy przez Internet to metoda dokładna, która może uwzględniać nie tylko standardowe godziny pracy, ale i nadgodziny. Dane o czasie pracy są gromadzone w systemie, co ułatwia generowanie raportów i analizowanie efektywności czasu pracy, obecności pracowników, kosztów związanych z pracą itp. System rejestracji czasu pracy poprzez logowanie może być zintegrowany z innymi systemami HR, systemami płacowymi, kalendarzami itp., co ułatwia zarządzanie personelem i procesami związanymi z czasem pracy, co znacząco poprawia wydajność dzięki automatyzacji. 

Warto jednak zwrócić uwagę na wady rejestracji czasu pracy poprzez logowanie do systemu:

• wymóg dostępu do Internetu,
• możliwość nadużyć, zarejestrowania nieprawdziwych godzin pracy; konieczność zaufania na linii pracownik-pracodawca,
• zależność od technologii — awarie lub problemy techniczne mogą wpływać na rejestrację czasu pracy i dostęp do danych.

Jak działa NFC? Czy sprawdza się do rejestracji czasu pracy?

NFC (Near Field Communication) to technologia bezprzewodowej komunikacji krótkiego zasięgu, która umożliwia bezdotykowe przesyłanie danych między urządzeniami. Działa na podobnej zasadzie jak technologia RFID. Wykorzystuje pole elektromagnetyczne do komunikacji między dwoma urządzeniami NFC, które znajdują się blisko siebie (zazwyczaj w odległości do kilku centymetrów). Jedno z nich to inicjator (np. smartfon), który generuje pole elektromagnetyczne, a drugie (np. terminal) jest odbiornikiem.

NFC jest wykorzystywane do rejestracji czasu pracy. Pracownik może mieć etykietę NFC lub smartfon z tą funkcjonalnością, który zbliża do czytnika NFC, aby zarejestrować swój czas przyjścia lub wyjścia. Czytnik NFC odczytuje unikalny identyfikator i przesyła informacje do systemu rejestracji czasu pracy.

Zalety NFC w rejestracji czasu pracy to:

• szybkość,
• prostota,
• wygoda,
• bezpieczeństwo — NFC posiada dodatkowe zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych, co zapewnia bezpieczną transmisję informacji,
• wielofunkcyjność — NFC może być wykorzystywane do innych celów oprócz rejestracji czasu pracy, takich jak kontrola dostępu do budynków.

Nie jest to jednak rozwiązanie bez wad. Jako metoda rejestracji czasu pracy NFC cechuje się stosunkowo niskim zasięgiem, przez co nadajnik NFC musi być bardzo zbliżony do czytnika, aby został odczytany. Wymaga to pewnej precyzji ze strony pracownika. Ponadto wdrożenie systemu może wiązać się ze stosunkowo wysokimi kosztami zakupu czytników i kart NFC.

Biometria — co to? Czy można wykorzystać ją do rejestracji czasu pracy?

Biometria to dziedzina nauki zajmująca się identyfikacją i rozpoznawaniem cech fizycznych, behawioralnych lub anatomii człowieka w celu potwierdzenia jego tożsamości. Wykorzystuje unikalne cechy biometryczne, takie jak odciski palców, geometrię twarzy czy biometrię oka, które odczytywane przez czytniki do identyfikacji osób. Warto jednak zaznaczyć, że jej wykorzystanie jako sposobu na rejestrację czasu pracy jest wątpliwe pod względami prawnymi. Zgodnie z artykułem 22¹ᵇ Kodeksu pracy, dane biometryczne mogą być przetwarzane wyłącznie po uzyskaniu dobrowolnej i świadomej zgody pracownika. W przypadku jej braku firma może zostać ukarana karą grzywny. Zabezpieczenia biometryczne mają częściej zastosowanie w kontroli dostępu, zwłaszcza do ściśle chronionych stref, np. archiwów czy serwerowni, gdzie jest to w pełni uzasadnione.

Wykorzystanie rejestracji czasu pracy na odcisk palca, skan tęczówki czy twarzy ma wiele zalet, takie jak:

• wysoki poziom dokładności w potwierdzaniu tożsamości, co przekłada się na brak nadużyć ze strony pracowników,
• wyeliminowanie ryzyka utraty lub kradzieży kart czy kodów PIN, ponieważ opiera się na unikalnych cechach fizycznych pracownika,
• pracownicy mogą szybko i łatwo zarejestrować swój czas przyjścia i wyjścia, wystarczy skorzystać z odpowiedniego czytnika biometrycznego; urządzenia są zazwyczaj bardzo czułe i wydajne.

