9 czynników mających wpływ na to, ile kosztuje system rejestracji czasu pracy (RCP)

Rejestrowanie czasu pracy jest ważnym elementem zarządzania zasobami ludzkimi w każdej firmie. Jego właściwe monitorowanie może poprawić produktywność i obniżyć koszty, ale instalacja oprogramowania oraz sprzętu, który na to powoli wiąże się z pewnymi nakładami finansowymi. Dla wielu przedsiębiorców kluczową kwestią jest to, ile kosztuje system rejestracji czasu pracy.

W tym artykule omówimy, co wpływa na cenę systemu RCP, aby umożliwić firmom lepsze planowanie finansów. Sprawdź 9 najważniejszych czynników branych pod uwagę podczas dokonywania wyceny.

Od czego zależy cena systemu rejestracji czasu pracy?

Każda firma posiada swoją specyfikę, dlatego nie sposób jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o to, ile kosztuje system rejestracji czasu pracy. Warto jednak poznać 9 kluczowych aspektów, które mają wpływ na wycenę.

1. Rodzaj systemu do rejestracji czasu pracy
2. Liczba punktów rejestrujących
3. Zastosowane metody autoryzacji
4. Funkcje pełnione przez czytniki
5. Liczba pracowników objętych systemem
6. Liczba dodatkowych raportów, które generować będzie system
7. Czy będzie wykonywana integracja z systemem kadrowo-księgowym, ERP
8. Czy rozwiązanie będzie połączone z innymi systemami
9. Czy Klient korzystać będzie z opieki serwisowej

1. Rodzaj systemu do rejestracji czasu pracy

Analizując rozwiązania, które dostępne są na rynku, co do zasady wyróżnić można dwa rodzaje oprogramowania, które pozwala na określanie i zestawianie czasu pracy poszczególnych osób w osobnych kartotekach, jak i generowanie raportów związanych z godzinami wykonywania obowiązków. Pierwsze z nich z to podstawowa ewidencja czasu pracy, w której znaleźć można najważniejsze informacje związane z czasem pracy (godzina wejścia, wyjścia). Umożliwia ona także wygenerowanie prostych zestawień i raportów. Druga możliwość to bardziej rozbudowany system do rejestracji czasu pracy. Oprócz wcześniej wspomnianych funkcjonalności pozwala on na przeprowadzanie zaawansowanych działań. Zalicza się do nich np.:

• kontrolę przerw,
• rozliczanie delegacji,
• kontrolę i rozliczanie nadgodzin,
• kontrolę urlopów,
• harmonogramowanie pracy zgodnie z zapisami Kodeksu pracy.

Pierwsze z rozwiązań zazwyczaj wybierane jest przez mniejsze przedsiębiorstwa, które nie potrzebują rozbudowanych zestawień, a także jako narzędzie wspierające pracę kadry zarządzającej w dużych firmach, w których wdrożono bardziej zaawansowane rozwiązanie.

Więcej informacji o tym, jaki powinien być funkcjonalny RCP znaleźć można tutaj.

2. Liczba punktów rejestrujących

Do działania systemu do ewidencji i rejestracji czasu pracy konieczne jest posiadanie punktów rejestrujących, na których będą się autoryzować pracownicy, za pomocą wybranej metody poświadczenia. Ich liczba uzależniona jest od liczby wejść oraz wyjść, przez które przechodzą zatrudnieni. Zaleca się, aby czytniki były umieszczone jak najbliżej stanowisk wykonywania pracy przez nich. Wpływa na to znacząco na wygodę korzystania oraz nie wymaga pokonywania dalekich dystansów w celu „odbicia się”.  Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku firm, których specyfika uniemożliwia zamontowanie urządzenia np. na hali, można z powodzeniem umiejscowić je przy wejściu oraz wyjściu. Kwestia czytników związana jest także z kolejnym bardzo ważnym aspektem, a mianowicie...

3. Zastosowane metody autoryzacji

W ofercie producentów czytników znaleźć można szeroki wybór modeli, które doskonale sprawdzą się każdej branży i w (prawie) każdych warunkach. Urządzania te pozwalają na uzyskiwanie autoryzacji za pomocą: kodu PIN, szyfrowanej karty zbliżeniowej oraz linii papilarnych. Niektóre z nich pozwalają na zastosowanie uwierzytelniania dwuskładnikowego dla jeszcze większego bezpieczeństwa. Modele, które nie obsługują biometrii, są rozwiązaniami tańszymi, w porównaniu z pozostałymi urządzeniami.

4. Funkcje pełnione przez czytniki

Podczas wyceny systemu rejestracji czasu pracy dla konkretnego klienta duży nacisk kładzie kwestię związaną z tym, czy czytnik będzie pełnił funkcję punktu wejściowo-wyjściowego, czy konieczne będzie zamontowanie dwóch urządzeń, gdzie każdy będzie odgrywał odrębną rolę. Pierwsze rozwiązanie doskonale sprawdza się we wszystkich miejscach, w których pracownicy pracują w trybie jednozmianowym, np. w administracji. Przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników na kilka zmian powinny wybrać rozwiązanie z dwoma czytnikami w jednym punkcie. W przypadku ciągłej, zmianowej pracy zakładu takie rozwiązanie pozwala na zachowanie płynności podczas tzw. odbijania się, niweluje zatory oraz nie powoduje frustracji u pracowników, ponieważ nie muszą oni długo czekać na swoją kolej.

