Digitalizacja - co to jest i w jaki sposób wpływa na firmę?

Digitalizacja to proces, w którym przekształcamy infrastrukturę i dokumentację firmową na format cyfrowy. Pozwala to usprawnić komunikację wewnętrzną, zoptymalizować obieg dokumentów oraz przyspieszyć realizację zadań. Zdigitalizować informacje w praktyce oznacza to przechowywanie danych w chmurze, automatyzację procesów biznesowych oraz poprawę efektywności operacyjnej.

Spis treści:

1. Czym jest digitalizacja?
2. Cyfryzacja a digitalizacja - podobieństwa i różnice
3. Gdzie warto wdrożyć transformację cyfrową?
4. Digitalizacja dokumentów
5. Korzyści digitalizacji
6. Jak skutecznie zdigitalizować firmę?
7. Podsumowanie

Czym jest digitalizacja?

Digitalizacja to proces konwersji informacji z formy analogowej na format cyfrowy (digitalizacja dokumentów, digitalizacja zdjęć, digitalizacja nagrań) . Takie dane są łatwiejsze w przechowywaniu, przetwarzaniu i udostępnianiu za pomocą systemów informatycznych.

Cyfryzacja a digitalizacja - podobieństwa i różnice

Najważniejsze podobieństwa i różnice między digitalizacją i cyfryzacją; można wyróżnić najważniejsze cechy poprzez listę.

Podobieństwa:

• Oba procesy mają na celu wykorzystanie technologii cyfrowych do usprawnienia działalności biznesowej i administracyjnej.
• Zarówno digitalizacja, jak i cyfryzacja wpływają na efektywność operacyjną, zmniejszając czas i koszty zarządzania danymi.
• Obydwa procesy poprawiają dostęp do informacji oraz zwiększają poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych, szczególnie gdy dokumenty i zasoby zostaną odpowiednio zdigitalizowane.

Różnice:

• Digitalizacja odnosi się do przekształcania treści analogowych na format cyfrowy (np. skanowanie dokumentów papierowych, digitalizacja zdjęć). Jest to proces techniczny, który umożliwia dalsze przetwarzanie danych i pozwala na ich zdigitalizowanie w celu późniejszego wykorzystania.
• Cyfryzacja to szerszy proces transformacji organizacji, w którym technologie cyfrowe są wdrażane do codziennych działań (np. automatyzacja procesów, wdrażanie systemów ERP, elektroniczny obieg dokumentów).
• Zdigitalizowanie dokumentów to pierwszy krok w stronę cyfryzacji – bez niego niemożliwe byłoby wdrażanie bardziej zaawansowanych technologii cyfrowych.
• Cyfryzacja obejmuje zmiany w modelu biznesowym, kulturze organizacyjnej oraz sposobach interakcji z klientami i pracownikami, podczas gdy digitalizacja skupia się głównie na technicznej konwersji danych.

Podsumowując, digitalizacja jest podstawą cyfryzacji, ale to cyfryzacja umożliwia pełne wykorzystanie potencjału nowych technologii w transformacji przedsiębiorstw i instytucji.

Gdzie warto wdrożyć transformację cyfrową?

Transformacja cyfrowa jest korzystna dla różnych sektorów gospodarki, w tym:

• Produkcja - automatyzacja procesów, zarządzanie łańcuchem dostaw.
• Handel - e-commerce, analiza preferencji klientów.
• Usługi - systemy CRM, ERP usprawniające kontakt z klientem.
• Finanse - bankowość elektroniczna, systemy zarządzania ryzykiem.

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów polega na skanowaniu papierowych akt i przekształcaniu ich w pliki cyfrowe, które mogą być przetwarzane i archiwizowane w systemach IT. Do tego procesu można wykorzystać małe i dedykowane skanery tekstu lub standardowe urządzenia do skanowania.

Korzyści digitalizacji

Pozwala to na łatwiejszy dostęp do dokumentacji, eliminację papierowych archiwów, zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych danych. Dodatkowe korzyści to:

• Szybszy obieg dokumentów - usprawnienie komunikacji i procesów.
• Większa mobilność - dostęp do danych z dowolnego miejsca.
• Optymalizacja procesów - zmniejszenie czasu realizacji zadań.
• Większe bezpieczeństwo - lepsza ochrona przed utratą danych.
• Mniej papierologii - redukcja kosztów druku i archiwizacji.

Jak skutecznie zdigitalizować firmę?

Proces digitalizacji może odbywać się na dwa sposoby:

• Samodzielnie - wdrożenie dedykowanych systemów IT (np. CRM, ERP, HIS).
• Z pomocą firmy zewnętrznej - doradztwo i implementacja rozwiązań dostosowanych do potrzeb firmy.

Podsumowanie

Digitalizacja i cyfryzacja to kluczowe elementy nowoczesnego biznesu. Ich wdrożenie pozwala firmom oszczędzać czas, redukować koszty i zwiększać efektywność operacyjną, co przekłada się na przewagę konkurencyjną na rynku. Są wiec istotne w procesie optymalizacji procesów biznesowych.