Rejestratory czasu pracy — poradnik

2024-05-02 | Blog

Aktualnie w środowisku biznesowym dokładne monitorowanie czasu pracy stało się kluczowym elementem efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi, jednakże wybór odpowiedniej metody rejestracji czasu pracy może stanowić wyzwanie. W tym artykule przyjrzymy się różnym rejestratorom czasu pracy, wyjaśnimy, jak działają, jakie są ich główne zalety, wady oraz czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji. Dołożyliśmy wszelkich starań, by wspomóc wybór odpowiedniej metody rejestracji czasu pracy w systemie w Twojej firmie.

Spis treści:

Rejestrator czasu pracy — co to?
Rodzaje rejestratorów czasu pracy
Czy warto wdrażać uwierzytelnianie dwuskładnikowe — na czym polega?
Który rejestrator czasu pracy wybrać?
Podsumowanie

Rejestrator czasu pracy — co to?

Rejestrator czasu pracy to urządzenie lub system służący do ewidencji czasu pracy pracowników. Ma on na celu dokładne rejestrowanie godzin przyjścia i wyjścia z pracy, a także innych zdarzeń związanych z czasem pracy, takich jak przerwy, wyjścia prywatne oraz służbowe.

Istnieje wiele różnych typów rejestratorów czasu pracy, od prostych urządzeń mechanicznych do zaawansowanych systemów komputerowych. Do najpopularniejszych metod identyfikacji pracowników należą:

karty zbliżeniowe,
kody PIN,
NFC,
biometria twarzy, oka, linii papilarnych,
Beacony.

Rodzaje rejestratorów czasu pracy

Rejestrator czasu pracy na kartę

Karty zbliżeniowe do rejestracji czasu pracy są popularnymi narzędziami wykorzystywanymi w firmowych systemach. Mogą być jednocześnie zastosowane jako rozwiązanie, które pozwala na zarządzenie dostępem do stref i pomieszczeń, co znacząco ułatwia funkcjonowanie w przedsiębiorstwie. Aby wdrożyć tę metodę w organizacji, każdy podwładny musi otrzymać kartę zbliżeniową, która zawiera jego unikalny identyfikator. W określonych miejscach w zakładzie pracy zamontowane muszą być czytniki zbliżeniowe, które odczytują sygnatury kart po zbliżeniu ich przez pracownika. Urządzenie przesyła informacje o czasie wejścia lub wyjścia danej osoby do systemu rejestracji czasu pracy, gdzie są one zapisywane i mogą być dalej przetwarzane.

Główne zalety tego rozwiązania to:

łatwość użycia,
odporność karty na zużycie,
wspomniana wcześniej wielofunkcyjność,
względnie niska cena rejestratorów.

Warto jednak zaznaczyć, że istnieje ryzyko zgubienia karty, co będzie wymagać wdrożenia działań zapobiegawczych oraz wydania nowej. Metoda ta nie chroni przed oszustwem. Karta może zostać skradziona i użyta przez nieuprawnionego użytkownika. Dochodzić może także do zjawiska buddy punching, czyli odbijania przez daną osobę kart innych współpracowników na ich prośbę. Korzystanie z czytnika wymaga pewnej precyzji i sprawności ze strony użytkowników, ponieważ urządzenia mają ograniczony zasięg odczytu.

Podsumowując, rejestratory na karty zbliżeniowe do ewidencji czasu pracy są wygodnym i niedrogim narzędziem, ale wymagają odpowiedniej ochrony przed zgubieniem lub kradzieżą. Ograniczony zasięg czytników może być czynnikiem wpływającym negatywnie na ich wydajność oraz przepustowość w miejscu pracy.

Rejestrator czasu pracy na PIN

Kod PIN (Personal Identification Number) do rejestracji wejścia i wyjścia w pracy jest kolejną z metod, którą można wykorzystać w rejestratorach kontroli czasu pracy. Jak to działa? Pracownik wprowadza swój indywidualny identyfikator lub numer PIN na rejestratorze. System sprawdza wprowadzony kod i porównuje go z zapisanymi danymi, aby potwierdzić tożsamość pracownika. Jeśli PIN zostanie prawidłowo zweryfikowany, rejestruje czas przyjścia lub wyjścia pracownika.

