Jak zoptymalizować kontrolę czasu pracy pracowników tymczasowych?

Agencje pracy tymczasowej (APT) to przedsiębiorstwa, które zajmują się dostarczaniem do firm pracowników o określonych umiejętnościach i kwalifikacjach. Dzięki nim możliwe jest szybkie pozyskanie personelu, a wszelkie czynności związane z zatrudnieniem pracownika są obowiązkiem APT, co zdejmuje szereg obowiązków z barków przedsiębiorców. Warto jednak weryfikować poprawność ewidencjonowania czasu pracy pracowników tymczasowych, wdrażając do własnej organizacji odpowiednie systemy.

Na jakie problemy można napotkać, prowadząc działalność gospodarczą?

Nazwać aktualną sytuację w gospodarce nieprzewidywalną lub niekorzystną, to jak nie powiedzieć nic. Nastały czasy, które wymagać będą szybkiego podejmowania trudnych decyzji oraz szukania elastycznych rozwiązań, umożliwiających optymalizację kosztów i zasobów. Jednym z większych problemów wszystkich przedsiębiorców są rosnące koszty prowadzenia przedsiębiorstwa – m.in. związane z zatrudnianiem pracowników, odprowadzaniem składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kolejnym zmartwieniem może być także dynamiczne zmienianie się zapotrzebowania na siłę roboczą, pracowników. W związku z tym wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z APT. Kłopotem związanym z kadrą jest także odpływ pracowników, głównie zza granicy, co może mieć spory związek z sytuacją geopolityczną na świecie. Należy jednak zaznaczyć, że w związku z wysoką inflacją oraz koniecznością zdobycia dodatkowych środków wiele osób decyduje się na podjęcie zatrudnienia (w różnych wymiarach godzin oraz o różnych porach), przez co łatwo jest uzupełnić braki kadrowe, np. osobami, które szukają dodatkowego zatrudnienia przez wspomniane wcześniej agencje pracy tymczasowej.

Jak kontrolować czas pracy pracowników tymczasowych?

Nawiązując do wspomnianych wcześniej kwestii związanych z kłopotami, z którymi borykanie się teraz będzie jeszcze trudniejsze, warto poruszyć jeszcze jedną kwestię – kontroli czasu pracy kadry oddelegowanej z APT. Mimo że, tak jak wspomniano wcześniej, za wszelkiego rodzaju rozliczania odpowiada agencja, warto weryfikować prowadzoną przez nią ewidencję. Może przynieść to szereg korzyści, o których piszemy poniżej. Jak jednak robić to sprawnie i „mądrze”, by nie generować dodatkowych kosztów i nie nastręczać dodatkowych obowiązków kadrowym? Sposobów jest kilka. Wśród nich wyróżnić można:

• papierowe listy podpisywane przez pracowników, z których dane przenoszone są do tabel i sumowane ręcznie – jest to prosta metoda, jednak wymaga sporych nakładów czasu oraz zwiększa ryzyko pomyłek;
• lista obecności w Excelu i automatyczne sumowanie przepracowanych godzin – mimo automatyzacji wciąż wymaga skrupulatnego uzupełnienia tabelek, co może być kłopotliwe, wymaga także opracowania własnego systemu działania, co bywa czasochłonne;
• system kontroli dostępu (SKD) – SKD to rozwiązanie, które zostało stworzone w celu przydzielania oraz nadzorowania prawa wejścia do poszczególnych stref i pomieszczeń w firmie; system ten pozwala także na sprawdzenie czasu przebywania na terenie przedsiębiorstwa poszczególnych osób, a dane mogą być przeniesione do tabel i zliczone np. we wcześniej wspomnianym Excelu;
• system Rejestracji Czasu Pracy (RCP), umożliwiający automatyczne rejestrowanie godzin pracowników oraz przygotowanie odpowiednich zestawień.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów, wdrożyliśmy rozwiązanie pozwalające na szybkie, intuicyjne rozliczanie czasu pracy – System UNIS RCP, który wyposażony jest w szereg niezbędnych funkcjonalności; pozwalają one na weryfikowanie oraz sumowanie czasu pracy pracowników stacjonarnych i zdalnych, a także oferują szereg dodatkowych funkcjonalności kadrowo-płacowych.

W jaki sposób można szybko i łatwo ewidencjonować czas pracy dzięki UNIS RCP?

Jednym z naszych sztandarowych produktów, który doskonale sprawdza się do ewidencji czasu pracy pracowników, w tym także pochodzących z APT, jest system UNIS RCP (Rejestracja Czasu Pracy). Pozwala on na szybkie i intuicyjne:

• weryfikowanie godzin wejścia i wyjścia pracowników tymczasowych oraz etatowych,
• ustalanie przepracowanych godzin personelu własnego oraz z APT, bez eksportowania wszystkich kart pracy do programu kadrowo-płacowego,
• rozliczanie urlopu,
• rozliczanie delegacji,
• rozliczanie nadgodzin,
• tworzenie grafików i przypisywanie ich do danych osób bądź grup użytkowników.

