Rejestracja czasu pracy UNIS RCP

<p style="text-align: justify;">UNIS RCP (Rejestracja Czasu Pracy) to nowoczesny system planowania, rejestracji i&nbsp;rozliczania czasu pracy pracowników skierowany do firm, które prowadzą ręczną ewidencję czasu pracy lub korzystają z&nbsp;innej metody i&nbsp;chcą mieć większą kontrolę nad efektywnym wykorzystaniem zasobów ludzkich oraz zaoszczędzić czas poświęcony na procesy kadrowe, które można zautomatyzować. System pozwala na: automatyczną rejestrację zdarzeń typu wejście, wyjście (służbowe i&nbsp;prywatne), generowanie raportów, tworzenie grafików i&nbsp;harmonogramów, ewidencjonowanie urlopów, zwolnień i&nbsp;innych typów nieobecności, a&nbsp;następnie przesłanie tych informacji do programu kadrowo-płacowego (po wykonaniu integracji), dzięki czemu pracownicy działu kadr w&nbsp;firmie mogą dużo szybciej przygotować wynagrodzenia, bez żmudnego i&nbsp;czasochłonnego ręcznego wprowadzania danych z&nbsp;papierowych list obecności. Działanie RCP opiera się na współpracy urządzeń rejestrujących (czytników) m.in. z&nbsp;kartami identyfikującymi zatrudnione osoby. To pozwala na uniknięcie pomyłek i&nbsp;przekłamań z&nbsp;zachowaniem pełnej zgodności z&nbsp;obowiązującym Kodeksem pracy.</p>
<hr id="system-readmore" />[buttonform]Wycena systemu RCP[/buttonform]
<h2>System rejestracji czasu pracy&nbsp;–&nbsp;najważniejsze zalety</h2>
<p style="text-align: justify;">Temat czasu pracy bywa kontrowersyjny, ale wdrożenie systemu do automatycznej rejestracji czasu pracy znacznie usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa, instytucji. Elektroniczna ewidencja czasu pracy ma wiele zalet:</p>
<ul>
<li>automatyczne i&nbsp;precyzyjne rozliczanie nawet skomplikowanych systemów rejestracji czasu pracy: praca zmianowa, praca w&nbsp;weekendy, nadgodziny i&nbsp;inne;</li>
<li>poprawa dyscypliny pracy i&nbsp;jej większa efektywność bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników;</li>
<li>automatyczna rejestracja wejść do pracy, wyjść z&nbsp;pracy, wyjść służbowych i&nbsp;prywatnych z&nbsp;dowolnego miejsca;</li>
<li>uproszczone procedury tworzenia listy płac i&nbsp;ich naliczanie dzięki opcjom eksportu danych do większości programów kadrowo-płacowych;</li>
<li>stała kontrola&nbsp;–&nbsp;system kontroli czasu pracy dostarcza informacje bieżące oraz raporty archiwalne, informując o&nbsp;zwolnieniach czy nieobecnościach niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.</li>
</ul>
<p style="text-align: justify;">Czas to pieniądz. Żeby tę znaną maksymę móc wprowadzić w&nbsp;życie, trzeba odpowiednio zarządzać czasem swoich pracowników, aby podczas ośmiogodzinnego dnia pracy działali efektywnie, a&nbsp;przy tym korzystali z&nbsp;przysługujących im przerw. Jak można na to wpłynąć? Najlepszym rozwiązaniem jest kupno systemu rejestracji czasu pracy. To bardzo nowoczesne rozwiązanie, które umożliwi rozliczanie pracownika z&nbsp;czasu, jaki spędza przy swoim stanowisku pracy. Tego typu weryfikacja przede wszystkim stosowana jest wobec osób pracujących w: biurach, call center, urzędach administracji publicznej czy zakładach produkcyjnych. Możemy również stworzyć dla klienta system rejestracji czasu pracy online, który będzie ewidencjonował godziny pracy pracowników zdalnych. Dzięki temu ich efektywność i&nbsp;zaangażowanie może znacząco wzrosnąć.</p>
<h2>Realizacja zobowiązań kodeksu pracy dzięki rejestracji czasu pracy</h2>
<ul>
<li>System rejestracji czasu pracy RCP jest akceptowany przez Państwową Inspekcję Pracy, co pozwala wyeliminować papierowe listy obecności.</li>
