System rejestracji czasu pracy a działania HR w firmie. Jakie potrzeby działów HR może zaspokajać program RCP?

Dział HR odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu każdej organizacji, zarządzając personelem i zapewniając efektywność działalności. Jednakże jego codzienne zadania wiążą się z wieloma wyzwaniami, takimi jak zarządzanie czasem pracy, urlopami czy dokumentacją elektroniczną. W tym artykule skupimy się na tym, jak odpowiednio dobrany system rejestracji czasu pracy (RCP) może pomóc usprawnianiu pracy każdego dnia. Odkryjemy, jak automatyzacja i integracje mogą przyczynić się do wydajniejszej pracy działu HR i przynieść korzyści organizacji.

Spis treści:

1. Jakie obowiązki mają działy HR w firmach?
2. Najczęstsze problemy w pracy działu HR — jak program do rejestracji czasu pracy pomoże je rozwiązać?
   
   1. Tworzenie grafików dla zespołów
   2. Miesięczne raportowanie nadgodzin oraz niedogodzin
   3. Automatyczne generowanie list obecności
   4. Elektroniczne wnioski urlopowe, możliwość samodzielnego zgłoszenia urlopu przez pracownika w systemie
   5. Możliwość samodzielnego sprawdzenia przez pracownika urlopu pozostałego do wykorzystania
   6. Tworzenie kartotek pracowników
   7. Zarządzanie zmianą
   8. Konieczność aktualizacji wiedzy wraz ze zmianami w prawie pracy
   9. Automatyzacja rozliczania wynagrodzeń — integracje RCP z innymi programami

Jakie obowiązki mają działy HR w firmach?

Dział HR, czyli zarządzania zasobami ludzkimi, w firmach pełni kluczową rolę, a jego pracownicy mają dużo obowiązków związanych z administrowaniem personelu i zapewnieniem sprawnego funkcjonowania organizacji. Wśród nich można wyróżnić kilka kluczowych działań, które odgrywają istotną rolę w codziennej pracy działu HR. Jedno z najważniejszych zadań to pozyskiwanie nowych pracowników, czyli: ogłaszanie ofert pracy, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, ocena kandydatów i wyłonienie najlepszego z nich. Po nawiązaniu współpracy z nowym pracownikiem dział HR pomaga w procesie wprowadzania go do firmy. Obejmuje to wdrażanie w kulturę firmy, przekazywanie informacji na temat polityk i procedur oraz organizację szkoleń wprowadzających.

Zasoby ludzkie to także dbanie i zarządzanie już zatrudnionym personelem. W tym zakresie HR może mieć obowiązki takie jak:

• prowadzenie akt osobowych pracowników, ustalanie i zarządzanie systemem wynagrodzeń oraz benefitów i dbanie o aktualizację wszelkich zmian w zatrudnieniu — awanse, przesunięcia czy zwolnienia;
• organizowanie szkoleń i programów rozwoju zawodowego, które pomagają pracownikom rozwijać ich umiejętności i kompetencje;
• pomoc w ustalaniu celów i ocenianiu wydajności pracowników;
• zaangażowanie w rozwiązywanie sporów i konfliktów między pracownikami lub między podwładnymi a przełożonymi;
• pomoc w tworzeniu i utrzymywaniu pozytywnej kultury organizacyjnej.

Najczęstsze problemy w pracy działu HR — jak program do rejestracji czasu pracy pomoże je rozwiązać?

Jak wynika z naszych rozmów z osobami, które odpowiedzialne są za zasoby ludzkie w firmach, zarówno tych małych, jak i większych, istnieje kilka stałych problemów, z którymi się borykają. Związane są one m.in. z czasem pracy podwładnych, urlopami oraz kartotekami pracowniczymi. Przedstawiamy 9 największych trudności w pracy związanej z HR-em w firmach oraz wyjaśniamy, jakie funkcje powinien mieć dobrze dobrany system RCP, aby mógł stanowić odpowiedź na nie wszystkie.

1. Tworzenie grafików dla zespołów

Prawidłowe grafikowanie jest ważne dla efektywnego działania firmy z wielu powodów. Poprawnie zaplanowany harmonogram pracy pozwala na efektywną alokację zasobów ludzkich, co zwiększa wydajność i umożliwia organizacji realizację swoich celów w terminie. Pozwala także na unikanie nadmiernych kosztów związany z wynagrodzeniem za nadgodziny lub pracę w godzinach nietypowych. Z punktu widzenia pracowników — umiejętne uwzględnianie ich preferencji i umożliwienie pracy w preferowanych godzinach przyczynia się do zwiększenia satysfakcji, co może zmniejszyć rotację kadry. W związku z tym bardzo ważne jest zadbanie o program RCP, który pozwala na tworzenie zoptymalizowanych harmonogramów pracy, uwzględniających liczne czynniki, takie jak limity godzin pracy i wymagania prawne. Dzięki temu można łatwiej dostosowywać grafiki pracownicze do potrzeb zespołów, unikając nadmiernego obciążenia lub niedoboru pracowników oraz zmniejszać ryzyko konfliktów na tym tle.

