Tradycyjne systemy fakturujące, choć niezwykle rozbudowane, wymagają stałej ingerencji człowieka podczas ich użytkowania. Ręczne wprowadzanie daty wystawienia faktury, jej numeru, terminu płatności, kwoty do zapłaty etc. wymaga dużego nakładu czasu i pracy wielu osób.
Ostateczne potwierdzenie danych w systemach fakturujących często wymaga ponownego sprawdzenia ich poprawności. Nowoczesna technologia automatycznego odczytu dokumentów o niestandardowej strukturze pozwoliła nam stworzyć system AutoDekret, który wielokrotnie przyspiesza opisywanie faktur w systemach księgowych i ich dekretację.
System AutoDekret bazuje na zaawansowanej technologii rozpoznawania znaków drukowanych OCR. Dzięki specjalnie zaprojektowanym tzw. szablonom elastycznym, system analizuje i precyzyjnie odczytuje informacje z różnych rodzajów faktur. Dodatkowy interfejs stworzony wyłącznie dla osoby weryfikującej niepewnie rozpoznane znaki umożliwia szybką kontrolę danych przeznaczonych do zapisu w systemie księgowym oraz na proste i intuicyjne douczanie systemu.
System Autodekret jest narzędziem umożliwiającym automatyczne wyszukanie odpowiednich informacji na dokumencie oraz walidacja danych korespondencyjnych z istniejącą baza danych kontrahentów (np z systemu finansowo księgowego) eliminuje to możliwość pomyłki podczas przepisywania danych z dokumentu oraz znacznie przyspiesza proces wprowadzania ich do systemów zewnętrznych.
W miejscach gdzie wymagana jest pełna automatyzacja (wszystkie wymagane dane wyszukiwane są automatycznie) dostarczany jest system rozbudowany o moduł douczania automatycznego.
System w pierwszym etapie poszukuje wszystkich wymaganych danych ( nip, nr konta bankowego, dane adresowe, data wystawienia, data płatności, kwota netto, kwota brutto, lista pozycji faktury i inne) prezentując wyniki odczytu operatorowi. W przypadku nie odnalezienia wymaganych danych operator ma możliwość douczenia system po przez jednorazowe wskazanie myszką miejsca wymaganych danych - podczas kolejnego procesowania faktury od tego samego dostawcy, system wyszuka żądane dane na bazie poprzedniego douczenia systemu przez operatora.
Proces doszkalania i obsługi systemu jest intuicyjny i nie wymaga od operatora wiedzy informatycznej.
Dokument źródłowy eksportowany jest w formie pliku pdf/a (tiff, jpeg lub innycm graficznym) wraz z plikiem XML zawierającym wszystkie odczytane informacje z dokumentu. Taki pakiet danych możliwy jest do zaimportowania w systemach finansowo księgowych, ERP, DMS i innych.
Co daje wprowadzenie zautomatyzowanie procesu przetwarzani faktur:
- oszczędność czasu i kosztów
- automatyzacja procesu odczytywania i dekretacji faktur
- zmniejszenie ilości błędów w systemach księgowych
- wyeliminowanie dodatkowej kontroli wprowadzanych danych
- ograniczenie ilości osób niezbędnych do wprowadzania danych
- możliwość odczytywania danych z faktur zagranicznych
- prosta integracja
- możliwość eksportu do wybranego systemu księgowego - brak konieczności jego zmiany
- prostota i łatwość obsługi