Dzięki tak szerokim funkcjonalnościom naszego systemu do monitorowania czasu pracy pracowników tymczasowych (i etatowych) firma może znacząco zniwelować koszty. Decydując się na współpracę z APT, trzeba brać pod uwagę fakt, że można trafić na nieuczciwą agencję, która wystawiać będzie zawyżone faktury. Przy dużym gronie personelu z outsourcingu wychwycenie rozbieżności może być niezwykle trudne. Dzięki systemowi zweryfikowanie ich jest proste i szybkie, co w efekcie umożliwia osiągnięcie sporych oszczędności w przedsiębiorstwie.

Pracownicy tymczasowi — urlop i jego rozliczanie

Pracownikom tymczasowym, zgodnie z prawem, przysługuje urlop, który nalicza się w następujący sposób — 2 dni wolnego za każdy przepracowany na cały etat miesiąc, bez znaczenia jest tu rodzaj umowy. Należy zaznaczyć, że jego ewidencjonowaniem, rozliczaniem oraz wypłatą ewentualnych ekwiwalentów zajmuje się agencja pracy. Warto jednak zaznaczyć, że także w tym aspekcie kontrola czasu pracy pracowników tymczasowych pozwoli na uniknięcie zbędnych kosztów.

Dlaczego warto wdrożyć kontrolę czasu pracy pracowników z agencji tymczasowej?

Decydując się na naszą kontrolę czasu pracy pracowników tymczasowych, zyskuje się wiele więcej niż korzyści finansowe związane z niedokładnymi rozliczeniami przedstawionymi przez APT, jednak ten argument zazwyczaj przytaczany jest jako pierwszy i kluczowy. Niezwykle ważne jest także przypisanie czasu pracy pracowników tymczasowych do miejsc powstawania kosztów (MPK). Ich kontrola oraz optymalizacja ponoszonych wydatków są niezbędne w prowadzeniu dobrze prosperującej organizacji. Przedsiębiorca, wdrażając system, zyskuje także możliwość wykazania, że pracownik: pracował we wskazanym czasie, miał przerwy i czas wolny zgodne z przepisami, nie świadczył nadgodzin. Dzięki automatyzacji w kontroli czasu pracy pracowników tymczasowych kadry mogą skupić się na innych ważnych zadaniach. Zniwelowane jest także ryzyko pojawienia się błędów.

Kiedy najlepiej wdrożyć system RCP przy zatrudnianiu pracowników z agencji pracy tymczasowej?

Nie sposób jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, jednak z punktu widzenia pracodawcy, im szybciej wdrożony zostanie system pozwalający na rozliczenie czasu pracy, tym lepiej. Dzięki niemu przedsiębiorstwo będzie mogło wygenerować więcej oszczędności. To szczególnie ważne w tak trudnych gospodarczo czasach, jakie aktualnie nastały. Nie warto więc czekać na podwyższenie kosztów prowadzenia działalności czy przypadkowe znalezienie błędnych faktur. Nakłady pieniężne wydane na wdrożenie naszego oprogramowania do rozliczania agencji pracy tymczasowej będą inwestycją, która ma szanse zwrócić się w krótkim czasie. Co ważne, ze względu na skalowalność rozwiązań, wydatki nie muszą być duże.

O tym, jak przygotować się na wyższe koszty prowadzenia przedsiębiorstwa w przyszłym roku, pisaliśmy także w naszym wcześniejszym artykule.

O jakie funkcjonalności może być poszerzona kontrola czasu pracy pracowników tymczasowych?

Nasza oferta to szereg rozwiązań, których wybór dopasować można do potrzeb organizacji. Dużym zainteresowaniem klientów cieszą się rozwiązania z zakresu kontroli dostępu i ewidencji gości. Umożliwiają przydzielanie pracownikom oraz odwiedzającym uprawnień do określonych przestrzeni w przedsiębiorstwie. W przypadku organizacji umożliwiających pracę zdalną pracownikom z agencji pracy tymczasowej dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie dodatkowo Portalu Pracownika, który pozwala na sprawne poświadczenie rozpoczęcia i zakończenia pracy online, zgłaszanie wniosków urlopowych, sprawdzanie ważności kwalifikacji czy terminów niezbędnych szkoleń.

Warto podkreślić, że są to wybrane rozwiązania z naszego portfolio, które można zintegrować z systemem kadrowo-płacowym używanym w przedsiębiorstwie. Podczas rozmowy oraz badania potrzeb nasi przedstawiciele wskażą optymalne rozwiązanie dla konkretnego problemu.