Przede wszystkim jest to prosty sposób powiedzenia obecności w pracy lub opuszczenia zakładu. Rejestrator tego typu nie wymaga od pracownika wielu skomplikowanych czynności oraz posiadania ze sobą karty czy innych akcesoriów identyfikacyjnych. Rejestracja odbywa się szybko, co jest szczególnie ważne w przypadku dużej liczby pracowników. Ponadto wprowadzenie kodów PIN nie wymaga kosztownego sprzętu, co sprawia, że jest to stosunkowo niedroga metoda rejestracji czasu pracy.

Warto jednak zaznaczyć, że kod PIN, podobnie jak karta RFID, może być zapomniany, utracony lub skradziony przez innego pracownika. W takich przypadkach konieczne jest podjęcie działań: resetowanie kodu PIN lub weryfikacja tożsamości pracownika w inny sposób. Metoda ta nie zapewnia 100% wiarygodności przekazanych danych, ponieważ istnieje możliwość podszywania się pod inną osobę, a zbyt proste, łatwe do odgadnięcia kody PIN mogą stanowić poważne zagrożenie bezpieczeństwa.

Rejestrator czasu pracy — aplikacja

Kolejny ze sposobów rejestracji czasu pracy polega na tym, że pracownicy logują się do specjalnego systemu za pomocą swojego identyfikatora lub danych logowania w celu rejestrowania godzin pracy.

Postępowanie krok po kroku:

Pracownik uruchamia aplikację-rejestrator lub otwiera stronę internetową systemu rejestracji czasu pracy.
Pracownik wprowadza swoje dane logowania, takie jak identyfikator lub nazwa użytkownika oraz hasło.
System weryfikuje dane i potwierdza tożsamość pracownika.
Po udanej weryfikacji pracownik ma dostęp do funkcji ewidencji czasu pracy, gdzie może zarejestrować rozpoczęcie i zakończenie wykonywania obowiązków.

Jakie są zalety tego rozwiązania? Przede wszystkim wygoda i elastyczność, ponieważ podwładni mogą logować się do systemu rejestracji czasu pracy z dowolnego miejsca, o ile mają dostęp do odpowiedniego urządzenia i Internetu. Jest to szczególnie wygodne dla pracowników zdalnych lub mobilnych. Nie sprawdzi się jednak np. w przypadku osób zatrudnionych na produkcji, które nie posiadają ze sobą na stanowisku pracy komputera, tabletu czy smartfona. Rejestracja czasu pracy przez Internet to metoda dokładna, która może uwzględniać nie tylko standardowe godziny pracy, ale i nadgodziny. Dane o czasie pracy są gromadzone w systemie, co ułatwia generowanie raportów i analizowanie efektywności czasu pracy, obecności pracowników, kosztów związanych z pracą itp. System rejestracji czasu pracy poprzez logowanie może być zintegrowany z innymi systemami HR, systemami płacowymi, kalendarzami itp., co ułatwia zarządzanie personelem i procesami związanymi z czasem pracy, co znacząco poprawia wydajność dzięki automatyzacji.

Warto jednak zwrócić uwagę na wady rejestracji czasu pracy poprzez logowanie do systemu:

wymóg dostępu do Internetu,
możliwość nadużyć, zarejestrowania nieprawdziwych godzin pracy; konieczność zaufania na linii pracownik-pracodawca,
zależność od technologii — awarie lub problemy techniczne mogą wpływać na rejestrację czasu pracy i dostęp do danych.

