Case study: Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny Otwock

Ochrona zdrowia od lat boryka się z wieloma kłopotami, w tym natury kadrowej czy organizacyjnej. Warto jednak wiedzieć, że nasze rozwiązania wspierają nie tylko prywatne firmy, ale także wszelkiego rodzaju instytucje publiczne, w tym szpitale i kliniki.

Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny im. Prof. Adama Grucy CMKP w Otwocku to placówka, która istnieje od 1975 roku i działa w zakresie ochrony zdrowia. Jest dużą instytucją, która zatrudnia około 1.000 pracowników.

Sytuacja u Klienta przed wdrożeniem systemu

W związku z rozbudowanym zespołem Klient od lat rozważał wdrożenie rozwiązania w zakresie automatycznego rejestrowania czasu pracy. Dotychczas korzystano tu z papierowych list obecności. Powodowało to utrudnienia związane z weryfikowaniem poprawności danych. Ponadto borykano się z brakiem możliwości szybkiego wprowadzania danych do systemu HR czy księgowego. Zwiększało to ryzyko powstania błędów podczas ich wpisywania, a zadanie to zabierało wiele czasu osobom, które zatrudnione są w dziale kadrowym.

W Szpitalu Klinicznym im. prof. Adama Grucy CMKP stanęliśmy przed nie lada wyzwaniem, ponieważ Klientowi zależało na wprowadzeniu systemu, który pozwoli na rzetelne rozliczenie i wyrywkową kontrolę czasu wszystkich pracy pracowników. Utrudnieniem działania była duża liczba zatrudnionych osób, w tym lekarzy, którzy pracują w nielimitowanych godzinach pracy.

Ponadto musieliśmy rozwiać obiekcje Klienta związane ze zgodnością działania naszych systemów z zapisami prawa, które obowiązują w Polsce, odnoszącymi się do ochrony danych osobowych oraz Kodeksu Pracy. Obawiano się także, czy wdrożone rozwiązanie nie będzie naruszać praw pracownika.

Wybrane rozwiązanie

Ostatecznie zdecydowano się na wdrożenie rozwiązania Ewidencja Czasu Pracy. Posiada ono funkcjonalności, które pozwalają na szybkie i sprawne kontrolowanie czasu pracy pracowników wraz z możliwościami generowania użytecznych raportów. Dodatkowo dane mogą być pobierane w formacie CSV, Excel dla łatwego zaimplementowania ich do systemów kadrowo-płacowych.

Zastosowane w Szpitalu Klinicznym im. Prof. Adama Grucy czytniki to Virdi AC-1100. Pozwalają one na odczyt kart RFID: 125KHz EM, 13,56MHz, Felica, HID Prox. Rejestracja czasu pracy została wprowadzona na mocy wewnętrznego regulaminu zgodnego z Kodeksem Pracy.

Wdrożenie zostało wykonane w stosunkowo krótkim czasie. Analiza przedwdrożeniowa zajęła nam 2 dni, z kolei realizacja — 7 dni. Podczas prac zadbaliśmy o komfort pracowników, jak i pacjentów. Ze względu na specyfikę działania placówki Klienta duży nacisk kładliśmy także na przestrzeganie zasad sanitarnych.

Korzyści dla Klienta wynikające z wdrożenia

Dzięki wdrożonemu systemowi oraz zamontowanemu sprzętowi Klient:

• sprawnie rejestruje i weryfikuje czas pracy pracowników ochrony zdrowia zatrudnionych w placówce za pomocą skalowalnego, scentralizowanego systemu,
• posiada kontrolę nad godzinami pracy pracowników,
• może szybko zweryfikować, kto pełnił dyżur danego dnia oraz kto aktualnie przebywa w pracy,
• dostarcza dane w formie elektronicznej do działu HR celem kontroli i rozliczenia godzin pracy, w tym nienormowanego czasu, jak wielogodzinne dyżury, w tym weekendy,
• zniwelował ryzyko błędnych rozliczeń, które spowodowane były ręcznym przepisywaniem informacji z papierowych list,
• ma możliwość samodzielnego konfigurowania systemu w zakresie dodawania i kontroli urządzeń oraz modyfikacji i dodawania nowych pracowników,
• może skorzystać z pełnego wsparcia powdrożeniowego.

Najlepszą rekomendacją dla nas jest fakt, że Klient jest w trakcie rozbudowy szpitala o kolejną placówkę, w której będziemy montować następne terminale. Dodatkowo prowadzone są rozmowy związane z dalszymi pracami związanymi z pełną automatyczną integracją z zewnętrznym systemem HR.

Źródło grafik, zdjęć: http://spskgrucy.pl/