Opis rozwiązania:
Autorskie rozwiązania firmy AutoID Polska S.A. do obsługi korespondencji przychodzącej oraz wychodzące, wykorzystujące narzędzia światowych producentów takich jak SAPERION, ELO, ABBYY, inne. Rozwiązanie służy do archiwizacji i obiegu korespondencji w firmie. Pozwala na centralizację informacji w jednym miejscu z kancelarii, skrzynki email, skrzynki fax. Łatwo integruje się z zewnętrznymi urządzeniami i systemami. Pozwala na automatyczną generację księgi poczty przychodzącej i wychodzącej w dowolnym formacie. Główną zaleta jest eliminacja korespondencji papierowej a także znaczne ułatwienie i przyspieszenie pracy z dokumentami.
Produkt wykorzystuje technologie:
DMS – system zarządzania dokumentami (ang. Document Management System) – narzędzia informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne). W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy (źródło: Wikipedia).
ECM - Enterprise Content Management – klasa zintegrowanych systemów zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie czy instytucji. Stanowi wynik integracji funkcjonalnej i technologicznej takich rozwiązań, jak systemy integracji aplikacji i wymiany danych (w tym systemy ERP), systemy zarządzania procesami oraz obiegiem dokumentów (ang. workflow), systemy zarządzania danymi elektronicznymi i treścią stron internetowych (źródło: Wikipedia).
Workflow - (ang. work flow – przepływ pracy) – w sensie szerszym, pojęcie określające sposób przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. W węższym sensie jest to określenie sposobu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności (źródło: Wikipedia).
Zalety i wynikające z nich korzyści:
- Wszystkie dokumenty i kluczowe informacje w jednym miejscu – możliwość gromadzenia wszystkich informacji trafiających do firmy i generowanych w firmie na jednym centralnym serwerze. Nie ma znaczenia czy dokument trafił w formie papierowej czy został wygenerowany na komputerze – można go zapisać w systemie w postaci skanu lub elektronicznego pliku edytowalnego. Centralny zasób gdzie w jednym miejscu odnajdziemy korespondencję papierową, emaile i pliki elektroniczne.
- Wzajemne relacje między dokumentami – dokumenty mogą być w dowolny sposób katalogowane i powiązane relacjami bez względu na źródło pochodzenia. Katalogowanie po najważniejszych parametrach, słowach kluczowych, datach, rodzajach dokumentów.
- Możliwość dostępu i pracy w dowolnej lokalizacji i na dowolnym urządzeniu – system umożliwia pracę na takich urządzeniach jak tablety, komputery w dowolnej lokalizacji w intranecie lub za pomocą łącza internetowego.
- Zarządzanie zadaniami – przekazywanie i delegowanie zadań za pomocą wbudowanego narzędzia WORKFLOW. Grupa użytkowników pracuje na wspólnych zasobach z możliwością przydzielania spraw, zadań, pojedynczych operacji.