<li>Automatyczne generowanie i&nbsp;drukowanie kart pracy, list obecności pracowników, zestawień, raportów na potrzeby PIP lub dyrekcji czy działu kadr w&nbsp;firmie.</li>
<li>Obliczanie normy czasu pracy według założeń Kodeksu Pracy wraz z&nbsp;nowelizacjami wchodzącymi w&nbsp;życie oraz z&nbsp;uwzględnieniem wewnętrznych regulacji obowiązujących w&nbsp;danej firmie.</li>
</ul>
<p style="text-align: justify;">System kontroli czasu pracy, opracowany przez naszą firmę to najwyższej klasy pomocnik, który pozwoli nie tylko na kontrolę czasu pracy, ale również na wyliczanie nadgodzin, raportowanie spóźnień u&nbsp;określonych pracowników czy też rozliczanie czasu pracy osób z&nbsp;określonych grup. Odpowiednie czytniki odczytają dane z kart pracowników, dzięki czemu możliwe będzie rozliczenie wszystkich wyjść służbowych oraz prywatnych, jak i&nbsp;prowadzenie karty ewidencji czasu pracy. Jak widać, systemy rejestracji czasu pracy sprawiają, że efektywność pracy jest całkowicie mierzalna, nawet w&nbsp;przypadku przedsiębiorstw zatrudniających setki czy tysiące osób na różnych stanowiskach.</p>
<p style="text-align: justify;">Każdy pracodawca doskonale wie, że ważne jest także bezpieczeństwo oraz odpowiednie uprawnienia nadawane pracownikom. Czytniki oraz narzędzia uwierzytelniające mogą być zsynchronizowane także z&nbsp;systemem kontroli dostępu, dzięki czemu możliwe jest zapewnienie braku osób postronnych w&nbsp;budynku czy danej strefie. Zwiększa to także efektywność wśród pracowników (brak możliwości przechodzenia do innych działów, niezwiązanego z&nbsp;codziennymi czynnościami, na przykład pracownik biura nie ma wstępu do magazynu.</p>
<p style="text-align: justify;">Wszystkie te rozwiązania oferuje Państwu firma AutoID&nbsp;–&nbsp;lider w&nbsp;dziedzinie najnowocześniejszych systemów identyfikacji i&nbsp;zabezpieczeń.</p>
[buttonform]Wycena systemu RCP[/buttonform]
<h2>Integracja systemu rejestracji czasu pracy RCP z&nbsp;ERP</h2>
<p style="text-align: justify;">Integracja umożliwia wymianę informacji pomiędzy oprogramowaniem RCP a&nbsp;innymi systemami, zapewniając spójność informacji, jednocześnie przyspieszając pracę działów HR i&nbsp;zmniejszając liczbę błędów ludzkich. Dwukierunkowa integracja umożliwia przepływ danych pomiędzy systemem Rejestracji Czasu Pracy UNIS RCP a&nbsp;dowolnym oprogramowaniem księgowym lub kadrowo-płacowym. W&nbsp;ramach dotychczasowych wdrożeń zintegrowaliśmy nasz moduł Rejestracji Czasu Pracy z&nbsp;między innymi następującymi systemami:</p>
<p style="text-align: justify;">✔ ADP Payroll ✔ Asseco-Softlab ✔ Awizo ✔ BPSC ✔ Cogisoft ✔ Comarch Altum ✔ Comarch ERP XL ✔ Comarch Optima ✔ Enova 365 ✔ IFS ✔ Impuls evo ✔ Infor LN ✔ Informix ✔ InsERT nexo ✔ Macrologic ✔ Motława ✔ Płatnik R2-Reset2 ✔ P88 ✔ QAD ✔ SAP ✔ Simple ✔ Streamsoft ✔ Sygnity Quatra ✔ Symfonia ✔ Teta ✔ WF-Gang.</p>
<h2>Wymiana danych pomiędzy systemem rejestracji czasu pracy a&nbsp;systemem kadrowo-płacowym</h2>
<p style="text-align: justify;">Dwukierunkowa integracja z&nbsp;ERP lub systemami kadrowo-płacowymi gwarantuje aktualne dane we wszystkich powiązanych systemach w tym rejestracji czasu pracy online w&nbsp;Twojej firmie. W&nbsp;zależności od potrzeb zamawiającego, zakres wymienianych danych oraz kierunki integracji są w&nbsp;pełni konfigurowalne i&nbsp;programowalne.</p>
<p style="text-align: justify;">W przypadku systemów Rejestracji Czasu Pracy najczęściej import z&nbsp;systemu ERP lub z&nbsp;systemu kadrowo-płacowego dotyczy:</p>
<ul>
<li>kartotek pracowników,</li>
<li>urlopów,</li>
<li>limitów urlopowych,</li>
<li>absencji,</li>
<li>słowników,</li>
<li>harmonogramów,</li>
