Ewidencja wejść i wyjść — jak ją prowadzić?

System ewidencji wejść i wyjść umożliwia bieżącą kontrolę nad liczbą osób przebywających na wyznaczonym obszarze. Pozwala uzyskać dostęp do informacji o tym, kto wchodził na teren i go opuszczał (z informacją o czasie zdarzeń). Dane te odgrywają kluczową rolę w kwestii porządku oraz bezpieczeństwa. Jak ewidencjonować wejścia i wyjścia oraz dlaczego to takie ważne? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie!

Spis treści:

1. Czym jest rejestr wejść i wyjść
2. Po co prowadzi się rejestrację wejść i wyjść?
3. Jak przebiega procedura ewidencji wejść i wyjść?
4. System ewidencji wejść i wyjść a kwestie prawne
5. Elektroniczna ewidencja wejść i wyjść

Czym jest rejestr wejść i wyjść

System ewidencji gości służy do ewidencjonowania osób wchodzących i opuszczających określony obszar, np. budynek, pomieszczenie lub teren. Istnieje wiele sposobów prowadzenia rejestru wejść i wyjść, m.in.:

• księga, czyli najprostsza forma, polegająca na wpisywaniu imienia i nazwiska osoby, godziny wejścia i wyjścia, a także ewentualnie dodatkowych informacji, np. celu wizyty,
• karta meldunkowa używana często w placówkach noclegowych, zawiera pola do wypełnienia przez gościa, takie jak imię i nazwisko, adres zamieszkania, data przyjazdu i wyjazdu,
• system elektroniczny to nowoczesne rozwiązanie, które wykorzystuje skanery dokumentów, czytniki kodów PIN, NFC czy kart zbliżeniowych; rejestruje dane automatycznie, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów.

Prowadząc rejestr wejść i wyjść, należy pamiętać o ochronie danych osobowych. Osoby, których dane są rejestrowane, powinny zostać poinformowane o tym fakcie i wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych — o czym dokładniej piszemy w dalszej części artykułu.

Po co prowadzi się rejestrację wejść i wyjść?

Rejestracja wejść i wyjść może być prowadzona z różnych powodów, w zależności od specyfiki danego miejsca i jego potrzeb. Jej najczęstszym zadaniem jest jednak zwiększenie poziomu bezpieczeństwa organizacji poprzez identyfikację osób, które przebywają na terenie budynku w danym momencie, monitorowania przepływu ludzi w obiekcie w przeszłości, a także ograniczenie wstępu do określonych stref dzięki systemom kontroli dostępu. Gdy dojdzie do naruszenia bezpieczeństwa, możliwe jest szybsze i łatwiejsze ustalenie, kto jest odpowiedzialny za określone zdarzenie. Ponadto samo istnienie rejestru może działać prewencyjnie i odstraszać potencjalnych przestępców.

Nie mniej ważne jest także zachowanie porządku w firmie dzięki systemom rejestracji wejść i wyjść. Rejestr może pomóc w zapobieganiu przepełnieniu pomieszczeń, co jest istotne z uwagi na przepisy przeciwpożarowe lub BHP. Dodatkowo w przypadku sytuacji awaryjnej, ewakuacja przebiega sprawniej, jeśli wiadomo, ile osób znajduje się w budynku. Ewidencja wyjść i wejść może ułatwić ustalenie tej liczby oraz określenie, w jakich strefach przebywają osoby zagrożone.

Po co prowadzi się rejestrację wejść i wyjść?

Ewidencja wejść na teren firmy polega na zarejestrowaniu obecności pracowników oraz gości obecnych na danym obszarze. To proces, który znacząco ewoluował w ostatnich latach. Dawniej takie spisy były prowadzone w wersji papierowej, natomiast obecnie odbywa się to najczęściej poprzez odczyt karty identyfikacyjnej bądź linii papilarnych i zarejestrowanie zdarzenia w systemie informatycznym.

Chociaż szczegółowe kroki mogą się różnić w zależności od organizacji i zastosowanych technologii, ogólnie rzecz biorąc, procedura składa się z następujących etapów:

1. identyfikacja osoby,
2. rejestracja wejścia,
3. kontrola dostępu do danego obszaru,
4. rejestracja wyjścia,
5. przechowywanie danych.

Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii stała się bardziej precyzyjna, efektywna i bezpieczna. Rejestr wejść i wyjść pozwala mieć kontrolę nad przepływem osób na terenie zakładu i umożliwia monitorowanie w czasie rzeczywistym pracowników i gości wchodzących na obszar, przebywających na nim oraz opuszczających go.

System ewidencji wejść i wyjść a kwestie prawne

W wielu instytucjach publicznych, firmach lub innych obiektach powszechną praktyką jest rejestrowanie wejść i wyjść oraz pozyskiwanie w tym celu danych osobowych od osób wchodzących na teren budynku. Należy pamiętać, że podmioty, których działanie polega m.in. na pobieraniu i przetwarzaniu danych osobowych, podlegają obowiązkowi informacyjnemu, dlatego osoby wchodzące na dany obszar powinny uzyskać jasną i czytelną informację o takiej procedurze. Osoby podające dane, powinny wyrazić na to zgodę własnoręcznym podpisem. Dochowanie procedur to sposób na należyte dopełnienie obowiązków związanych z przepisami RODO.

Monitorowanie wejść i wyjść może być realizowane na podstawie różnych aktów prawnych:

• przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 pkt c RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 pkt d RODO);
• w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 pkt e RODO).

Elektroniczna ewidencja wejść i wyjść

Elektroniczna ewidencja wejść i wyjść stworzona przez AutoID umożliwia automatyczne rejestrowanie wejść i wyjść pracowników oraz gości. Rozwiązanie to jest zgodne z dyrektywą RODO w zakresie przetwarzania danych gości i firm zewnętrznych. Dużą zaletą systemu jest sprawna obsługa oraz wygoda. Księga wejść i wyjść umożliwia automatyczne zbieranie i przechowywanie zgód na przetwarzanie danych osobowych, obsługę podpisu elektronicznego oraz wydruk przepustek i kart identyfikacyjnych.

Eliminacja papierowej dokumentacji i możliwość automatycznego skanowania dokumentów dzięki skanerom dokumentów wpływa na przyspieszenie procesu. Wykorzystanie cyfrowego rozwiązania pozwala także na zapewnienie bezpieczeństwa na wyższym poziomie oraz lepszy nadzór poprzez eliminację błędów związanych z czynnikiem ludzkim – wszystkie dane trafiają bezpośrednio do systemu informatycznego. Weryfikacja tożsamości w ten sposób znajduje zastosowanie w każdej firmie lub instytucji, po której terenie każdego dnia przemieszcza się duże grono osób.

Dlaczego jeszcze warto zainwestować w elektroniczny rejestr wejść i wyjść? Ewidencję muszą być gromadzone przez określony czas, a w przypadku list obecności stanowiących element dokumentacji pracowniczej okres ten wynosi 10 lat po ustaniu stosunku pracy. Cyfrowa dokumentacja pozwala wyeliminować konieczność wygospodarowania miejsca na archiwum, w którym będą przechowywane kartoteki. Dzięki elektronicznej księdze wejść i wyjść dostęp do danych historycznych i wyszukanie informacji o osobach, które w wybranym przedziale czasowym znajdowały się na terenie firmy, staje się banalnie proste.