2. Miesięczne raportowanie nadgodzin oraz niedogodzin

Program RCP, czyli rejestracja czasu pracy, może pomóc w rozwiązywaniu problemów z raportowaniem nadgodzin i niedogodzin poprzez skuteczne monitorowanie czasu pracy pracowników oraz generowanie raportów. System pozwala na automatyczne obliczanie nadgodzin i niedogodzin na podstawie ustalonych zasad i przepisów. Umożliwia to uniknięcie błędów w naliczaniu wynagrodzenia za pracę, a także efektywnie planować grafiki pracy, tak aby zminimalizować koszty związane z nadgodzinami i niedogodzinami oraz zachować zgodność z przepisami prawa. Oprogramowanie powinno pozwalać na intuicyjne generowanie raportów, aby ułatwić zarządzanie i analizę danych związanych z pracownikami. Aby jeszcze bardziej usprawnić tworzenie raportów, nasz moduł UNIS RCP (Rejestracja Czasu Pracy) pozwala na dostosowanie ich do własnych potrzeb, co stanowi nie lada atut dla osób zatrudnionych w działach HR, zwłaszcza w dużych firmach.

3. Automatyczne generowanie list obecności

Generowanie list obecności w firmach często jest procesem skomplikowanym i czasochłonnym. Pracownicy muszą regularnie rejestrować swoją obecność, co wiąże się z ryzykiem błędów oraz koniecznością manualnej pracy przy przetwarzaniu danych. Ponadto lista obecności jest ważnym dokumentem do celów zarządzania personelem i rozliczania płac, jak również jako do celów dowodowych w przypadku kontroli z inspekcji pracy. RCP pozwala na automatyczną rejestrację czasu pracy i tworzenia na tej podstawie list obecności, które można wygenerować w formie raportu. To eliminuje konieczność manualnego wprowadzania danych. Jest to dokładniejsze niż ręczne rejestrowanie czasu pracy, co zmniejsza ryzyko błędów i oszustw. Ponadto działy HR mogą łatwo uzyskać dostęp do aktualnych informacji o obecności pracowników, wykorzystać je samodzielnie lub przekazać do kierownictwa.

4. Elektroniczne wnioski urlopowe, możliwość samodzielnego zgłoszenia urlopu przez pracownika w systemie

Program do rejestracji czasu pracy może pomóc w rozwiązaniu problemów z brakiem elektronicznych wniosków urlopowych. Zintegrowanie RCP ze stworzonym przez AutoID Portalem Pracownika pozwala zatrudnionym osobom na składanie elektronicznych wniosków urlopowych poprzez prosty interfejs internetowy. Dzięki temu pracownicy mogą szybko i wygodnie zgłaszać swoje planowane urlopy, bez konieczności dostarczania papierowych dokumentów lub wysyłania e-maili. Dokument po wystawieniu przesyłany jest automatycznie do przełożonego, który może zaakceptować lub odrzucić prośbę pracownika. System ułatwia działom HR zbieranie, przetwarzanie i monitorowanie wniosków w jednym miejscu, co ułatwia kontrolę nad dostępnym urlopem pracowników, unikanie konfliktów terminowych i zwiększa przejrzystość procesu. Dzięki temu może efektywniej planować zasoby ludzkie oraz poprawić efektywność działania organizacji.

5. Możliwość samodzielnego sprawdzenia przez pracownika urlopu pozostałego do wykorzystania

Liczba dni urlopu pozostałych do wykorzystania jest kluczową kwestią dla pracowników. Osoby pracujące wdziale HR, zwłaszcza dużych firm, muszą spędzać wiele czasu na weryfikowaniu tych informacji oraz przekazywaniu ich do zainteresowanych osób. Warto jednak wiedzieć, że system do rejestracji czasu pracy zintegrowany ze wspomnianym wcześniej portalem pracownika pozwala zatrudnionym osobom samodzielnie sprawdzać dostępność dni urlopu. To eliminuje potrzebę kontaktowania się z działem HR w tej sprawie. System może obliczać dostępne dni urlopu na podstawie polityki firmy, uwzględniając zarówno dostępne dni wolnego płatnego, jak i niepłatnego. Ponadto automatyzacja oraz samodzielność w tym zakresie pomagają w uniknięciu błędów związanych z obliczeniami, co przekłada się na większą dokładność i zadowolenie pracowników.

6. Tworzenie kartotek pracowników

W tradycyjnym podejściu pracownicy HR muszą ręcznie tworzyć kartoteki pracowników, co może być czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. Nasz program UNIS RCP pozwala na automatyczne generowanie kartotek pracowników na podstawie wprowadzanych danych. Automatyzacja procesu pozwala na uniknięcie błędów związanych z ręcznym uzupełnieniem informacji, takich jak literówki czy pomyłki w danych osobowych. Dzięki systemowi można łatwo śledzić historię pracy każdego pracownika, co ułatwia ocenę osiągnięć i awansowanie. W systemie można także dodać informacje na temat wymaganych szkoleń dla pracowników oraz terminów ich ważności, co pozwala na sprawne kontrolowanie uprawnień podwładnych.