<li>grafików pracy.</li>
</ul>
<p style="text-align: justify;">Eksport do system kadrowo-płacowego lub ERP może zawierać następujące informacje:</p>
<ul>
<li>obecności,</li>
<li>czas pracy,</li>
<li>nadgodziny,</li>
<li>godziny nocne,</li>
<li>nieobecności,</li>
<li>odpracowania,</li>
<li>harmonogramy pracy,</li>
<li>delegacje,</li>
<li>praca zdalna,</li>
<li>grafiki,</li>
<li>kalendarze,</li>
</ul>
<p style="text-align: justify;">oraz inne dane wymagane przez działy kadrowo-płacowe czy księgowe.</p>
<p style="text-align: justify;">Jednocześnie integracja systemów zapewnia przepływ informacji pomiędzy wdrożonymi w&nbsp;przedsiębiorstwie innymi modułami Platformy UNIS takimi jak: Kontrola Dostępu, Portal Pracownika, Stany Osobowe i&nbsp;Ewakuacja, Zarządzanie Produkcją, Zarządzanie Transportem.</p>
<h2>System rejestracji czasu pracy&nbsp;–&nbsp;cechy i&nbsp;zalety zastosowania terminali</h2>
<ul>
<li>Terminale mogą pracować z&nbsp;dowolnego miejsca na zewnątrz lub wewnątrz budynku. Zakres prac to zazwyczaj od -20°C do +50°C –&nbsp;&nbsp;wybrane modele są wodoodporne i&nbsp;pyłoszczelne.</li>
<li>Terminale posiadają komunikaty głosowe w&nbsp;języku polskim. Po próbie autoryzacji urządzenie informuje, czy rejestracja czasu przebiegła pomyślnie.</li>
<li>W zależności od modelu terminali użytkownik może zarejestrować rozpoczęcie/ zakończenie pracy poprzez przyłożenie palca (biometrycznie), przy pomocy karty zbliżeniowej lub wpisując kod PIN. Różne metody można ze sobą łączyć.</li>
<li>Terminale mogą pracować w&nbsp;różnych trybach: wejście do pracy/ wyjście z&nbsp;pracy, wyjście służbowe, wyjście prywatne itp. Tryby mogą być definiowane przez użytkowników. Można je przełączać przyciskami lub można zaprogramować terminal, żeby w&nbsp;określonych godzinach działał w&nbsp;odpowiednim trybie.</li>
<li>Wybrane modele terminali posiada wbudowany kontroler. Komunikują się poprzez protokół TCP/IPDl, a dla każdego terminala ustala się adres IP, dzięki, któremu terminal jest widoczny w&nbsp;sieci.</li>
<li>Terminale posiadają wbudowaną pamięć, pozwalającą na rejestrację zdarzeń nawet w&nbsp;wypadku awarii serwera. Przy zastosowaniu akumulatorów terminale działają prawidłowo w&nbsp;czasie zaniku napięcia nawet przez kilkanaście godzin.</li>
<li>System może być wdrażany w&nbsp;dowolnych lokalizacjach w&nbsp;Twojej firmie, na przykład w&nbsp;różnych filiach w&nbsp;kraju, a&nbsp;zarządzanie i&nbsp;raportowanie może pozostać centralnie. Dział kadr w&nbsp;czasie rzeczywistym ma dostęp do informacji, o&nbsp;której dany pracownik wszedł i&nbsp;wyszedł z&nbsp;pracy w&nbsp;dowolnym oddziale w&nbsp;Polsce, a&nbsp;nawet na świecie.</li>
<li>Każdy terminal posiada wyjście przekaźnikowe, dzięki czemu może sterować elektrozamkiem, elektrozworą lub innym urządzeniem typu: kołowrót, bramka, szlaban. System często może współpracować z&nbsp;aktualnie używanymi w&nbsp;przedsiębiorstwie mechanizmami jak elektrozamek lub kołowrót bez konieczności ich wymiany.</li>
<li>Wybrane modele terminali posiadają wbudowaną kamerę, która wykonuje zdjęcie pracownikowi, autoryzującemu się na terminalu. Zdjęcie przypisane jest do zdarzenia dotyczącego danego pracownika. Umożliwia to jednoznaczną identyfikacją pracownika przy autoryzacjach kartą zbliżeniową lub kodem PIN.</li>
<li>Wykorzystując mobilne terminale z&nbsp;akumulatorem, możemy rejestrować czas pracy pracowników mobilnych w&nbsp;Twojej firmie, którzy wykonują zlecenia poza jej siedzibą. Terminale posiadają wbudowany moduł LAN, WiFi lub GSM. Przy wykorzystaniu modułu GSM jest możliwość wykorzystania geolokalizacji operatora sieci komórkowych, w&nbsp;celu sprawdzania, w&nbsp;jakiej lokalizacji pracownicy rejestrowali swój czas pracy.</li>
