Kontrola czasu pracy w branży gastronomicznej? Wdrożona w 9 dni!
Branża gastronomiczna to (nomen omen) ciężki kawałek chleba. Praca w niej bardzo często jest wykonywana w nielimitowanych godzinach oraz w weekendy. Dodatkowo warunki w niej są trudne — skrajnie wysokie bądź niskie temperatury, wysoka wilgotności powietrza oraz konieczność noszenia czepków, masek dla pełni bezpieczeństwa. Sprawdź, w jaki sposób poradziliśmy sobie z tym ograniczeniami, wdrażając system rejestracji czasu pracy.
W ostatnim czasie prowadziliśmy prace w zakładach produkcyjnych firmy Power Meal, która zajmuje się cateringiem dietetycznym. Jest to niewielkie przedsiębiorstwo zatrudniające około 50 osób. Działa ono od 2018 roku na terenie Chrzanowa, jednak swoim zasięgiem obejmuje prawie cały kraj.
Klient poszukiwał systemu do rejestracji czasu pracy dla pracowników. Niestety trudno było podjąć mu działania, ponieważ nie posiadał on wiedzy na temat dostępnych rozwiązań, ich działania oraz możliwości wdrożenia w swojej firmie. Gdy do nas trafił, postawiliśmy w pierwszej kolejności na jego edukację, tak aby wiedział, co może wybrać i z czym wiążą się poszczególne rozwiązania.
Głównym celem wdrożenia były poprawna rejestracja czasu pracy oraz jej rozliczanie, a także kontrola dostępu do określonych pomieszczeń. Do tej pory korzystano jedynie z papierowych list obecności, co znacząco utrudniało weryfikację poprawności danych, jak i spowalniało proces dokonywania rozliczeń.
Podczas rozmów z Klientem oraz analizy przedwdrożeniowej napotkaliśmy na kilka problemów. Jak z nich wybrnęliśmy?
| Problem | Rozwiązanie |
| trudne warunki pracy, pomieszczenia często są zaparowane, panują w nich skrajne temperatury | wysokiej jakości sprzęt, odporny na trudne warunki — Virdi UBIO-X Face |
| konieczność zadbania o zapewnienie odpowiednich warunków sanitarnych; pracownicy poruszają się po zakładzie w czepkach, maseczkach | czytnik twarzy, który pozwala na dokonanie autoryzacji nawet w czepku lub maseczce, bez konieczności używania karty czy wprowadzania kodu PIN |
| pracownicy zatrudniani na różnych warunkach (etat, akord) w wielu trybach zmianowych | oprogramowanie Ewidencja Czasu Pracy, które pozwala na sprawdzenie czasu pracy, godzin wejść oraz wyjść pracowników (w tym także wyrywkowo) oraz generowanie prostych, funkcjonalnych raportów |
| konieczność bezinwazyjnego montażu, niewpływającego na pracę przedsiębiorstwa, nieopóźniającego dostaw do klientów | właściwe rozplanowanie prac i trzymanie się ustalonego harmonogramu |
| usprawnienie rozliczania wynagrodzeń pracowników | dane migrowanie są do plików wymiany danych jak format CSV, Excel, które mogą być dostarczone do działu HR celem kontroli i rozliczenia godzin pracy w tym nienormowanego czasu — wielogodzinne zmiany i dyżury w tym weekendy |
Prace zajęły nam w sumie 9 dni — 2 dni poświęciliśmy na analizę, z kolei 7 na wdrożenie.
Rejestracja czasu pracy w firmie ugruntowana jest wewnętrznym regulaminem zgodnym z Kodeksem pracy. Klient ma możliwość dodawania i kontroli urządzeń wraz z modyfikacją aktualnych oraz dopisywaniem nowych pracowników. Co ważne nasz system jest scentralizowany — bez znaczenia jest liczba budynków, pracowników czy filii przedsiębiorstwa. W razie jakichkolwiek kłopotów z działaniem systemu bądź urządzeń służymy pomocą serwisową.
Aktualnie jesteśmy w trakcie rozbudowy systemu o kolejne urządzania i terminale w przedsiębiorstwie.