Aby zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa, prywatność i ochronę danych biometrycznych pracowników, systemy muszą być odpowiednio zabezpieczone. Należy także zaznaczyć, że wdrożenie tej metody rejestracji czasu pracy może wiązać się ze sporymi kosztami, które wynikają z konieczności zakupu czytników biometrycznych i odpowiedniego dostosowania infrastruktury.

Beacony jako sposób na rejestrowanie czasu pracy

Beacony to niewielkie urządzenia emitujące sygnał Bluetooth, które można wykorzystać do rejestrowania czasu pracy. Więcej na temat ich działania pisaliśmy tutaj. Przedstawmy jednak ich działanie w skrócie. Odbiorniki sygnału z Beaconów są umieszczane w strategicznych miejscach w miejscu pracy, takich jak wejścia, wyjścia lub różne strefy robocze. Nadajnik posiada pracownik — najczęściej umieszczany jest w karcie lub odzieży roboczej. Gdy podwładny znajduje się w zasięgu odbiornika, urządzenie odczytuje emitowany sygnał i rejestruje czas przyjścia lub wyjścia.

Jest rozwiązanie automatyczne — w celu rejestracji nie ma konieczności wykonania żadnej czynności, dlatego pozwala na zaoszczędzenie czasu oraz zapewnia wygodę. Dodatkowo Beacony umożliwiają precyzyjne rejestrowanie czasu pracy. Dzięki sprawdzaniu lokalizacji pracowników można dokładnie rozliczać ich godziny na stanowisku pracy, a także przerwy — płatne oraz bezpłatne, a także wykrywać niepożądaną aktywność w czasie pracy.

Dane zarejestrowane przez Beacony mogą być łatwo analizowane i wykorzystywane do generowania raportów, monitorowania obecności pracowników i analizy wydajności czasu pracy.

Czy warto wdrażać uwierzytelnianie dwuskładnikowe — na czym polega?

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (ang. two-factor authentication, 2FA) polega na wykorzystaniu dwóch niezależnych sposobów potwierdzenia tożsamości użytkownika podczas logowania. Pracownik w czasie poświadczania wejścia i wyjścia musi dostarczyć dodatkowy element potwierdzający swoją tożsamość. Najczęściej w tym rozwiązaniu stosuje się coś, co użytkownik wie i coś, co ma. W systemach rejestracji czasu pracy bardzo często jest to kod PIN + karta, dane logowania + karta. Kombinacja tych dwóch czynników znacząco utrudnia atakującym przechwycenie lub złamanie uwierzytelnienia, nawet jeśli mają dostęp do danych logowania użytkownika.

Korzyści uwierzytelniania dwuskładnikowego to:

• wyższy poziom bezpieczeństwa,
• ochrona przed atakami typu phishing,
• prostota i wygoda,
• możliwość zastosowania w każdym obiekcie, w każdej branży.

Jaką metodę rejestracji czasu pracy w systemie wybrać? Podsumowanie

Jak widać, każda z metod rejestracji czasu pracy ma swoje wady i zalety. W związku z tym nie jesteśmy w stanie bezpośrednio wskazać najlepszego rozwiązania. Wybór metody rejestracji czasu pracy w systemie zależy od wielu czynników, takich jak: specyfika pracy, liczba pracowników, budżet, poziom bezpieczeństwa i preferencje organizacji. Instytucje mogą zdecydować się na jedną metodę lub wybrać kombinację różnych sposobów rejestracji czasu pracy. Ważne jest również przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących tego aspektu. Podsumujemy zalety i wady każdego z opisanych przez nas rozwiązań.

W naszym artykule niejednokrotnie wspominaliśmy o kosztach. Warto jednak zaznaczyć, że są one zależnie nie tylko od sposobu rejestracji użytkowników, ale i innych czynników. Zapraszamy do lektury naszego wcześniejszego artykułu na temat 9 czynników mających wpływ na to, ile kosztuje system rejestracji czasu pracy, w którym dokładnie wyjaśniamy aspekty, które wpływają na cenę RCP.