Dobry RCP, czyli jaki system do rejestracji czasu pracy sprawdzi się najlepiej?

Prowadzenie własnego intratnego biznesu oraz jego rozwój bardzo często wymuszają na przedsiębiorcach zatrudnianie pracowników. Dzięki temu możliwy jest wzrost firmy oraz generowanie przez nią coraz większych przychodów. W czasach rosnących kosztów zatrudnienia warto zadbać o staranne ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy pracownika.

Z pomocą przychodzą wszelkiego rodzaju systemy RCP, które pozwalają na kontrolę czasu pracy poszczególnych osób. Co powinno zawierać oprogramowanie, które umożliwi rzetelną i kompleksową rejestrację? Podpowiadamy!

Czym jest i co musi uwzględniać ewidencja czasu pracy?

Aby móc odpowiedzieć na pytanie o to, jaki system do ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy pracownika sprawdzi się najlepiej, warto przypomnieć podstawowe kwestie związane z tymi zagadnieniami. Jak wynika z zapisów Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej jednym z dokumentów, który powinien być prowadzony dla każdej z zatrudnionych osób, jest ewidencja czasu pracy. W pełnym zakresie jest to wyszczególnienie:

• liczby przepracowanych godzin (wraz z czasem rozpoczęcia oraz zakończenia „dniówki”),
• liczby przepracowanych godzin w porze nocnej,
• liczby przepracowanych godzin ponad normę,
• liczby godzin dyżurowania, wraz ze wskazaniem czasu rozpoczęcia dyżuru, zakończenia oraz miejsca jego pełnienia,
• dni wolnych od pracy wraz ze wskazaniem tytułu ich udzielenia,
• ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia oraz wymiaru,
• liczby godzin usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Jak rejestrować i rozliczać czas pracy? Co to RCP?

Rejestrowanie czasu pracy to zadanie, którego szczegółowe warunki określone są przez obowiązujące prawo. Przede wszystkim należy zaznaczyć, że obowiązkowe jest prowadzenie dla każdego pracownika indywidualnej karty pracy. Powszechnie stosowane listy obecności, na których podpisuje się więcej niż jeden pracownik, nie są w świetle prawa ewidencją czasu pracy.

Pracodawca może prowadzić rejestrację godzin w formie papierowej lub elektronicznej, jednak ta druga uważana jest za zdecydowanie bardziej praktyczną. Wynika to między innymi z braku konieczności zapewnienia odpowiednich warunków do archiwizowania dokumentacji, jak i z faktu, że pracodawca zgodnie z prawem ma obowiązek przechowywać akta przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Ponadto dodatkowe przepisy prawa mogą regulować wydłużenie tego okresu. Praktycznym rozwiązaniem pozwalającym na rejestrowanie czasu pracy jest nasz system UNIS RCP. Oprogramowanie to posiada szereg praktycznych dla pracodawców funkcjonalności.

Jaki powinien być funkcjonalny system do rejestracji czasu pracy?

Na rynku znaleźć można szeroką ofertę oprogramowania do rejestracji czasu pracy. Warto jednak wiedzieć, jak wybrać rozwiązanie, które będzie pozwalało na prowadzenie efektywnej ewidencji. W związku z tym dobrze jest znaleźć odpowiedź na 3 postawione niżej pytania związane z funkcjonalnościami dobrego RCP-a.

Co powinno umożliwiać oprogramowanie do rejestracji czasu pracy?

Zgodnie z wszelkimi zapisami w prawie oprogramowanie do rejestracji przepracowanych godzin powinno przede wszystkim pozwalać na tworzenie indywidualnych kart pracy. Warto jest zadbać o bezproblemową ewidencję godzin nie tylko pracowników stacjonarnych, ale także zdalnych i terenowych. Wyszukiwanie poszczególnych kartotek powinno być łatwe i intuicyjne.

Ponadto wśród funkcji, które znacząco ułatwiają prowadzenie działań kadrowych, warto wyróżnić:

• rozpisywanie grafików i możliwość przypisywania ich nie tylko do pojedynczych osób, ale i całych grup pracowników (dobrze sprawdza się dodatkowa opcja wysyłania powiadomień w przypadku wprowadzenia zmian w rozpisce),
• zdalne rozpatrywanie wniosków urlopowych,
• pełną obsługę godzin nadliczbowych,
• szerokie, wszechstronne raportowanie,
• wykrywanie centrów kosztowych,
• pilnowanie terminów szkoleń i kursów (np. BHP),
• uprawnienia skrócenia czasu pracy np. dla matek karmiących lub osób z niepełnosprawnościami,
• obsługa różnych rodzajów wejść i wyjść, np.: prywatne, służbowe.