</ul>
<h2>Najczęściej zadawane pytania o&nbsp;system rejestracji czasu pracy</h2>
<p style="text-align: justify;">Kwestia obowiązku rejestracji czasu pracy spoczywa na pracodawcach. Trzymanie się przepisów pozwala uniknąć przykrych konsekwencji finansowych, a&nbsp;nierzadko także prawnych. Kontroli podlega nie tylko samo ewidencjonowanie czasu pracy, ale także inne działania, jak chociażby przechowywanie związanej z&nbsp;tym dokumentacji. Co każdy pracodawca musi wiedzieć o&nbsp;systemach RCP? Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.</p>
<h3>Jak rejestrować czas pracy?</h3>
<p style="text-align: justify;">Rejestracja czasu pracy może odbywać się przy użyciu różnych metod. Tradycyjnym sposobem są papierowe dokumenty, jednak ich stosowanie jest obarczone sporym ryzykiem, zwłaszcza w&nbsp;przypadku zakładów zatrudniających dużą liczbę pracowników, dlatego coraz więcej firm z&nbsp;nich rezygnuje. Dobrą alternatywą są elektroniczne programy do rejestrowania czasu pracy na automatycznej identyfikacji każdego użytkownika. Systemy tego typu niezawodnie gromadzą dane dotyczące czasu pracy pracownika i&nbsp;eliminują zagrożenia związane z&nbsp;pomyłkami lub zgubieniem dokumentacji.</p>
<h3>Jak działa system kontroli czasu pracy?</h3>
<p style="text-align: justify;">Systemy, które rejestrują czas pracy, wykorzystują automatyczną identyfikację do gromadzenia danych dotyczących aktywności użytkowników. Każdy pracownik otrzymuje indywidualny identyfikator, na przykład w&nbsp;postaci karty przykładanej do czytnika podczas wchodzenia na teren zakładu pracy oraz jego opuszczania. System pozwala ustalić rzetelne informacje dotyczące pracy w&nbsp;dni powszednie i&nbsp;weekendy, pracy w&nbsp;godzinach nocnych, spóźnień, urlopów czy dni wolnych. Na tej podstawie pracodawca lub dział kadrowo-płacowy wylicza wynagrodzenie.</p>
<h3>Czy rejestrowanie czasu pracy jest konieczne?</h3>
<p style="text-align: justify;">Rejestracja czasu pracy stanowi obowiązek pracodawcy (z wyjątkiem sytuacji opisanych w&nbsp;Kodeksie pracy). Zgodnie z&nbsp;art. 149 § 1 „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i&nbsp;innych świadczeń związanych z&nbsp;pracą”. Co istotne, przepisy nie określają sposobu, w&nbsp;jaki pracodawca ma prowadzić ewidencję pracy. Należy jednak pamiętać, że jeśli kontrola ewidencji wykaże ewentualne błędy i&nbsp;niedociągnięcia, to pracodawca ponosi za nie odpowiedzialność.</p>
<h3>Kto nie musi rejestrować czasu pracy?</h3>
<p style="text-align: justify;">Ewidencji czasu pracy z&nbsp;definicji nie podlegają pracownicy, którzy są przez pracodawcę objęci zadaniowym czasem pracy. Oznacza to, że ich wynagrodzenie jest obliczane na podstawie zrealizowanych zadań, a&nbsp;nie godzin spędzonych na pracy. Przykładem takiej współpracy może być umowa o&nbsp;dzieło&nbsp;–&nbsp;wówczas strony ustalają kwotę wynagrodzenia, które wykonawca otrzyma po wykonaniu pracy, a&nbsp;zleceniodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy, tylko ustala termin wywiązania się z&nbsp;umowy. Obowiązek rejestrowania przepracowanych godzin nie dotyczy także osób, które zarządzają obiektem w&nbsp;imieniu właściciela oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w&nbsp;porze nocnej.</p>
<h3>Jaki system rejestracji czasu pracy wybrać?</h3>
