CASE STUDY - OGÓLNOPOLSKA SIEĆ APTEK
Opis klienta:
Klientem jest ogólnopolska sieć Aptek. Jest to firma, która posiada ponad 140 aptek w całej Polsce i zatrudnia około 1400 pracowników. Centrala firmy i Dział Kadr znajduje się w jednej miejscowości. Sieć Aptek istnieje od kilku lat i sukcesywnie są otwierane nowe lokalizacje.
Problemy zgłaszane przez klienta:
Firma zgłosiła się do nas z potrzebą uzyskiwania informacji na temat czasu przebywania pracownika w poszczególnych aptekach. Chcieliby mieć możliwość tworzenia raportów np. suma czasu przebywania pracowników w aptekach z podziałem na województwa, miasta i poszczególne apteki. Chcieliby również wyeliminować zamienianie się pracowników na zmianach, mieć pewność, że na każdej zmianie zawsze jest magister farmacji i osoby, które wydają leki są pracownikami apteki, a nie osobami przypadkowymi.
W kolejnym etapie chcieliby wprowadzić oprogramowanie, które umożliwiałoby wpisywanie przez Dział Kadr absencji, tworzenie kalendarzy pracy przez kierowników aptek i posiadało możliwość logowania się pracowników na swoje konta. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownik mógłby sprawdzać swoje godziny przepracowane i swój aktualny kalendarz pracy. Zarząd Aptek musi posiadać rozwiązanie, które będzie umożliwiało podgląd wszystkich zdarzeń w czasie rzeczywistym i rozliczanie czasu przebywania w Aptece w Centrali firmy.
Wprowadzone rozwiązanie:
Klientowi zaproponowaliśmy i wdrożyliśmy w każdej aptece po jednym rejestratorze biometrycznym z modułem na kartę zbliżeniową. Rejestrator jest podłączony bezpośrednio do sieci LAN apteki. Każdy rejestrator w aptece komunikuje się w czasie rzeczywistym z Centralą firmy. W Centrali zainstalowaliśmy na serwerze oprogramowanie umożliwiające komunikację z rejestratorami. W oprogramowaniu można wprowadzać nowych pracowników do systemu i generować raporty według potrzeb kadry zarządzającej.
Każdy pracownik w aptece ma dodane do systemu linie papilarne lub kartę zbliżeniową.
Każdy pracownik, który przychodzi do pracy i wychodzi z pracy przykłada palec lub kartę do rejestratora. Informacja o rozpoczęciu i zakończeniu pracy w czasie rzeczywistym jest wysyłana do Centrali firmy.
Dział Kadr dzięki takiemu rozwiązaniu może w bardzo szybki sposób sprawdzać ile czasu pracownicy przebywali w konkretnej aptece. Może sprawdzać spóźnienia pracowników, aktualny stan osobowy we wszystkich aptekach z podziałem na województwa lub poszczególne apteki. W systemie Kierownictwo firmy może również sprawdzać czy w aptece jest dzisiaj w pracy magister farmacji.
Po wdrożeniu systemu w ponad 140 aptekach Dział Kadr zdecydował się na wprowadzenie dodatkowego modułu oprogramowania, który umożliwia wpisywanie przez Dział Kadr lub kierowników aptek absencji pracowników, tworzenie kalendarzy pracy i zakładanie kont dla pracowników. Moduł umożliwia kierownikom aptek tworzenie kalendarza pracy dla swoich pracowników (kierownik aptek widzi tylko swoich pracowników). Dział Kadr w centrali posiada podgląd do wszystkich operacji wykonywanych w systemie i wszystkich pracowników. Każdy pracownik posiada swoje konto w systemie, do którego może zalogować się przez Internet i może sprawdzać swoje godziny przebywania w aptece, swój kalendarz pracy, wykorzystany urlop, itp.. Pracownik przez swoje konto może również złożyć wniosek o urlop.
KORZYŚCI DLA KLIENTA Z WPROWADZONEGO SYSTEMU
Dział Kadr:
Dzięki automatycznemu wyliczaniu czasu przebywania pracownika w aptece Dział Kadr ma dużo mniej pracy. Wyliczają precyzyjnie czas przebywania w aptece co umożliwia dokładne wyliczanie płac. Posiadają kontrolę nad pracownikami, którzy aktualnie pracują w aptece - mają pewność, że w aptece w danym dniu pracuje odpowiednia ilość farmaceutów wraz z magistrem farmacji.
Po wdrożeniu dodatkowego modułu Dział Kadr wyeliminował papierowe wnioski urlopowe i tworzenie kalendarzy pracy w programie Excel. Moduł wyeliminował pomyłki związane z przydzielaniem urlopów i uporządkował kalendarze pracy.
Właściciel/ Zarząd:
Po wprowadzeniu systemu Zarząd firmy zaoszczędził pieniądze, ponieważ nie musiał zatrudniać dodatkowych osób do Działu Kadr. Ma również pewność, że pracownicy nie zamieniają się zmianami. Pracownicy przestali się spóźniać do pracy i wychodzić wcześniej co przełożyło się na wydłużenie czasu pracy. Zarząd również może sprawdzić czy aktualnie w każdej aptece jest magister farmacji.
Pracownicy:
Mogą przez Internet logować się na swoje konto w systemie, sprawdzać swoje godziny przepracowane i aktualny kalendarz pracy. Mogą bez wychodzenia z domu złożyć wniosek o urlop i sprawdzać ilość urlopu do wykorzystania.
