Wdrożenie rejestracji czasu pracy w instytucji publicznej w Tomaszowe Mazowieckim

Wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy stanowi istotny krok w doskonaleniu zarządzania wydajnością oraz efektywnością działania instytucji publicznej. Wraz z postępem technologicznym i rosnącymi wymaganiami w zakresie przejrzystości, uczciwości oraz optymalnego wykorzystania zasobów, coraz więcej organizacji decyduje się na jego implementację. Jak przebiegły prace wdrożeniowe w jednym z urzędów gmin w województwie łódzkim? Jakie korzyści uzyskał Klient dzięki naszemu systemowi?

Wdrożenie przeprowadziliśmy w Urzędzie Gminy w Tomaszowie Mazowieckim. To kluczowy organ administracji publicznej, który pełni istotną rolę w zapewnianiu poprawnego funkcjonowania gminy, świadczeniu usług dla mieszkańców oraz wspieraniu rozwoju lokalnego. Ogólnie mówiąc, jego działania mają na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania społeczności lokalnej. Aby jednostka mogła działać w nienaganny sposób, konieczne było automatyczne rejestrowanie czasu pracy, a także posiadanie pełnej kontroli nad spóźnieniami pracowników oraz ich wcześniejszymi wyjściami.

Rozwiązaniem, które doskonale sprawdza się do monitowania czasu pracy w jednostkach administracji publicznej jest UNIS RCP. Moduł Rejestracja Czasu Pracy pozwala m.in. na:

• automatyczne i precyzyjne rozliczanie czasu pracy,
• obsługę pracy zdalnej,
• uproszczenie procedur tworzenia list płac,
• generowanie raportów obecności zatrudnionych osób.

Wdrożenie elektronicznego systemu rejestracji nie tylko gwarantuje precyzyjne monitorowanie czasu pracy pracowników, ale także przyczynia się do eliminacji potencjalnych nadużyć oraz nieścisłości związanych z godzinami wykonywania zadań.

Sprzęt, który wykorzystywany jest w urzędzie do rejestrowania godzin wejścia oraz wyjścia pracowników to czytniki Virdi AC-1100. Charakteryzują się szybkim czasem reakcji, co umożliwia płynny przepływ osób. To szczególnie ważne w miejscach takich jak urzędy, gdzie większość pracowników zaczyna i kończy pracę o tej samej godzinie. Aby usprawnić montaż urządzeń w Urzędzie Gminy w Tomaszowie Mazowieckim, przygotowaliśmy także dla naszego Klienta okablowanie zasilające i sieciowe.

Prace prowadziliśmy jeszcze w czasach pandemii, dlatego musieliśmy koordynować nasze działania tak, aby nie utrudniały one zdalnej pracy urzędu. Dokonałyśmy tego, a doświadczenie to było niezwykle cenne, biorąc pod uwagę jak wiele organizacji wciąż pracuje w trybie home office.

Wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy w instytucji publicznej jest przykładem kroku ku nowoczesnemu i efektywnemu zarządzaniu zasobami ludzkimi. Poprzez precyzyjne monitorowanie czasu pracy, jednostki administracyjne dążą do zwiększenia przejrzystości oraz uczciwości swojego działania, a także zoptymalizowania wykorzystania zasobów ludzkich. Przyczynia się to do polepszenia jakości świadczonych usług na rzecz społeczności przy jednoczesnej kontroli kosztów.

W instytucjach publicznych sprawdzić może się także system do kontroli dostępu UNIS SKD, który pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa oraz ułatwia zarządzanie w organizacji.