7. Zarządzanie zmianą

Jak wynika z danych amerykańskiego przedsiębiorstwa analityczno-badawczego Gartner, które specjalizuje się w zagadnieniach strategicznego wykorzystania technologii w firmach oraz zarządzania nimi, wynika, że dla ponad połowy liderów HR w 2023 roku kluczowe jest zarządzanie zmianą. Jest to proces planowania, wprowadzania, monitorowania i kontrolowania zmian w organizacji w celu osiągnięcia określonych celów lub poprawy działań. System do rejestracji czasu pracy może odegrać istotną rolę w zarządzaniu zmianą w organizacji. Pozwala na:

• śledzenie czy zasoby są efektywnie wykorzystywane,
• dokumentowanie działań związanych z zarządzaniem zmianą, takich jak szkolenia, spotkania, analizy procesów, tworzenie materiałów edukacyjnych itp.,
• lepsze planowanie i alokację pracowników do projektów związanych z zarządzaniem zmianą, co może znacząco przyspieszyć proces wdrażania zmiany,
• dostęp do danych w czasie rzeczywistym,
• usprawnienie komunikacji i zaangażowania pracowników.

8. Konieczność aktualizacji wiedzy wraz ze zmianami w prawie pracy

Zmiany zapisów w prawie pracy oraz w Kodeksie cywilnym w związku z zatrudnianiem osób są dynamiczne. Mogą być związane ze: stawkami, przysługującymi pracownikom urlopami, prawami pracowniczymi oraz BHP. Warto wiedzieć, że program do rejestracji czasu pracy może pomóc w rozwiązywaniu problemów z koniecznością aktualizacji wiedzy wraz ze zmianami w prawie, dzięki automatycznym aktualizacjom wprowadzonym przez dostawcę oprogramowania — tak działamy w AutoID, aby działy kadr, które pracują z UNIS RCP, mogły być pewne, że ich wyliczenia są prawidłowe i kompletne. Pracownicy odpowiedzialni za zasoby ludzkie mogą skupić się na innych zadaniach, które wymagają ich uwagi, zamiast spędzać czas na weryfikowaniu oraz ręcznym dostosowywaniu systemu do zmian w prawie. Po aktualizacji nasze oprogramowanie jest gotowe do stosowania najnowszych przepisów, co minimalizuje ryzyko ich naruszenia i prowadzenia niezgodnej z prawem rejestracji czasu pracy.

9. Automatyzacja rozliczania wynagrodzeń — integracje RCP z innymi programami

Automatyzacja rozliczania wynagrodzeń może znacząco wpłynąć na wydajność zespołów HR, pomagając w efektywnym zarządzaniu zadaniami, procesami i danymi związanymi z wypłatami personelu. Bardzo częstą praktyką jest integrowanie systemu rejestracji czasu pracy z oprogramowaniem ERP mającym zastosowanie w usprawnieniu zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, poprawie efektywności operacyjnej i zapewnieniu spójności danych w różnych obszarach działalności firmy. Integracja umożliwia automatyczne przesyłanie danych o czasie pracy pracowników do systemu ERP, co eliminuje potrzebę ich ręcznego wprowadzania. Automatyzacja znacząco oszczędza czas i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Ponadto dzięki niej można być pewnym, że dane dotyczące czasu pracy są dokładne i aktualne. Co ważne dla działów HR, dzięki dostępowi do danych o czasie pracy pracowników w systemie ERP, organizacja może bardziej efektywnie zarządzać zasobami ludzkimi, np. przydzielając pracowników do projektów i zadań na podstawie ich dostępności oraz umiejętności. Warto jednak pamiętać, że skuteczna integracja wymaga odpowiedniego planowania, wdrożenia i konfiguracji systemów oraz współpracy między różnymi działami organizacji, takimi jak dział HR, finanse i IT.

Jak można zauważyć, odpowiednio dostosowany system rejestracji czasu pracystanowi istotne narzędzie wspierające działania działu HR w organizacjach. Wprowadzając automatyzację i integracje, RCP może znacząco usprawnić zarządzanie czasem pracy pracowników oraz rozwiązywać często występujące w HR problemy, takie jak: planowanie grafików, monitorowanie nadgodzin i niedogodzin, generowanie list obecności oraz obsługa urlopów. Dzięki temu firmy mogą efektywniej alokować zasoby ludzkie, zminimalizować koszty i zwiększyć satysfakcję pracowników. Integracja RCP z systemem ERP pozwala na jeszcze bardziej kompleksowe zarządzanie danymi i usprawnienie działalności całej organizacji.