Jak ewidencjonować wejścia i wyjścia w firmie?
Rejestr wejść i wyjść umożliwia bieżącą kontrolę liczby osób przebywających na wyznaczonym obszarze. Pozwala uzyskać dostęp do informacji o tym, kto wchodził na teren oraz go opuszczał. Dane te odgrywają kluczową rolę w kwestii porządku oraz bezpieczeństwa. Jak ewidencjonować wejścia i wyjścia oraz dlaczego to takie ważne? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie!
Jak przebiega procedura monitorowania wejść i wyjść?
Ewidencja osób wchodzących na teren firmy polega na zarejestrowaniu obecności pracowników oraz gości obecnych na obszarze. Dawniej takie spisy były prowadzone w wersji papierowej, natomiast obecnie odbywa się to najczęściej poprzez odczyt karty identyfikacyjnej bądź linii papilarnych i zarejestrowanie zdarzenia w systemie informatycznym. Rejestr wejść i wyjść pozwala mieć kontrolę nad przepływem osób na terenie zakładu i umożliwia monitorowanie w czasie rzeczywistym jednostek wchodzących na obszar, przebywających na nim oraz opuszczających go.
Jak dostęp do informacji na temat wejść i wyjść usprawnia pracę?
Informacja o liczbie osób przebywających na terenie firmy jest niezbędna przede wszystkim w przypadku sytuacji losowych, takich jak konieczność ewakuacji budynku. Dzięki cyfrowej ewidencji można szybko sprawdzić, czy wszystkie osoby znajdujące się na liście ewakuacyjnej opuściły zagrożony obszar. Stanowi to również wskazówkę dla służb ratunkowych – wiedzą, gdzie powinni się kierować w celu wsparcia ewakuacji oraz ile osób może w dalszym ciągu czekać na ich pomoc.
Oznacza to, że elektroniczna ewidencja wejść i wyjść jest narzędziem ułatwiającym szybkie i sprawne zapewnienie bezpieczeństwa w razie wystąpienia zagrożenia. Dzięki niej możliwa jest także automatyczna rejestracja czasu pracy, na podstawie której pracodawca sprawdza zgodność przepracowanych godzin ze stanem faktycznym i poprawnie wylicza wynagrodzenie.
Rejestrowanie wejść i wyjść a obowiązek rejestracyjny
W wielu instytucjach publicznych, firmach lub innych obiektach powszechną praktyką jest rejestrowanie wejść i wyjść oraz pozyskiwanie w tym celu danych osobowych od osób wchodzących na teren budynku. Należy pamiętać, że podmioty, które pobierają tego typu informacje, podlegają obowiązkowi informacyjnemu, dlatego osoby wchodzące na dany obszar powinny uzyskać jasną i czytelną informację o takiej procedurze. Jednostki, od których spisywane są dane, powinny wyrazić na to zgodę własnoręcznym podpisem. Dochowanie procedur to sposób na należyte dopełnienie obowiązków związanych z RODO.
Monitorowanie wejść i wyjść może być realizowane na podstawie różnych przepisów prawa:
- przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 pkt c RODO);
- przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 pkt d RODO);
- w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 pkt e RODO).
Elektroniczna ewidencja wejść i wyjść
Elektroniczna ewidencja wejść i wyjść stworzona przez AutoID umożliwia automatyczne rejestrowanie wejść i wyjść pracowników oraz gości. Rozwiązanie to jest zgodne z dyrektywą RODO w zakresie przetwarzania danych gości i firm zewnętrznych. Dużą zaletą systemu jest sprawna obsługa oraz wygoda. Księga wejść i wyjść umożliwia automatyczne zbieranie i przechowywanie zgód na przetwarzanie danych osobowych, obsługę podpisu elektronicznego oraz wydruk przepustek i kart identyfikacyjnych.
Eliminacja papierowej dokumentacji i możliwość automatycznego skanowania dokumentów dzięki skanerom dokumentów wpływa na przyspieszenie procesu. Wykorzystanie cyfrowego rozwiązania pozwala także na wzrost bezpieczeństwa oraz wyższy poziom nadzoru poprzez eliminację błędów związanych z czynnikiem ludzkim – wszystkie dane trafiają bezpośrednio do systemu informatycznego. Takie rozwiązanie znajduje zastosowanie w każdej firmie lub instytucji, po której terenie każdego dnia przemieszcza się duże grono osób.
Dlaczego jeszcze warto zainwestować w elektroniczny rejestr wejść i wyjść? Ewidencje muszą być gromadzone przez określony czas, a w przypadku list obecności stanowiących element dokumentacji pracowniczej okres ten wynosi 10 lat po ustaniu stosunku pracy. Cyfrowa dokumentacja pozwala wyeliminować konieczność wygospodarowania miejsca na archiwum, w którym będą przechowywane kartoteki. Dzięki elektronicznej księdze wejść i wyjść dostęp do danych historycznych i wyszukanie informacji o osobach, które w wybranym przedziale czasowym znajdowały się na terenie firmy, staje się banalnie proste.