Rejestracja czasu pracy w systemie

Rejestrator NFC

NFC (Near Field Communication) to technologia bezprzewodowej komunikacji krótkiego zasięgu, która umożliwia bezdotykowe przesyłanie danych między urządzeniami. Działa na podobnej zasadzie jak technologia RFID. Wykorzystuje pole elektromagnetyczne do komunikacji między dwoma urządzeniami NFC, które znajdują się blisko siebie (zazwyczaj w odległości do kilku centymetrów). Jedno z nich to inicjator (np. smartfon), który generuje pole elektromagnetyczne, a drugie, rejestrator, jest odbiornikiem. Odczytuje on unikalny identyfikator i przesyła informacje do systemu rejestracji czasu pracy.

Zalety NFC w rejestracji czasu pracy to:

szybkość,
prostota,
wygoda,
bezpieczeństwo — rejestrator NFC posiada dodatkowe zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych, co zapewnia bezpieczną transmisję informacji,
wielofunkcyjność — NFC może być wykorzystywane do innych celów oprócz rejestracji czasu pracy, takich jak kontrola dostępu do budynków.

Nie jest to jednak rozwiązanie bez wad. Jako metoda rejestracji czasu pracy NFC cechuje się stosunkowo niskim zasięgiem, przez co nadajnik NFC musi być bardzo zbliżony do rejestratora czasu pracy, aby został odczytany. Wymaga to pewnej precyzji ze strony pracownika. Ponadto wdrożenie systemu może wiązać się ze stosunkowo wysokimi kosztami zakupu czytników i kart NFC.

Rejestrator czasu pracy na odcisk palca i na inne formy biometryczne

Biometria to dziedzina nauki zajmująca się identyfikacją i rozpoznawaniem cech fizycznych, behawioralnych lub anatomii człowieka w celu potwierdzenia jego tożsamości. Wykorzystuje unikalne cechy biometryczne, takie jak odciski palców, geometrię twarzy czy biometrię oka, które odczytywane przez czytniki do identyfikacji osób. Warto jednak zaznaczyć, że jej wykorzystanie jako sposobu na rejestrację czasu pracy jest wątpliwe pod względami prawnymi. Zabezpieczenia biometryczne mają częściej zastosowanie w kontroli dostępu, zwłaszcza do ściśle chronionych stref, np. archiwów czy serwerowni, gdzie jest to w pełni uzasadnione.

Wykorzystanie rejestracji czasu pracy na odcisk palca, skan tęczówki czy twarzy mogłoby mieć wiele zalet, które doceniane są w kontroli dostępu:

wysoki poziom dokładności w potwierdzaniu tożsamości, co przekłada się na brak nadużyć ze strony pracowników,
wyeliminowanie ryzyka utraty lub kradzieży kart czy kodów PIN, ponieważ opiera się na unikalnych cechach fizycznych pracownika,
pracownicy mogą szybko i łatwo zarejestrować swój czas przyjścia i wyjścia, wystarczy skorzystać z odpowiedniego czytnika biometrycznego; urządzenia są zazwyczaj bardzo czułe i wydajne.

Beacony — odbiorniki jako sposób na rejestrowanie czasu pracy

Beacony to niewielkie urządzenia emitujące sygnał Bluetooth, które można wykorzystać do rejestrowania czasu pracy. Więcej na temat ich działania pisaliśmy w artykule „Czym jest technologia Beacon? Jakie daje możliwości?”. Przedstawmy jednak ich działanie w skrócie. Odbiorniki sygnału z Beaconów (rejestratory) są umieszczane w strategicznych miejscach w miejscu pracy, takich jak wejścia, wyjścia lub różne strefy robocze. Nadajnik posiada pracownik — najczęściej umieszczany jest w karcie lub odzieży roboczej. Gdy podwładny znajduje się w zasięgu odbiornika, urządzenie odczytuje emitowany sygnał i rejestruje czas przyjścia lub wyjścia.

Jest rozwiązanie automatyczne — w celu rejestracji nie ma konieczności wykonania żadnej czynności, dlatego pozwala na zaoszczędzenie czasu oraz zapewnia wygodę. Dodatkowo Beacony umożliwiają precyzyjne rejestrowanie czasu pracy. Dzięki sprawdzaniu lokalizacji pracowników można dokładnie rozliczać ich godziny na stanowisku pracy, a także przerwy — płatne oraz bezpłatne, a także wykrywać niepożądaną aktywność w czasie pracy.