Jak powinien działać dobry RCP?

System rejestracji czasu pracy to rozwiązanie, które powinno ułatwiać prowadzenie działań kadrowych w firmie. W związku z tym bardzo ważne jest, aby cechowało go automatyczne przetwarzanie danych, które wprowadzone są do systemu, dla szybszej i sprawniejszej pracy. Pozwala to także na zniwelowanie ryzyka pojawienia się błędów. Dobrze jest, gdy oprogramowanie umożliwia różne metody rejestracji rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. Dla jeszcze większej wygody dobrze jest wybrać rozwiązanie, które obsługiwane jest przez przeglądarkę internetową. Dzięki temu można skorzystać z RCP-a za pośrednictwem dowolnego urządzenia z dostępem do sieci, bez konieczności instalowania dodatkowych aplikacji. W kwestii działania systemu warto postawić na rozwiązanie, które umożliwia weryfikację godzin pracowników pod kątem zgodności z Kodeksem Pracy. Dzięki temu możliwe jest nie tylko na usprawnienie prowadzonych działań, ale i zyskuje się pewność, że są one legalne, zgodne z prawem. Skoro o przepisach mowa, warto także podkreślić, że dobre oprogramowanie do rejestracji czasu pracy powinno być zgodne z wszelkimi obowiązującymi aktualnie aktami, jak i niezwłocznie aktualizowane, gdy wprowadzone zostaną nowelizacje.

Z czym można zintegrować dobry system do ewidencji czasu pracy pracowników?

Oprogramowanie do rejestracji czasu pracy to doskonałe rozwiązanie, które sprawdza się nie tylko do ewidencji, ale także dokonywania rozliczeń. Wynika to z możliwości zintegrowania RCP z systemem kadrowo-płacowym wdrożonym w firmie. Dane są pobierane z kart pracy pracowników, a na ich postawie oprogramowanie wylicza wynagrodzenie, uwzględniając przy tym wszelkiego rodzaju nadgodziny czy pracę w godzinach nocnych.

W kwestii integracji RCP-a z innymi rozwiązaniami z naszego portfolio warto rozważyć wdrożenie wraz z nim Portalu Pracownika (PP), za którego pośrednictwem możliwe są działania takie jak m.in. rejestrowanie rozpoczęcia pracy przez pracownika, składania przez niego wniosków urlopowych oraz kontrola szkoleń i kursów, które zostały zlecone przez pracodawcę.

Drugim z funkcjonalnych modułów jest Kontrola Dostępu (SKD), która umożliwia przydzielanie uprawnień do poszczególnych pomieszczeń czy stref pracownikom, co pozwala na zachowanie większego bezpieczeństwa oraz efektywności prowadzonych przez nich działań.

Co powinno cechować program, który pozwoli na rejestrację i rozliczanie czasu pracy co do minuty?

Program do rejestracji czasu pracy powinien być nie tylko funkcjonalny, ale i bezpieczny. Jak wynika z zapisów wspomnianego wcześniej Rozporządzenia, oprogramowanie tego typu powinno zapewnić:

• zabezpieczenie danych przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
• zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian z pominięciem ustalonych i udokumentowanych procedur,
• stały dostęp do dokumentacji przez osoby upoważnione,
• identyfikację osób, które mają wgląd do danych oraz rejestrowanie wprowadzanych przez nie zmian,
• skuteczne wyszukiwanie danych w systemie,
• sprawne i zgodne z prawem wydawanie dokumentacji lub jej części,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Ponadto nie należy zapominać o tym, że oprogramowanie powinno być dopasowane do potrzeb organizacji. Bardzo ważna jest możliwość personalizowania dostępnych funkcji do typu, rozmiaru prowadzonego biznesu oraz potrzeb zespołu, który będzie korzystał z oprogramowania dla jeszcze sprawniejszej pracy.

Szkolenie kluczem do efektywnego działania systemu do rozliczania czasu pracy w praktyce

Zrozumienie zasad działania wprowadzonego systemu do ewidencjonowania jest niezbędne, by móc skorzystać w pełni z oferowanych przez niego funkcjonalności. Z naszej strony mogą Państwo liczyć na przeprowadzenie szkolenia z wdrożonych systemów dla wybranych pracowników. Ich zadaniem będzie przekazanie wiedzy dalej i uświadomienie pozostałych osób zatrudnionych w organizacji, dlaczego stosowanie RCP-a jest dla nich korzystne oraz w jaki sposób i kiedy „odbijać się”.