Jak kontrolować czas pracy pracowników?
Kontrolowanie czasu pracy ma kluczowe znaczenie zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Monitoring czasu wejścia, wyjścia, przerw czy wyjazdów służbowych umożliwia prawidłowe naliczanie wynagrodzenia. Ewidencja jest również obowiązkowa z punktu widzenia prawa. Jakie rozwiązania do kontroli i monitorowania czasu pracy są dostępne na rynku, i jak pracodawca może nadzorować działania pracowników przebywających na home office?
Przestrzeganie czasu pracy – obowiązki pracodawcy i pracownika
Przestrzeganie czasu pracy pracownika wymaga nadzoru pracodawcy. Kontrola taka stanowi zabezpieczenie dla obu stron i pozwala rzetelnie obliczyć wynagrodzenie za dany okres. Zgodnie z prawem pracodawca ma obowiązek ewidencji czasu pracy, pracownik zaś ma powinność pozostawać do dyspozycji pracodawcy w wyznaczonym miejscu oraz czasie.
Kontrola przestrzegania czasu pracy nabrała jeszcze większego znaczenia w czasach pandemii COVID. Zdalny tryb działania sprawił, że pracodawcy przestali mieć fizyczną, bezpośrednią kontrolę nad zadaniami, jakimi aktualnie zajmowali się pracownicy. Powszechne stały się więc narzędzia dające do tego wgląd.
Jak kontrolować i rozliczać czas pracy?
Kontrola i rozliczanie czasu pracy przyjmują różne formy w zależności od sposobu jej wykonywania. Innych metod używa się do monitorowania pracowników przebywających stacjonarnie w biurze czy na hali produkcyjnej, a innych do nadzorowania osób działających na służbowym sprzęcie podczas pracy zdalnej.
Rejestracja czasu pracy w trybie stacjonarnym odbywa się przeważnie poprzez karty identyfikacyjne przykładane do czytników podczas przybycia na miejsce pracy oraz jego opuszczenia. Wszystkie dane trafiają do systemu RCP, rejestrującego wejścia, wyjścia, przerwy czy delegacje.
A jakie narzędzia można zgodnie z prawem wykorzystywać do zdalnej kontroli przestrzegania czasu pracy?
- Aplikacje do zarządzania czasem pozwalające monitorować czas spędzany nad wykonaniem różnych zadań;
- narzędzia do monitoringu komputerów pozwalające uzyskać informacje o tym, czym zajmuje się pracownik w trakcie korzystania ze sprzętu, jakie programy otwiera czy jakie strony internetowe przegląda.
Biometryczna kontrola czasu pracy
Na czym polega biometryczna kontrola czasu pracy? W tym przypadku identyfikacja osób odbywa się poprzez czytniki biometryczne. Należy jednak wiedzieć, że zgodnie z prawem rejestracja i przetwarzanie tego typu danych nie mogą służyć ewidencji czasu pracy. Dane biometryczne stanowią dane wrażliwe, mające charakter sensytywny i podlegają nadzwyczajnej ochronie prawnej. Metoda ta może więc być wykorzystywana wyłącznie w przypadkach, w których wykonanie zadania wiąże się z koniecznością dostępu do miejsca o podwyższonej ochronie, w którym przechowywane są ściśle tajne informacje. Kontrola biometryczna pozwala wówczas sprawdzić, kiedy dokładnie pracownik przebywał w danym miejscu oraz ile czasu tam spędził.
Pracodawca ma również obowiązek poinformować pracownika, że wykorzystuje na danym stanowisku powyższą formę kontroli dostępu. Biometryczna kontrola czasu pracy stanowi silne zabezpieczenie, ponieważ dane identyfikacyjne konkretnego pracownika, takie jak linie papilarne, skan siatkówki i tęczówki, czy też układ żył w dłoni, są nie do podrobienia. Tego rodzaju systemy znajdują zastosowanie w miejscach takich jak archiwa, bazy danych czy serwerownie.
Narzędzia do kontroli czasu pracy pracowników – najważniejsze korzyści
Narzędzia do kontroli czasu pracy pracowników stacjonarnych oraz zdalnych pozwalają pracodawcy skutecznie wypełniać obowiązek ewidencji czasu pracy. W AutoID tworzymy sprawdzone systemy usprawniające ten proces. System rejestracji czasu pracy gwarantuje precyzję kontroli czasu pracy, a system kontroli dostępu pozwala zapewnić wrażliwym danym najwyższy poziom bezpieczeństwa.
Rejestracja zdarzeń związanych z wykonanymi zadaniami umożliwia prawidłowego obliczanie wynagrodzenia, co jest ważne zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika. Nowoczesne narzędzia pozwalają nie tylko rejestrować sam czas pracy, ale także jej przebieg oraz efekty, co przyczynia się do wzrostu efektywności pracowników przebywających na home office. Wykorzystanie cyfrowych narzędzi pozwala wyeliminować papierowe listy obecności, to zaś wpływa na podniesienie wydajności zakładu – pracownicy mogą od razu udać się na swoje stanowiska pracy. Cyfrowa kontrola czasu pracy pracowników opłaca się więc obu stronom.