5. Liczba pracowników objętych systemem

W kwestii ceny systemu RCP nie bez znaczenia jest liczność grupy pracowników objętych jego działaniem. Związane jest to nie tylko z liczbą wcześniej wspomnianych punktów autoryzacyjnych, ale także udzielonych licencji, które są równoznaczne z poszczególnymi pojedynczymi kartotekami dla użytkowników systemu. Oznacza to, że są one bezpośrednio powiązane z wszelkiego rodzaju danymi, które zapisywane są w bazie danych. Konieczne jest zadbanie o właściwą liczbę licencji, ponieważ tylko wtedy system może działać wydajnie i nie zawieszać się. Wpywa to znacząco nie tylko na jego funkcjonalność, ale także zadowolenie pracownikow z wdrożonego rozwiązania.

6. Liczba dodatkowych raportów, które generować będzie system

Tak jak napisano wcześniej, oprogramowanie do rejestracji czasu pracy pozwala na generowanie raportów. W systemie zazwyczaj znaleźć można te najpopularniejsze, najbardziej użyteczne i najczęściej używane przez kadrę zarządzającą. Warto jednak zaznaczyć, że na indywidualne zamówienie Klienta można zaprogramować oraz zaimplementować generowanie dowolnych raportów, które będą dla niego jak najbardziej użyteczne i będą odpowiadały na jego pytania, rozwiązywały problemy. Przygotowanie każdego dodatkowego raportu, w zależności od jego skomplikowania, jest odpłatne.

7. Czy będzie wykonywana integracja z systemem kadrowo-księgowym, ERP

Aby móc jeszcze bardziej usprawnić pracę działu księgowego czy kadrowego możliwe jest wykonanie integracji oprogramowania RCP z programem kadrowo-księgowym, a także każdym innym programem ERP używanym w firmie. Pozwala to na bezpośrednie przesyłanie danych z systemu rejestracji czasu pracy do oprogramowania, które je przetwarza i wylicza automatycznie np. należne wynagrodzenie za dany okres dla konkretnego pracownika. Dokonanie integracji nie tylko przyspiesza oraz usprawnia działanie kadry księgowo-kadrowej, ale także zmniejsza ryzyko pomyłek, o które nietrudno podczas ręcznego przepisywania danych pomiędzy poszczególnymi programami. W przypadku skomplikowanych integracji konieczne jest wykonanie ich projektu, za który Klient musi dodatkowo zapłacić. Dzięki niemu wiadomo, że prace będą wykonane dobrze i sprawnie, a także, że przyniosą one oczekiwany efekt.

8. Czy rozwiązanie będzie połączone z innymi systemami

Systemy do ewidencji i rejestracji czasu pracy mogą być zsynchronizowane nie tylko z oprogramowaniem ERP, ale także rozwiązaniami poprawiającymi wydajność pracowników oraz bezpieczeństwo przedsiębiorstwa. Pierwszą z możliwości jest zintegrowanie RCP z portalem dla pracowników. Posiada on szereg funkcjonalności przydatnych dla podwładnych, a jednocześnie przyspiesza pracę kadry zarządzającej i ksiegowo-kadrowej. Oprogramowanie to pozwala m.in. na: komunikację pomiędzy pracownikami, złożenie wniosku urlopowego, zgłoszenie nieobecności w pracy, zrealizowanie niezbędnych szkoleń, samodzielne sprawdzenie grafiku czy manualne zarejestrowanie czasu pracy. Dobrym rozwiązaniem może być także zsynchronizowanie systemu rejestracji czasu pracy z kontrolą dostępu. Jest to rozwiązanie, które pozwala na przydzielanie prawa wejścia do poszczególnych stref czy pomieszczeń oraz automatycznego odblokowywania drzwi, bram, gdy użytkownik uzyska poświadczenie na czytniku. W kwestii bezpieczeństwa warto wspomnieć także o możliwości zintegrowania RCP z oprogramowaniem do zarządzania ewakuacją. Dostarcza ono precyzyjnych informacji związanych z osobami, które przebywają na terenie obiektu (pracownicy i goście) i służy jako pomoc podczas ewakuacji w kryzysowej sytuacji. Więcej informacji na temat tego oprogramowania znaleźć można w jednym z naszych wcześniejszych artykułów (kliknij).

9. Czy Klient korzystać będzie z opieki serwisowej

Analizując koszty wdrożenia systemu do rejestracji czasu pracy w firmie, bardzo ważne jest, aby wziąć pod uwagę nie tylko nakłady związane z zamontowaniem rozwiązania, ale także jego eksploatacją. Chcąc zadbać o ciągłość funkcjonowania oprogramowania, warto korzystać z abonamentowej opieki serwisowej. Pozwala ona na szybkie skorzystanie z pomocy wykwalifikowanych specjalistów w przypadku awarii oprogramowania lub sprzętu służącego do ewidencjonowania czasu pracy. Problem może być rozwiązany zdalnie lub podczas osobistej wizyty profesjonalistów w przedsiębiorstwie (gdy jest taka potrzeba). Dzięki temu skrócone są przestoje w dokonywaniu rejestracji pracowników w związku z awarią oraz wyeliminowana jest konieczność poszukiwania alternatywnego rozwiązania, które będzie działać w firmie w czasie braku dostępności oprogramowania.

Biorąc pod uwagę liczbę oraz charakter zmiennych, które brane są pod uwagę przez handlowców podczas wyceny naszego systemu RCP nie sposób jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o to, ile kosztuje system rejestracji czasu pracy. Zapraszamy jednak do kontaktu poprzez zamieszczony niżej formularz — z chęcią odpowiemy na pytania oraz wycenimy wdrożenie w konkretnym przedsiębiorstwie.