<p style="text-align: justify;">Wybierając system RCP w&nbsp;swojej firmie, warto wziąć pod uwagę niezawodność i&nbsp;wygodę rozwiązania oraz możliwość dostosowania jego funkcjonalności do potrzeb zakładu. Elektroniczne systemy oparte na automatycznej identyfikacji nie wymagają dużego zaangażowania po stronie użytkowników oraz administratora systemu&nbsp;–&nbsp;wystarczy użycie identyfikatora, aby program zarejestrował dane w&nbsp;systemie. Taki rejestrator czasu pracy sprawdzi się również w&nbsp;przypadku przedsiębiorstw dysponujących kilkoma zakładami na większym obszarze, wówczas system może być wdrożony w&nbsp;różnych zakładach, a&nbsp;zarządzanie i&nbsp;raportowanie pozostaje centralne.</p>
<h3>Co grozi za brak rejestracji czasu pracy?</h3>
<p style="text-align: justify;">Każdy pracodawca (oprócz wyżej wymienionych przypadków) ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w&nbsp;swojej firmie, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników. W&nbsp;przypadku, gdy kontrola wykaże brak wywiązywania się z&nbsp;tego obowiązku, na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny w&nbsp;wysokości od 1&nbsp;000&nbsp;zł do nawet 30&nbsp;000&nbsp;zł. Oprócz kary finansowej pracodawca musi także liczyć się z&nbsp;ryzykiem odpowiedzialności cywilnej bądź karnej. Kosztowny może się okazać nie tylko brak ewidencji, ale również ewentualne błędy i&nbsp;nieprawidłowości w&nbsp;jej prowadzeniu. Kontroli podlega również dodatkowa dokumentacja w&nbsp;postaci np. wniosków urlopowych.</p>
<h3>Czy elektroniczna rejestracja czasu pracy jest możliwa?</h3>
<p style="text-align: justify;">Elektroniczna rejestracja czasu pracy jest możliwa, a&nbsp;co więcej, jest też powszechnie stosowana w&nbsp;wielu przedsiębiorstwach. Pracodawcy wybierają to rozwiązanie z&nbsp;kilku powodów. Jednym z&nbsp;nich jest oczywiście chęć prawidłowego dopełniania obowiązków związanych z&nbsp;rejestracją czasu pracy. Elektroniczny system zmniejsza ryzyko błędów czy zaginięcia danych, a&nbsp;co za tym idzie, pozwala bez komplikacji przechodzić kontrole Państwowej Inspekcji Pracy. Program znacznie ułatwia także pracę działu kadr i&nbsp;płac&nbsp;–&nbsp;zgromadzone dane pozwalają szybko i&nbsp;sprawnie wyliczyć należne wynagrodzenie, co do którego wartości nie ma najmniejszych wątpliwości.</p>
<h3>Kto kontroluje rejestrowanie czasu pracy?</h3>
<p style="text-align: justify;">Za kontrolę ewidencji czasu pracy odpowiada Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). W&nbsp;przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów organ ten może nałożyć na pracodawcę karę finansową lub podjąć inne działania zgodne z&nbsp;Kodeksem pracy. Warto pamiętać, że kontroli może podlegać nie tylko bieżąca działalność, ale także przeszła. Ewidencja czasu pracy musi być składowana przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz kolejne 10&nbsp;lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w&nbsp;którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu. Dokumentacja, zarówno papierowa, jak i&nbsp;elektroniczna, musi być przechowywana w sposób bezpieczny, uniemożliwiający jej zniszczenie, zgubienie czy trafienie do rąk osób nieupoważnionych.</p>
<h3>Kiedy nie trzeba prowadzić rejestracji czasu pracy w&nbsp;firmie?</h3>
<p style="text-align: justify;">Kodeks pracy mówi o&nbsp;sytuacjach, w&nbsp;których pracodawca nie musi ewidencjonować czasu pracy pracowników. Informacje te znajdują się w&nbsp;art.&nbsp;149&nbsp;§&nbsp;2: „W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w&nbsp;imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w&nbsp;porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy”. Dopuszcza się więc trzy przypadki, w&nbsp;których pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w&nbsp;firmie.</p>
[buttonform]Wycena systemu RCP[/buttonform]