Dane zarejestrowane przez Beacony mogą być łatwo analizowane i wykorzystywane do generowania raportów, monitorowania obecności pracowników i analizy wydajności czasu pracy.

Czy warto wdrażać uwierzytelnianie dwuskładnikowe — na czym polega?

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (ang. two-factor authentication, 2FA) polega na wykorzystaniu dwóch niezależnych sposobów potwierdzenia tożsamości użytkownika podczas logowania. Pracownik w czasie poświadczania wejścia i wyjścia musi dostarczyć dodatkowy element potwierdzający swoją tożsamość. Najczęściej w tym rozwiązaniu stosuje się coś, co użytkownik wie i coś, co ma. W systemach rejestracji czasu pracy bardzo często jest to kod PIN + karta, dane logowania + karta. Kombinacja tych dwóch czynników znacząco utrudnia atakującym przechwycenie lub złamanie uwierzytelnienia, nawet jeśli mają dostęp do danych logowania użytkownika.

Korzyści uwierzytelniania dwuskładnikowego to:

wyższy poziom bezpieczeństwa,
ochrona przed atakami typu phishing,
prostota i wygoda,
możliwość zastosowania w każdym obiekcie, w każdej branży.

poprawa bezpieczeństwa, np. integracja KD z systemem alarmowym może ułatwić wykrycie i usprawnić reakcję na próby nieuprawnionego wejścia,
spójność zarządzania,
efektywny przepływ informacji bez konieczności ręcznego przepisywania czy dublowania ich,
automatyzacja procesów, np. automatyczne przydzielanie uprawnień po zmianach w systemach HR czy też aktualizacja danych użytkowników w systemach IAM,
zwiększenie bezpieczeństwa,
usprawnienie działania administratorów oraz użytkowników systemu,
zgodność i bardziej kompleksowe raportowanie,
lepsza kontrola kosztów, ich obniżenie, np. integracja KD z systemem zarządzania budynkiem może ułatwić sterowanie oświetleniem, ogrzewaniem i klimatyzacją, co może prowadzić do oszczędności energii.

Który rejestrator czasu pracy wybrać?

Jak widać, każda z metod rejestracji czasu pracy ma swoje wady i zalety. W związku z tym nie jesteśmy w stanie bezpośrednio wskazać najlepszego rozwiązania. Wybór rejestratora zależy od wielu czynników, takich jak: specyfika pracy, liczba pracowników, budżet, poziom bezpieczeństwa i preferencje organizacji. Instytucje mogą zdecydować się na jedną metodę lub wybrać kombinację różnych sposobów rejestracji czasu pracy. Ważne jest również przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących tego aspektu. Podsumujemy zalety i wady każdego z opisanych przez nas rozwiązań.

W naszym artykule niejednokrotnie wspominaliśmy o kosztach. Warto jednak zaznaczyć, że są one zależnie nie tylko od sposobu rejestracji użytkowników, ale i innych czynników. Zapraszamy do lektury naszego wcześniejszego artykułu na temat 9 czynników mających wpływ na to, ile kosztuje system rejestracji czasu pracy, w którym dokładnie wyjaśniamy aspekty, które wpływają na cenę RCP.

Rozwiązanie	Zalety	Wady
rejestrator na karty zbliżeniowe (RFID)	szybkość i wygoda, dokładność, higiena — brak konieczności dotykania czytnika, bezpieczeństwo — karty zbliżeniowe mogą być bezpieczeństwo — karty zbliżeniowe mogą być zabezpieczone kodem PIN lub innymi środkami bezpieczeństwa, co utrudnia nieautoryzowany dostęp do systemu	koszty — konieczność zakupu karty zbliżeniowych dla wszystkich pracowników, ryzyko zgubienia lub uszkodzenia kart ryzyko, że karty zbliżeniowe mogą zostać sfałszowane, co może prowadzić do oszustw w zakresie czasu pracy
rejestrator na kod PIN	niska cena — są tańsze niż inne typy rejestratorów, takie jak te oparte na kartach zbliżeniowych, łatwość obsługi, bezpieczeństwo — możliwość wymagania podania indywidualnego numeru ID przed wprowadzeniem PIN-u	ryzyko utraty kodu PIN — zapomnienie, kradzież, ryzyko podszywania się pracowników pod siebie, ryzyko odgadnięcia zbyt prostych PIN-ów, brak 100% wiarygodności udzielonych poświadczeń, błędy podczas wpisywania kodu PIN mogą prowadzić do nieprawidłowej ewidencji czasu pracy, niski poziom higieny — wpisywanie kodu PIN na klawiaturze może prowadzić do rozprzestrzeniania się zarazków
aplikacja jako rejestrator czasu pracy	wygoda, elastyczność, możliwość zalogowania się z każdego miejsca na świecie, wysoka dokładność, możliwość tworzenia analiz danych w systemie, brak konieczności montowania czytników, urządzeń, co wpływa na koszt wdrożenia rozwiązania, rozwiązanie dla pracowników zdalnych i hybrydowych	konieczność dostępu do Internetu, ryzyko nadużyć związanych z poświadczaniem niezgodnych z prawdą godzin pracy, zależność od technologii, ograniczenia — nie sprawdzi się dla pracowników, którzy nie mają dostępu do komputerów, smartfonów czy tabletów w miejscu pracy
NFC	szybkość i prostota działania, dokładność, bezpieczeństwo — karty z chipem NFC mogą być zabezpieczone kodem PIN lub innymi środkami bezpieczeństwa, co utrudnia nieautoryzowany dostęp do systemu, możliwość użycia smartfona do rejestracji czasu pracy, stosunkowo niska cena, co czyni tę technologię dostępną dla firm o różnym budżeci,	konieczność posiadania smartfona lub karty z chipem NFC ryzyko zgubienia lub uszkodzenia kart, urządzeń mobilnych, ryzyko, że karty z chipem NFC mogą zostać sfałszowane, co może prowadzić do oszustw w zakresie czasu pracy
biometria	wysoki poziom dokładności w potwierdzaniu tożsamości, niski odsetek nadużyć ze strony pracowników, brak ryzyka utraty lub zapomnienia narzędzia poświadczającego, brak ryzyka podszywania się pod współpracowników, szybka, intuicyjna metoda rejestracji czasu pracy	ograniczenia prawne, opór pracowników, konieczność zapewnienia bezpieczeństwa przechowywania danych biometrycznych pracowników, wysokie koszty wdrożenia rozwiązania
Beacony	automatyzacja, wygoda, szybkość rejestrowania czasu pracy, dokładność lokalizacji, rozszerzona funkcjonalność,	wysokie koszty wdrożenia, problemy z precyzją lokalizacji pracowników w większych lub bardziej złożonych przestrzeniach, ryzyko zakłóceń — sygnały Beacon mogą być zakłócane przez inne urządzenia elektroniczne, co może prowadzić do błędów w rejestracji czasu pracy, obawy pracowników co do prywatności

Podsumowanie

Rejestratory czasu pracy to urządzenia lub systemy służące do ewidencji czasu pracy pracowników. Celem ich stosowania jest dokładne rejestrowanie godzin przyjścia i wyjścia z pracy, a także innych zdarzeń związanych z czasem pracy, takich jak przerwy, wyjścia prywatne oraz służbowe.

Istnieje wiele różnych typów rejestratorów czasu pracy, od prostych urządzeń mechanicznych do zaawansowanych systemów komputerowych. nie ma uniwersalnego urządzenia, który byłby idealny dla każdej firmy. Dokonując wyboru, należy dokładnie przeanalizować wszystkie dostępne opcje i wybrać tę, która najlepiej odpowiada potrzebom i budżetowi organizacji.